18.1.1 Grundlagen Statistik und Controlling

ADVOKAT verwendet den Ausdruck "Statistik" sehr allgemein. Grundsätzlich gibt es drei Arten von statistischen Auswertungen.

1. Statistik Forderungsbetreibung
Gibt Aufschluss über den Stand und die Entwicklung von Betreibungsakten, also Forderungen (Kapital und Zinsen), Kosten (Titel, noch nicht bestimmte anwaltliche Leistungen) und Schuldnerzahlungen.

Der Aufruf erfolgt über den Menüpunkt Statistik Betreibung / Berichte.

2. Statistik Leistungen
Gibt Aufschluss über die erfassten anwaltlichen Leistungen. In diesen Auswertungen ist das Honorar meist in vier Varianten ausgewiesen: Abrechnung nach EL, ES, Stundensatz und viertens Abrechnung laut Akt, dh nach einer bevorzugten Abrechnungsvariante - unterschiedlich je Akt.

Es gibt diese Auswertungen aufsummiert nach folgenden Kriterien:

Verdienst und Barauslagen pro Sachbearbeiter
Verdienst und Barauslagen pro Akt
Verdienst und Barauslagen pro Klient
Verdienst und Barauslagen pro einzelne Leistung
Verdienst und Barauslagen pro SB und Akt (alle Akten eines SB)
Verdienst und Barauslagen pro Akt und SB (alle SB eines Akts)

Bestimmte Auswertungen enthalten auch die aufgewendete Zeit und kalkulatorische Kosten:

Verdienst und Kosten pro Sachbearbeiter
Verdienst und Kosten pro Akt
Verdienst und Kosten pro Klient

Die Auswertungen sind Beispiele. Natürlich können wir andere Informationen aufnehmen oder zusätzliche Auswertungen bereitstellen.

Wichtig sind diese Auswertungen, weil sie vor der Abrechnung eines Aktes erstellt werden können. Sie spiegeln verrechenbare Leistungen wider. Es können aber auch die bereits abgerechneten Leistungen aufgenommen werden.

Für diese Auswertungen ist der Programmteil "Statistik Leistungen" erforderlich. Der Aufruf erfolgt über den Menüpunkt Statistik Leistungen.

3. Erlöscontrolling
Bis hierher war nur die Erfassung von Leistungen und Arbeitszeit notwendig. Ein Controlling soll aber weiter gehen und die Leistungen in Beziehung zu den tatsächlichen Erlösen setzen: Wie viel haben wir an einem Akt im Vergleich zum Aufwand verdient. Wie viel Zeit haben die Sachbearbeiter aufgewendet, um einen bestimmten Erlös zu erarbeiten. Wie ist die Relation Aufwand / Erlöse bezogen auf einen Akt, einen Klient, eine Periode.

Diese Analyse kann erst ex post nach der Abrechnung und vollständig sogar erst nach der Bezahlung der Honorarnote erfolgen.

Sobald Sie eine Honorarnote / einen offenen Posten erstellen, speichert Advokat im Hintergrund Controllinginformationen mit:

Wie viel wurde genau verrechnet
Welche Leistungen wurden genau in der Honorarnote abgerechnet
Welche Sachbearbeiter hatten in den Leistungen welchen Zeitaufwand
Wurden einzelne Leistungen (einzelne SB) gekürzt verrechnet
Wurde ein genereller Nachlass gewährt
Wurde die Summe pauschaliert

Alle diese Controllinginformationen befinden sich im offenen Posten. Der offene Posten stellt die Verbindung von den Leistungen zu den tatsächlichen Erlösen her und umgekehrt von den Erlösen zu den ursächlichen Leistungen.

Der Aufruf dieser Controlling-Auswertungen erfolgt über den Menüpunkt Statistik Leistungen und dort über die Auswertungen:

Erlösbericht pro Sachbearbeiter
Erlösbericht pro Akt
Erlösbericht pro Klient

Die Auswertungen sind Beispiele. Natürlich können wir andere Informationen aufnehmen oder zusätzliche Auswertungen bereitstellen.

Für diese Auswertungen ist der Programmteil "Statistik Leistungen" und zusätzlich der Programmteil "Controlling" erforderlich. Andernfalls kommt die Meldung:
Für diese Auswertung muss das Programmmodul Controlling freigeschalten sein.

4. Partnerabrechnung
Controllingauswertungen sind oft auch die Grundlage für Partnerabrechnungen. Je nach Kanzlei wird hier eine Auswertung der Variante erlösbezogen (Umsatz) oder leistungsbezogen (erbrachte Leistungen) herangezogen. Die Basis ist meist der im Akt federführende Partner. Auch Akquisitionsanteile können berücksichtigt werden.

Diese Auswertungen werden immer kanzleiindividuell programmiert.