2.2.2 Briefpapier und Kanzleistempel

Allgemeines

• Grundsätzlich sollten Briefpapier und Kanzleistempel mit den in Windows vorhandenen Schriftarten erstellt werden und ohne Grafiken auskommen.

  • Wenn Grafiken enthalten sind und mit den geschriebenen Dokumenten abgespeichert werden, erhöht dies den benötigen Speicherplatz und erschwert eine nachträgliche Bearbeitung.

• In ADVOKAT werden für Briefpapier und Kanzleistempel zentrale Dateien verwendet und nicht in jeder Vorlage direkt abgespeichert. In den Vorlagen befindet sich lediglich ein Verweis auf die zentrale Datei.

  • Diese Logik bietet den Vorteil, dass Änderungen am effizient durchgeführt werden können.

• Es wird empfohlen Briefpapiere (Briefkopf, Brieffuß und Kanzleistempel) als RTF-Dateien zu erstellen und nur bei Bedarf zusätzlich DOCX-Dateien für einen Mischbetrieb zu verwenden.

  • Die Verwendung ausschließlich von DOCX-Dateien ist aktuell nicht möglich da es Dateien im Programm gibt welche zwingend RTF-Briefpapiere benötigen.

• Es ist nicht möglich, eine existierende Datei wie beispielsweise einen Brief im Ordner "BK" als Briefpapier abzuspeichern und das Dateiformat auf .rtf oder .docx zu ändern.

  • Erstellen Sie die Dateien im Ordner "BK" immer wie oben beschrieben von Grund auf neu.

Dateien

Die Dateien für Briefkopf, Brieffuß und Kanzleistempel befinden sich im ADVOKAT Backend unter "...\ADVOKAT\Daten\WW\BK".
Es werden eine Reihe von Musterdateien im ADVOKAT Backend unter "...\ADVOKAT\Daten\WW\BK\Original" zur Verfügung gestellt..

• Ergebnis

  • Der Stoppcode #807# befindet sich in der Vorlage in der Kopfzeile der 1. Seite und wird durch das Dokument BK1.docx/rtf ersetzt.

  • Der Stoppcode #807a# befindet sich in der Fußzeile der 1. Seite und wird durch das Dokument BF1.docx/rtf ersetzt.

  • Der Stoppcode #807b# befindet sich in der Kopfzeile der Folgeseiten und wird durch das Dokument BK2.docx/rtf ersetzt.

  • Der Stoppcode #807c# befindet sich in der Fußzeile der Folgeseiten und wird durch das Dokument BF2.docx/rtf ersetzt.

  • Der Stoppcode #033a# befindet sich im laufenden Text einer Vorlage und wird durch das Dokument RA.docx/rtf ersetzt.

Es ist möglich zwei Varianten von Briefköpfen und Brieffüßen zu verwenden, beispielsweise sollen in Schriftsätzen andere Inhalte als in Briefen angezeigt werden. Für Kanzleistempel existiert diese Möglichkeit nicht.

• Briefköpfe, Brieffüße und Kanzleistempel direkt in Vorlagen

  • Natürlich gibt es auch die Möglichkeit, den verwendeten Briefkopf bzw. Brieffuß direkt in die auszufüllende Vorlage einzufügen.

  • Allerdings gibt es in ADVOKAT sehr viele Vorlagen: über 500 Formulare in der Forderungsbetreibung und etliche Vorlagen für die programmunterstützte Texterstellung (Brief, Schriftsatz).

  • Es wäre ziemlich aufwändig, die Briefköpfe einzeln in diese Dokumente einzufügen, wir raten von dieser Möglichkeit daher ab.

Regiegemeinschaft

• In einer Regiegemeinschaft kann es einen eigenen Briefkopf, Brieffuß und Kanzleistempel pro Standort oder Anwalt geben.

  • In diesem Fall müssen für jeden Standort oder Rechtsanwalt zusätzliche Briefköpfe, Brieffüße und Kanzleistempel erzeugt werden.

  • Beispiel: Wenn der Rechtsanwalt mit Kürzel "ABC" eigene Inhalte verwenden will, muss das Kürzel im Fenster Aktenstamm im Feld RA eingetragen werden und es kann außerdem noch folgende vier Briefkopfdateien geben.

    • BK1-ABC.docx/rtf > Briefkopf von ABC für 1. Seite Kopfzeile

    • BF1-ABC.docx/rtf > Briefkopf von ABC für 1. Seite Fußzeile

    • BK2-ABC.docx/rtf > Briefkopf von ABC für Folgeseiten Kopfzeile

    • BF2-ABC.docx/rtf > Briefkopf von ABC für Folgeseiten Fußzeile

    • RA-ABC.docx/rtf > Kanzleistempel von ABC

  • Ergebnis

    • Falls das Feld RA im Aktenstamm leer ist, wird der Briefkopf "BK1.docx/rtf" herangezogen.

    • Falls im Feld RA im Aktenstamm "ABC" steht, wird der Briefkopf "BK1-ABC.docx/rtf" herangezogen.

    • Wenn das Dokument BK1-ABC.DOCX/RTF nicht existiert, wird ersatzweise der Briefkopf BK1.docx/rtf herangezogen.