1.10.2.1 Bereich "Allgemein"

1 - Ein Ordner pro Akt (Auer_ZellGe)

Unter dem Stammverzeichnis wird ein Unterverzeichnis für jeden Akt erstellt, der in ADVOKAT angelegt ist und für den zumindest einmal ein Dokument gespeichert wurde. Der Name des Verzeichnisses entspricht der Aktenkurzbezeichnung. Unzulässige Sonderzeichen werden herausgefiltert, der Schrägstrich wird durch einen Unterstrich ersetzt.

Beispiele

Hinweis: Wenn kein Akt bekannt ist, zB wenn ein Dokument in die Dokumentliste gezogen wird, dann wird ersatzweise das Kürzel des aktuellen Sachbearbeiters herangezogen.
Beispiel: "Stammverzeichnis\SB-Kürzel\24.docx"

2 - Ein Ordner pro Klient\Gegner (Auer\ZellGe)

Unter dem Stammverzeichnis werden Unterverzeichnisse in zwei Ebenen gebildet.

• Die erste Ebene ist der Teil der Aktenkurzbezeichnung vor dem Schrägstrich (dies entspricht in den meisten Fällen der Klientenkurzbezeichnung).

• Die zweite Ebene ist der Teil der Aktenkurzbezeichnung nach dem Schrägstrich (dies entspricht in den meisten Fällen der Gegnerkurzbezeichnung).

Beispiele

Hinweis: Wenn kein Akt bekannt ist, zB wenn ein Dokument in die Dokumentliste gezogen wird, dann wird ersatzweise das Kürzel des aktuellen Sachbearbeiters herangezogen.
Beispiel: "Stammverzeichnis\SB-Kürzel\24.docx"

3 - Ein Ordner pro Causa_Klient_Gegner (Zivil_Auer_ZellGe)

Unter dem Stammverzeichnis wird ein Unterverzeichnis für jeden Akt erstellt, der in ADVOKAT angelegt ist und für den zumindest einmal ein Dokument gespeichert wurde.
Der Name des Verzeichnisses entspricht der Causa und Aktenkurzbezeichnung. Unzulässige Sonderzeichen werden herausgefiltert, der Schrägstrich wird durch einen Unterstrich ersetzt.

Beispiele

Hinweis: Wenn kein Akt bekannt ist, zB wenn ein Dokument in die Dokumentliste gezogen wird, dann wird ersatzweise das Kürzel des aktuellen Sachbearbeiters herangezogen.
Beispiel: "Stammverzeichnis\SB-Kürzel\24.docx"

4 - Ein Ordner pro Causa\Klient_Gegner (Zivil\Auer_ZellGe)

Unter dem Stammverzeichnis wird ein Unterverzeichnis pro Causa, die Akten als Unterverzeichnis zur zugehörigen Causa erstellt. Der Name der Verzeichnisse entspricht der Causa und Aktenkurzbezeichnung. Unzulässige Sonderzeichen werden herausgefiltert, der Schrägstrich wird durch einen Unterstrich ersetzt.

Beispiele

Hinweis: Wenn kein Akt bekannt ist, zB wenn ein Dokument in die Dokumentliste gezogen wird, dann wird ersatzweise das Kürzel des aktuellen Sachbearbeiters herangezogen.
Beispiel: "Stammverzeichnis\SB-Kürzel\24.docx"

5 - Ein Ordner pro Jahr\Monat (\01-12)

Es wird ein Verzeichnis bestehend aus Jahr und Monat erstellt, zB "01-12" ist das Verzeichnis für alle Dokumente im Dezember 2001.

Hinweise

• Diese Ablagemethode wird nur aus historischen Gründen unterstützt und sollte seit Einführung der ADVOKAT Edition 5 (01.07.2010) nicht mehr verwendet werden.

• Die Funktion "Ordner in der Aktenverwaltung" wird mit dieser Einstellung grundsätzlich nicht unterstützt. Mehr Informationen finden Sie in der Programmhilfe (F1) im gleichnamigen Kapitel "Ordner in der Aktenverwaltung".

• Bei Anbindung von ADVOKAT an Microsoft SharePoint steht diese Option nicht zur Verfügung, siehe Kapitel Aktverzeichnis und Dateiname.

0 - Ablage im Aktverzeichnis
(nicht strukturiert)

Dokumente werden direkt im Aktverzeichnis abgelegt, unabhängig davon welche Art von Dokument erzeugt wird.
Die Einstellungen im Bereich "Unterverzeichnisse" werden ignoriert.

Beispiele (Aktverzeichnis-Einstellung "1 - Ein Ordner pro Klient_Gegner")

1 - Ablage in Unterverzeichnissen

Dokumente werden im Aktverzeichnis in einem Unterordner abgelegt, abhängig davon welche Art von Dokument erzeugt wird.

• Die Einstellungen im Bereich "Unterverzeichnisse" werden berücksichtigt.

• Bei Verwendung dieser Option kann als Einstellung bei Dateiname nur "Aus Betreff (o.Ä.) ableiten" genutzt werden.

  • Eine Auswahl von "Pro Ordner fortlaufend numerisch" oder "Pro Ordner fortlaufend numerisch forciert" ist zwar möglich, diese Kombinationsmöglichkeit wird aber nicht gespeichert.

Beispiele (Aktverzeichnis-Einstellung "1 - Ein Ordner pro Klient_Gegner")

2 - Ablage in Unterverzeichnissen, außer automatisch erstellte Leistung

Dokumente werden im Aktverzeichnis in einem Unterordner abgelegt, abhängig davon welche Art von Dokument erzeugt wird.

• Die Einstellungen im Bereich "Unterverzeichnisse" werden berücksichtigt.

• Bei Verwendung dieser Option kann als Einstellung bei Dateiname nur "Aus Betreff (o.Ä.) ableiten" genutzt werden.

  • Eine Auswahl von "Pro Ordner fortlaufend numerisch" oder "Pro Ordner fortlaufend numerisch forciert" ist zwar möglich, diese Kombinationsmöglichkeit wird aber nicht gespeichert.

Die Einstellung ist mit folgender Ausnahme gleich wie "1 - Ablage in Unterverzeichnissen": Die automatisch erfasste Leistungen wird nicht dort abgelegt, wo das Dokument liegt.
Die Leistung wird nicht in dem Unterverzeichnis abgelegt, in dem das Dokument liegt (zB \Aktenvermerk, \Brief, \Betreibung, etc.), sondern im darüberliegenden Aktenordner (Hauptordner).

Hinweis: Automatisch erfasste Leistungen entstehen zB aus den Funktionen "Bearbeiten > Dokument -> Leistung", "E-Mail erstellen mit Option Leistung erstellen", "Betreibung erstellen".
Siehe auch 'Besonderheiten der Ansicht "Alle Aktinhalte - Ordner"' und 'Ordnerwahl beim Erstellen neuer Aktinhalte durch Neuanlage' in der Programmhilfe (F1).

0 - Pro Ordner fortlaufend numerisch

Die Dokumente werden pro Ordner laufend nummeriert, die Nummerierung beginnt mit 0.

• Die Funktion "Ordner in der Aktenverwaltung" wird mit dieser Einstellung nicht unterstützt. 
  Mehr Informationen finden Sie in der Programmhilfe (F1) im gleichnamigen Kapitel "Ordner in der Aktenverwaltung".

• Diese Option kann bei Verwendung von Ablagestruktur "Ablage in Unterverzeichnissen" oder "Ablage in Unterverzeichnissen, außer automatisch erstellte Leistung" nicht genutzt werden.

  • Eine Auswahl per Benutzeroberfläche und Klick auf "OK" sind zwar möglich, diese Kombinationsmöglichkeit wird aber nicht gespeichert.

Hinweis für die Benennung bei Kopieren und Verschieben
Wenn Anwender mit dieser Einstellung ein Dokument kopieren, dann wird standardmäßig wie folgt nummeriert: 1.docx -> 1-1.docx -> 1-1-1.docx.

Grund: Es gibt ein Dokument "3.docx". Dieses wird in einen Unterordner verschoben, in welchem es bereits ein Dokument "3.docx" gibt.
Nun soll das Dokument nicht in "25.docx" umbenannt werden (25 ist die nächste freie Nummer), sondern es soll "3-1.docx" heißen.

Beim Verschieben/Kopieren bleibt der Dateiname möglichst gleich, falls der alte Name bereits vergeben ist, wird ein Suffix ("-1") angehängt.
Dies gilt auch für Dateien, welche aus dem Explorer oder einem E-Mail per Drag & Drop nach ADVOKAT übernommen werden, beispielsweise per Drag & Drop.

1 - Pro Ordner fortlaufend numerisch forciert

Die Dokumente werden pro Ordner laufend nummeriert, die Nummerierung beginnt mit 0.

• Die Funktion "Ordner in der Aktenverwaltung" wird mit dieser Einstellung nicht unterstützt. 
  Mehr Informationen finden Sie in der Programmhilfe (F1) im gleichnamigen Kapitel "Ordner in der Aktenverwaltung".

• Diese Option kann bei Verwendung von Ablagestruktur "Ablage in Unterverzeichnissen" oder "Ablage in Unterverzeichnissen, außer automatisch erstellte Leistung" nicht genutzt werden.

  • Eine Auswahl per Benutzeroberfläche und Klick auf "OK" sind zwar möglich, diese Kombinationsmöglichkeit wird aber nicht gespeichert.

Hinweis für die Benennung bei Kopieren und Verschieben
Wenn Anwender mit dieser Einstellung ein Dokument kopieren, dann wird standardmäßig wie folgt nummeriert: 1.docx -> 2.docx -> 3.docx.
Auch Dateien aus E-Mails oder dem Explorer bekommen als Dateiname die nächste freie Nummer.

Hinweise

• Diese Einstellung entspricht dem Schalter "DocNumEnforced=1" in der Konfigurationsdatei "Advokat.ini" und löst diesen Schalter ab.

• Im Fenster "Dokument erstellen" ist das Feld "Dateiname" bei Verwendung dieser Einstellung deaktiviert.

  • Mehr Informationen finden Sie in der Programmhilfe (F1) im Kapitel "Dokument erstellen".

• Bei Anbindung von ADVOKAT an Microsoft SharePoint steht diese Option nicht zur Verfügung, siehe Kapitel Ordnerstruktur.

2 - Aus Betreff (o.Ä.) ableiten

Es wird automatisch ein sprechender Dateiname erzeugt.

• Bei Briefen und E-Mails (Dokument erstellen, E-Mail erstellen) wird der Betreff aus dem Aktenstamm als Dateiname vorgeschlagen.

• Bei Betreibungen der Honorartext der Leistung und bei Honorarnoten der Betreff des offenen Postens.

0 - Windows-Dateisystem

Dies ist die ADVOKAT Standardeinstellung. Dokumente (Dateien) werden im Ordner laut Einstellung "Stammverzeichnis" abgespeichert.
Beim Stammverzeichnis handelt es sich um einen Ordner am ADVOKAT Fileserver.

1 - Microsoft SharePoint Dokumentenmanagement

Diese Einstellung ist nicht auswählbar und steht nur zur Verfügung, wenn ADVOKAT auf Microsoft SharePoint On-Premise migriert wurde.
Mehr Informationen dazu finden Sie im Kapitel Einstellungen Dokumentablage bei Microsoft SharePoint.

2 - Autonomy Dokumentenmanagement

Dieses Dokumentenmanagement-System wird nur eingeschränkt unterstützt.
Diese Einstellung ist nicht auswählbar und steht nur zur Verfügung, wenn die Umstellung durch den ADVOKAT Support erfolgt ist.

4 - EDocs Dokumentenmanagement

Dieses Dokumentenmanagement-System wird nur eingeschränkt unterstützt.
Diese Einstellung ist nicht auswählbar und steht nur zur Verfügung, wenn die Umstellung durch den ADVOKAT Support erfolgt ist.

5 - DOMEA Dokumentenmanagement

Dieses Dokumentenmanagement-System wird nur eingeschränkt unterstützt.
Diese Einstellung ist nicht auswählbar und steht nur zur Verfügung, wenn die Umstellung durch den ADVOKAT Support erfolgt ist.

7 - iManage Dokumentenmanagement

Dieses Dokumentenmanagement-System wird nur eingeschränkt unterstützt.
Diese Einstellung ist nicht auswählbar und steht nur zur Verfügung, wenn die Umstellung durch den ADVOKAT Support erfolgt ist.

8 - SharePoint Online

Mehr Informationen dazu finden Sie im Kapitel Einstellungen Dokumentablage bei Microsoft SharePoint Online.