4.1.9 Häufig gestellte Fragen - FAQ

Kann ein bereits bestehender SQL Server für die Verwendung mit Microsoft SharePoint und ADVOKAT genutzt werden?
Ja, sofern die in Kapitel Voraussetzungen genannten Versions- und Editionsabhängigkeiten eingehalten werden.

Ist die Kaufversion von Microsoft SharePoint Bestandteil der ADVOKAT Lizenz?
Nein, die Kaufversion von Microsoft SharePoint ist nicht Teil der ADVOKAT Lizenz und muss gesondert erworben werden.

Kann die Kaufversion von Microsoft SharePoint bei ADVOKAT erworben werden?
Nein, wir bieten aktuell keine solche Möglichkeit an.

Welche Dokumentarten können mit der Volltextsuche aus SharePoint durchsucht werden?
Dies hängt von der SharePoint Version sowie dessen Konfiguration ab. Standardmäßig können aber PDF Dateien, Microsoft Office Dokumente, HTML Dateien und einfache Textdateien durchsucht werden.
PDF Dateien die als Anhänge in E-Mails abgelegt sind, können nur bei Verwendung von SharePoint Standard und SharePoint Enterprise durchsucht werden, oder nach Installation spezieller, sogenannter iFilter.

Können PDF Dateien über die Volltextsuche indiziert und gefunden werden?
Ja, sofern der Inhalt des PDF Dokuments als Text durchsuchbar ist.
Bei PDFs, die durch das Scannen von Papierdokumenten entstanden sind, muss eine Texterkennungssoftware (OCR) das PDF vor dem Einfügen in ADVOKAT mit entsprechenden Informationen ergänzen.

Kann über die Versionierung spezifisch, je Dokument entschieden werden?
Nein. Die wahlweise Versionierung pro Dokument wird von Microsoft SharePoint nicht unterstützt. Man kann die Versionierung nur generell ein- oder ausschalten.

Warum befinden sich noch Dateien im Ordner "...\ADVOKAT\Daten\Winword"? Die SharePoint-Migration wurde erfolgreich abgeschlossen.
In Microsoft SharePoint sind Ordner und Dateien mit bestimmten Dateitypen, Sonderzeichen oder Ordnernamen verboten. Eine genaue Beschreibung finden Sie hier.
Diese Dateien bleiben daher im Ordner "Winword" bzw. dessen Unterordnern.

Warum wird ein kürzlich erstelltes Dokument nicht per Volltextsuche gefunden?
Der Crawler der Volltextsuche durchsucht in vordefinierten Zeitintervallen das System. Diese Komponente macht es erst möglich, dass Dokumente per Volltextsuche gefunden werden.
Standardmäßig sucht der Crawler alle 6 Stunden (00:00, 06:00, 12:00, 18:00). Wird ein Dokument also beispielsweise um 12:05 Uhr erstellt, kann es erst ab 18:00 Uhr gefunden werden.
Die Zeitintervalle können bei Bedarf geändert werden, siehe Kapitel Volltextsuche konfigurieren.

Warum ist eine Migration von Microsoft SharePoint 2010 oder 2013 auf 2019 oder Abonnement-Edition nicht möglich?
Es gibt seitens Microsoft starke Einschränkungen hinsichtlich Kompatibilität der SharePoint Generationen. So kann beispielsweise SharePoint 2010 nur auf SharePoint 2013 und SharePoint 2013 nur auf SharePoint 2016 migriert werden.
In solch einem Fall muss  eine mehrstufige Migration erfolgen, also beispielsweise von 2013 auf 2016 und 2016 auf 2019. Eine genaue Beschreibung finden Sie im Kapitel Microsoft SharePoint auf einen anderen Server migrieren.

Kann per Volltextsuche ein Dokument zu einem Akt gefunden werden, auf den der Nutzer der Volltextsuche laut Security keine Berechtigung "Akt sehen (erfordert SQL Server)" hat?
Nein, solche Dokumente werden nicht gefunden, da die Berechtigungen laut ADVOKAT Security beim Suchen per Volltextsuche greifen.