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- Einstellung Speicherort für Dokumente (Ordner) geändert von X auf Y
- Einstellung Dokumentname geändert von X auf Y
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Eintrag “Aktverzeichnis”
Auswahlmöglichkeiten | Beschreibung |
|---|---|
1 - Ein Ordner pro Akt |
(Auer_ZellGe) | Unter dem Stammverzeichnis wird ein Unterverzeichnis für jeden Akt erstellt, der in ADVOKAT angelegt ist und für den zumindest einmal ein Dokument gespeichert wurde. |
Der Name des Verzeichnisses entspricht der Aktenkurzbezeichnung. Unzulässige Sonderzeichen werden herausgefiltert, der Schrägstrich wird durch einen Unterstrich ersetzt. Beispiele
Hinweis |
Wenn
: Wenn kein Akt bekannt ist, zB wenn ein Dokument in die Dokumentliste gezogen wird, dann wird ersatzweise das Kürzel des aktuellen Sachbearbeiters herangezogen. |
2 - Ein Ordner pro Klient\Gegner |
(Auer\ZellGe) | Unter dem Stammverzeichnis werden Unterverzeichnisse in zwei Ebenen gebildet.
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Beispiele
Hinweis |
Wenn
: Wenn kein Akt bekannt ist, zB wenn ein Dokument in die Dokumentliste gezogen wird, dann wird ersatzweise das Kürzel des aktuellen Sachbearbeiters herangezogen. |
3 - Ein Ordner pro Causa_Klient_Gegner |
(Zivil_Auer_ZellGe) | Unter dem Stammverzeichnis wird ein Unterverzeichnis für jeden Akt erstellt, der in ADVOKAT angelegt ist und für den zumindest einmal ein Dokument gespeichert wurde. Beispiele
Hinweis |
Wenn
: Wenn kein Akt bekannt ist, zB wenn ein Dokument in die Dokumentliste gezogen wird, dann wird ersatzweise das Kürzel des aktuellen Sachbearbeiters herangezogen. |
4 - Ein Ordner pro Causa\Klient_Gegner |
(Zivil\Auer_ZellGe) | Unter dem Stammverzeichnis wird ein Unterverzeichnis pro Causa, die Akten als Unterverzeichnis zur zugehörigen Causa erstellt. |
Der Name der Verzeichnisse entspricht der Causa und Aktenkurzbezeichnung. Unzulässige Sonderzeichen werden herausgefiltert, der Schrägstrich wird durch einen Unterstrich ersetzt. Beispiele
Hinweis |
Wenn
: Wenn kein Akt bekannt ist, zB wenn ein Dokument in die Dokumentliste gezogen wird, dann wird ersatzweise das Kürzel des aktuellen Sachbearbeiters herangezogen. |
5 - Ein Ordner pro Jahr\Monat |
(\01-12) | Es wird ein Verzeichnis bestehend aus Jahr und Monat erstellt, zB "01-12" ist das Verzeichnis für alle Dokumente im Dezember 2001. |
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Eintrag “Ablagestruktur”
Auswahlmöglichkeiten |
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Beschreibung | |||||||||||||
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0 - Ablage im Aktverzeichnis | Dokumente werden direkt im Aktverzeichnis abgelegt, unabhängig davon welche Art von Dokument erzeugt wird. Beispiele (Aktverzeichnis-Einstellung "1 - Ein Ordner pro Klient_Gegner")
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1 - Ablage in Unterverzeichnissen | Dokumente werden im Aktverzeichnis in einem Unterordner abgelegt, abhängig davon welche Art von Dokument erzeugt wird.
Beispiele (Aktverzeichnis-Einstellung "1 - Ein Ordner pro Klient_Gegner")
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2 - Ablage in Unterverzeichnissen, außer automatisch erstellte Leistung | Dokumente werden im Aktverzeichnis in einem Unterordner abgelegt, abhängig davon welche Art von Dokument erzeugt wird.
Die Einstellung ist mit folgender Ausnahme gleich wie "1 - Ablage in Unterverzeichnissen": Die automatisch erfasste Leistungen wird nicht dort abgelegt, wo das Dokument liegt. |
Hinweis: Automatisch erfasste Leistungen entstehen zB aus den Funktionen "Bearbeiten > Dokument -> Leistung", "E-Mail erstellen mit Option Leistung erstellen", "Betreibung erstellen". |
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auch 'Besonderheiten der Ansicht "Alle Aktinhalte - Ordner" |
Siehe auch
' und 'Ordnerwahl beim Erstellen neuer Aktinhalte durch Neuanlage |
' in der Programmhilfe (F1). |
Eintrag “Dateiname”
Auswahlmöglichkeiten | Beschreibung |
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0 - Pro Ordner fortlaufend numerisch | Die Dokumente werden pro Ordner laufend nummeriert, die Nummerierung beginnt mit 0.
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Hinweis für die Benennung bei Kopieren und Verschieben | |
1 - Pro Ordner fortlaufend numerisch forciert | Die Dokumente werden pro Ordner laufend nummeriert, die Nummerierung beginnt mit 0.
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Hinweis für die Benennung bei Kopieren und Verschieben
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2 - Aus Betreff (o.Ä.) ableiten | Es wird automatisch ein sprechender Dateiname erzeugt.
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Dies ist sozusagen der erste Teil des Speicherorts, der Pfad des ADVOKAT Dokumente-Verzeichnisses.
Es darf nur ein Pfad verwendet werden, der existiert (Laufwerk und Verzeichnis).
Wenn Sie ein nicht existierendes Laufwerk oder Verzeichnis eintragen, erscheint die Meldung "Der Wert ist ungültig.".
Im Bedarfsfall muss der Netzlaufwerk oder Verzeichnis daher zuvor per Windows Explorer angelegt werden.
Eine Änderung ist möglich, auch nachträglich, Details siehe Kapitel Stammverzeichnis ändern.
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Wird der Dateiname von ADVOKAT vorgeschlagen, so kann die maximale Anzahl von Zeichen für den vorgeschlagenen Dateinamen limitiert werden.
Die Überlänge wird automatisch abgeschnitten. Die Limitierung beschränkt sich auf den Dateinamen, die Dateiendung (Beispiel: .docx) wird ignoriert.
Ausgenommen davon sind Dokumente, welche per Menüpunkt "Dokument" > "Dokument erstellen" oder per Betreibung erzeugt werden.
Deren maximale Dateinamelänge ist immer auf 100 Zeichen begrenzt.
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für alle Dokumente mit Endung .eml und .msg
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für alle Dokumente mit Betreff *Brief*
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Alle Dokumente mit Betreff *Honorar* oder die mit einem OP verbunden sind
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Alle Protokolle (Dokumentstatus = PRT)
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kein Unterordner
Der Start der Funktion erfolgt mit dem Menüpunkt: Programme / Aktenverwaltung / Dokument / Konvertieren / Ältere Dokumente in Aktenordner konvertieren.
Man kann die Konvertierung beliebig oft starten und unterbrechen. Wenn sie vollständig durchgelaufen ist, dann merken wir uns das und der Menüpunkt wird unsichtbar geschaltet.
Hinweis: Die Konvertierung kann je nach Datenumfang auch mehr als 24 Stunden dauern. Man kann sie gefahrlos unterbrechen und später fortsetzen. Man kann sie nicht rückgängig machen!
Ein Dokument kann nicht verschoben werden, wenn es zwar eine Datei im Ordner JJ/MM gibt, aber in ADVOKAT kein Dokumentendatensatz mehr existiert.
Dann wissen wir nicht, zu welchem Akt das Dokument gehört. Diese Dateien bleiben unberührt wo sie sind.
5. Absolute und relative Pfade
Beispiel für einen absoluten Pfad: "S:\Dokumente\Verträge\Kaufvertrag_Klient_XYZ.docx".
Beispiel für einen relativen Pfad: "Klient_Mustermann\Aufbau\Rechnung_Kaufvertrag.pdf". Hier wird der Pfad mit dem Pfad aus Feld "Stammverzeichnis" kombiniert.
Der vollständige Pfad lautet dann: "C:\ADVOKAT\DATEN\WINWORD\Klient_Mustermann\Aufbau\Rechnung_Kaufvertrag.pdf".
Wenn ein Dokument aus ADVOKAT erstellt wird, verwendet ADVOKAT immer relative Pfadnamen. Die Datei wird im ADVOKAT Stammverzeichnis abgespeichert.
6. Gelöschte Dokumente
Wenn in ADVOKAT ein Datensatz Dokument gelöscht wird, mit dem eine Datei verbunden ist, dann wird die Datei selbst niemals gelöscht.
Eine Datei, die im ADVOKAT Stammverzeichnis abgelegt ist (relativer Pfad) wird in einen Papierkorb verschoben.
Eine Datei, die mit einem absoluten Pfad verbunden ist, wird überhaupt nicht tangiert.
Bei Dateisystem "Windows-Dateisystem" wird die Datei in den ADVOKAT Papierkorb, bei Dateisystem "Microsoft SharePoint" in den SharePoint Papierkorb verschobenUnterbereich “Dateiablage”, Eintrag “Standard Dateiablage” und “Weitere Dateiablage”
Auswahlmöglichkeiten | Beschreibung |
|---|---|
0 - Windows-Dateisystem | Dies ist die ADVOKAT Standardeinstellung. Dokumente (Dateien) werden im Ordner laut Einstellung "Stammverzeichnis" abgespeichert. |
1 - Microsoft SharePoint Dokumentenmanagement | Diese Einstellung ist nicht auswählbar und steht nur zur Verfügung, wenn ADVOKAT auf Microsoft SharePoint On-Premise migriert wurde. |
2 - Autonomy Dokumentenmanagement | Dieses Dokumentenmanagement-System wird nur eingeschränkt unterstützt. |
4 - EDocs Dokumentenmanagement | Dieses Dokumentenmanagement-System wird nur eingeschränkt unterstützt. |
5 - DOMEA Dokumentenmanagement | Dieses Dokumentenmanagement-System wird nur eingeschränkt unterstützt. |
7 - iManage Dokumentenmanagement | Dieses Dokumentenmanagement-System wird nur eingeschränkt unterstützt. |
8 - SharePoint Online | Mehr Informationen dazu finden Sie im Kapitel Einstellungen Dokumentablage bei Microsoft SharePoint Online. |