Wird ADVOKAT in Kombination mit Microsoft SharePoint betrieben, so eröffnet sich die Möglichkeit in Dokumenten basierend auf Vorlagen die Dokumentnummer und Dokumentversion anzuzeigen.
Diese Information kann bei aus ADVOKAT erstellten Dokumenten wie beispielsweise Briefen, Honorarnoten oder Verträgen sehr nützlich sein.
Die Dokumentnummer ist auch als AdvDocId, DokID, Dok-ID, DokumentID oder Dokument-ID bekannt. Nähere Informationen dazu findet man im Kapitel Felder AdvDocId und AdvDocVersion.
Voraussetzung
Die verwendete Vorlage muss eine DOCX-Vorlage sein, bei RTF-Vorlagen steht diese Funktionalität nicht zur Verfügung.
Anleitung
Beide Felder können bei Word Dokumenten, per Feldfunktion (Dokumentinformationen > DocProperty/Dokumenteigenschaft), im Dokument angedruckt werden.
Es ist nicht möglich die Dokumenteigenschaften AdvDocID und AdvDocVersion direkt in einer Vorlage zu erstellen, Punkt 1 kann also nicht übersprungen werden.
Hintergrund ist die Tatsache, dass die Vorlagen von ADVOKAT sich nicht in der Dokumentbibliothek von Microsoft SharePoint befinden.
- Erstellen Sie in einem beliebigen Akt in ADVOKAT ein Dokument per Menüpunkt "Dokument" > "Erstellen".
Im erzeugten Dokument in Microsoft Office Word navigieren Sie zum Menüpunkt "Einfügen" > "Schnellbausteine" > "Dokumenteigenschaft".
Wählen Sie Im Fenster "Dokumenteigenschaft" den Eintrag AdvDocID, dieser wird im Dokument eingefügt. Wiederholen Sie diesen Schritt für den Eintrag AdvDocVersion. - Kopieren Sie die eingefügten Dokumenteigenschaften per Copy & Paste in die relevanten Vorlagen von ADVOKAT.
Öffnen Sie dazu im ADVOKAT Backend unter "...ADVOKAT\DATEN\Vorlagen" mit Microsoft Office Word die Vorlagen.
- Achten Sie beim Kopieren per Copy & Paste darauf, nicht den Text, sondern das Inhaltssteuerelement zu kopieren.
Ob Sie korrekt vorgegangen sind, erkennt man daran, dass in Microsoft Office Word per Menüpunkt "Entwicklertools" > "Entwurfsmodus" aktiviert wird.
Ist der Entwurfsmodus aktiviert sieht das Dokument wie in diesem Screenshot ersichtlich aus. Bei den kopierten Inhaltssteuerelementen steht AdvDocID und AdvDocVersion.
- Wurden die Felder in eine ADVOKAT Vorlage korrekt eingepflegt, muss für die Anpassung weiterer Vorlagen Schritt 1 und 2 nicht wiederholt werden.
Sie können stattdessen die Felder von der passenden Vorlage in andere Vorlagen kopieren.