Ausgangssituation
Es wird ein neuer Kanzleistempel erstellt welcher ein Textfeld beinhaltet. Für existierende Briefpapiere wechseln Sie zum Kapitel Existierenden Kanzleistempel anpassen.
Anleitung
Öffnen Sie den Windows Explorer und navigieren im ADVOKAT Backend zu "...\ADVOKAT\Daten\WW\BK”.
Falls neue Kanzleistempel zu erstellen sind, dann navigieren Sie zum Rufen Sie den Unterordner "…\Original\Muster_Textfelder" auf und kopieren die relevanten Dateien nach "...\ADVOKAT\Daten\WW\BK".Falls existierende Kanzleistempel zu bearbeiten sind, dann verbleiben Sie im Ordner “BK”.
Mehr Informationen zu den Dateinamen finden Sie im Kapitel Briefpapier und Kanzleistempel.
Öffnen Sie die Dateien und passen Sie den Inhalt an. Achten Sie dabei darauf, dass der Inhalt im sogenannten Dokumentkörper (nicht in der Kopfzeile oder Fußzeile!) stehen muss.
Es ist im Gegensatz zu Briefpapieren nicht möglich mehrere Textfelder zu verwenden.Beispiel für Datei RA.DOCX oder RA.RTF (Kanzleistempel)
In den Eigenschaften des Textfeldes (Rechtsklick auf Textfeld > "Autoform/Grafik formatieren" müssen im Reiter "Farben und Linien" folgende Einstellungen getroffen werden.
Durch diese Einstellungen wird sichergestellt, dass der Rahmen des Textfeldes nicht angezeigt wird.
In den Eigenschaften des Textfeldes (Rechtsklick auf Textfeld > "Autoform/Grafik formatieren" wird im Reiter "Layout" die Einstellung “Mit Text in Zeile” getroffen.
In der Regel ist es diese Einstellung ausreichend, da das Textfeld automatisch richtig positioniert wird.
Ist die Position im erstellten Dokument nicht zufriedenstellend, dann müssen im Reiter "Layout" folgende Einstellungen wie im Bild ersichtlich getroffen werden:
In den Eigenschaften der Textfelder (Rechtsklick auf Textfeld > "Autoform/Grafik formatieren" müssen im Reiter "Layout" die Einstellungen wie im Bild ersichtlich getroffen werden.
Durch Aktivierung der Umbruchart "Passend" und Horizontale Ausrichtung "Andere" wird sichergestellt, dass es keine Überschneidungen zwischen Kanzleistempel und dem Dokumentinhalt gibt.
Zum Fenster "Layout" gelangt man durch Klick auf "Weitere..." im Fenster "Textfeld formatieren". Aktivieren/Deaktivieren Sie die Checkboxen wie im Screenshot ersichtlich.
Dadurch stellen Sie sicher, dass das Textfeld korrekt positioniert ist und niemals unbeabsichtigt verschoben wird.
Bei der Positionierung wird die Verwendung der Optionen "Absolute Position" mit Option "Seite" empfohlen.
Briefpapier und Kanzleistempel einlesen
Nach der Erstellung der Dateien laut Schritt 2 müssen die Dateien in ADVOKAT eingelesen werden.
Öffnen Sie dazu einen beliebigen Akt in der Aktenverwaltung. Halten Sie die "STRG"-Taste gedrückt und klicken Sie auf den Menüpunkt "?". Wählen Sie die Funktion "Briefköpfe einlesen".
Man spricht dabei von der sogenannten "Normalisierung". Achtung: Nicht gespeicherte Änderungen gehen dabei verloren!
Alternative: Schließen Sie ADVOKAT und starten Sie es erneut. Dabei werden auch die Dateien eingelesen.
Im Verzeichnis "BK" befinden sich nach der Normalisierung neben den DOCX- oder RTF-Dateien weitere Dateien mit den Endungen ADV, ADVX, ADVK, RTK und LOCK.
Diese Systemdateien von ADVOKAT sind zu ignorieren und nicht zu bearbeiten.
Kontrolle
In ADVOKAT kann zu Kontrollzwecken ein Dokument wie beispielsweise ein Schriftsatz erzeugt werden, um zu prüfen, ob die Dateien wie gewünscht aussehen.
Der Inhalt der Datei RA.DOCX/RTF wird in den Schriftsatz eingefügt, dort wo der Stoppcode #033a# hinterlegt ist.