16.8 Fallbeispiele zur effizienten Verwendung von ADVOKAT Phone & Memo

Wir gehen von der Situation aus, dass Sie in einer Kanzlei mit zwei Rechtsanwälten und vier Kolleginnen arbeiten. Alle 7 Teilnehmer haben einen PC und ADVOKAT Phone & Memo.

Wir nehmen weiters an, dass Ihnen beide Rechtsanwälte etwa im gleichen Umfang Arbeiten übertragen und dass eine Ihrer vier Kolleginnen hauptsächlich für den telefonischen Empfang zuständig ist. Eine andere Kollegin ist hauptsächlich für Botengänge, Suchen von Akten und dergleichen zuständig.

Wir können also folgende Hauptkanäle für die Nachrichten erwarten, die für Sie am wichtigsten sind:

• die meisten Nachrichten werden Sie an die beiden Rechtsanwälte senden (Ausgang)

• die meisten Aufträge werden Sie an die für die Botengänge zuständige Kollegin versenden (Ausgang)

• die meisten Aufträge werden Sie von den beiden Rechtsanwälten erhalten (Eingang)

Wie komme ich am schnellsten zu meinen Eingängen?

Alle Nachrichten sind in einer Datenbank gespeichert. Sie interessieren sich natürlich nur für einen kleinen Teil der Nachrichten. Aus diesem Grund ist der Nachrichtenfilter ein zentrales Werkzeug.

Damit jeder Sachbearbeiter schnell seine Nachrichten aufrufen kann, empfiehlt es sich, Filternamen zu definieren. Wir empfehlen zB folgenden vordefinierten Filter:

Meine unerledigten Eingänge

Sie definieren diesen Filter wie folgt:

Abb. 454: Fenster "Filter Phone & Memo"

Im Feld An SB geben Sie Ihr Benutzerkürzel ein. Siehe dazu Nachrichten suchen und filtern.

Datum von - bis bleibt leer, weil Sie keine zeitliche Einschränkung vornehmen wollen. Keine leeren Sachbearbeiter bleibt deaktiv, weil Sie auch personell nicht zugeordnete Nachrichten überwachen wollen. Auch Erledigte bleibt leer, weil Sie die erledigten Nachrichten nicht interessieren.

Diesen Filter speichern Sie einmalig unter dem Namen "Unerledigt (aktueller SB)" ab. Wählen Sie einen freien Hotkey, zB "Umschalt+F1", weil es auch Tastaturliebhaber gibt und die Einstellung "kanzleiweit", damit der Filter allen Benutzern zur Verfügung steht.

Jetzt haben Sie einen Filter definiert, der alle Nachrichten, die jemals an Sie ergangen sind und noch unerledigt sind, anzeigt. Diesen Filter können alle verwenden.

Sinnvoll sind wahrscheinlich auch folgende vordefinierte Filter:

Meine unerledigten Eingänge heute
Geben Sie bei An SB Ihr Benutzerkürzel ein wie oben beschrieben und bei Datum von und bis die Variable "#T#" ein. Die Variable #T# steht für "der heutige Tag". Der angezeigte Tag wechselt also täglich. Weitere mögliche Variable wären #T-5# für 5 Tage in die Vergangenheit und #T+3# für 3 Tage in die Zukunft.

Juristen unerledigte Eingänge heute
Hier geben Sie bei An SB die Benutzerkürzel der Juristen ein, zB "MM KL" und sonst wie oben beschrieben.

Hinweis:
Bei der Filtereinstellung ist etwas Aufmerksamkeit angebracht. Wenn der Anwalt am Sonntag arbeitet und Ihnen eine Nachricht mit Datum Sonntag sendet, dann sehen Sie die Nachricht am Montag nicht, wenn Sie den Filter "Meine unerledigten Eingänge heute" verwenden.

Wie komme ich am schnellsten zu meinen unerledigten Eingängen?

Wenn Sie ADVOKAT Phone & Memo starten, dann prüfen Sie als erstes, ob der "richtige" Filter eingestellt ist. Wenn nein, dann wählen Sie den vordefinierten Filter Unerledigt (aktueller SB), das geht mit dem Menüpunkt Filter oder dem gewählten Hotkey.

Wenn Sie ADVOKAT bereits gestartet haben, dann erhalten Sie in der Taskleiste eine Meldung, sobald eine neue Nachricht einlangt. Phone & Memo muss dazu nicht gestartet sein.

Wenn Sie ADVOKAT neu starten, erhalten Sie eine Meldung von den in der Zwischenzeit eingelangten Nachrichten.

Wie arbeite ich meine Eingänge ab?

Sobald Sie eine Nachricht öffnen und mit OK wieder schließen oder ein angehängtes Dokument öffnen, gilt die Nachricht als gelesen (magere Schrift).

Die weitere Vorgangsweise, hängt von der Nachricht und der Organisation ab. Sie könnten das Datum in die Zukunft setzen, weil die Nachricht erst übermorgen relevant wird oder im Betreff oder Memo vermerken, wie Sie die Aufgabe erledigt haben.

Zum Erledigen der Nachricht wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten / Erledigen). Erledigte Nachrichten bleiben zu Dokumentationszwecken gespeichert, werden aber im Filter standardmäßig ausgeblendet. So halten Sie die Nachrichtenliste kurz und übersichtlich. Löschen ist normalerweise nicht erforderlich.

Zum Zurücksenden oder Weiterleiten der Nachricht wählen Sie den Menüpunkt Befehle / Workflow. Siehe dazu Phone & Memo Workflow.

Wie kann ich am schnellsten überprüfen, ob die Juristen die Rückrufe erledigt haben, die ich seit vorgestern erfasst habe?

Sie definieren einen Filter wie folgt:

Im Feld Von SB geben Sie ihr Benutzerkürzel ein.
Im Feld An SB geben Sie die Kürzel der Juristen ein (oder lassen das Feld leer).
Im Feld Datum von geben Sie das vorgestrige Datum ein.
Das Feld auch Erledigte bleibt leer.

Wenn Sie das Fenster Filter mit OK schließen, werden alle nicht erledigten Nachrichten und Dokumente angezeigt, die nicht gelesenen Nachrichten in fetter Schrift.

Hinweis: Wenn Sie im Feld Von SB die Variable #SB# und im Feld Datum von die Variable #T-2# eingeben, könnten Sie diesen Filter als Favorit kanzleiweit speichern und allen Benutzern zur Verfügung stellen.