4.1.4.3.5 Drei Arten von Dokumenten

Übersicht

1. Ein Dokument ist im ADVOKAT Backend (Ordner Winword), es soll nach Microsoft SharePoint übernommen werden und

   1. es gibt einen Dokumentdatensatz für dieses Dokument

   2. es gibt keinen Dokumentdatensatz für dieses Dokument

2. Dokument ist außerhalb des ADVOKAT Backend (Ordner Winword), es soll nach Microsoft SharePoint übernommen werden.

3. Keine Migration, das Dokument soll nicht nach Microsoft SharePoint übernommen werden, es soll an der ursprünglichen Stelle bleiben.

Fall 1a: Im ADVOKAT Backend, Dokumentdatensatz vorhanden
Hat das Dokument einen Aktenbezug, wird geprüft, ob der Speicherort im ADVOKAT-Ordner mit dem Akt übereinstimmt. Ist dies der Fall, dann bleibt die Unterordner-Struktur des Aktes erhalten.
Ist dies nicht der Fall, wird eine allfällige Unterordner-Struktur nicht übernommen (das Dokument wird in Microsoft SharePoint direkt ins Aktenverzeichnis ohne Unterordner verschoben).

Dies tritt meistens bei Dokumenten auf, auf die aus mehreren Akten verwiesen wird.
Liegt das Dokument in einem Monatsordner wird automatisch eine Konvertierung in die neue Struktur ausgeführt. In SharePoint werden Monatsordner nicht mehr unterstützt.
Dokumente ohne Aktenbezug werden in den Ordner des jeweiligen Sachbearbeiters verschoben.

Fall 1b: Im ADVOKAT Backend, Dokumentdatensatz nicht vorhanden
Diese Dokumente werden in der bestehenden Ordnerstruktur nach Microsoft SharePoint migriert.
Man kann die Dokumente also am selben Ort finden – es gibt nur leichte Änderungen wegen der Einsortierung in einen Index "A", "B", "C" etc.
 
Fall 2: Nicht im ADVOKAT Backend, Dokumentdatensatz nicht vorhanden
Auch für externe Dokumente außerhalb des ADVOKAT Backend wird die Migration nach Microsoft SharePoint empfohlen. Nur dann können Security, Versionierung und Co-Authoring, etc. genutzt werden.
Um auch externe Dokumente zu übernehmen, muss das Dokument bzw. eine Ordnerstruktur vor der Migration in das ADVOKAT Backend verschoben werden. Dies muss manuell geschehen.

In diesem Fall sind folgende Schritte erforderlich:

1. Ordner samt Inhalt ins ADVOKAT Backend unter "...\ADVOKAT\Daten\Winword\" verschieben. Diesen Schritt für alle gewünschten Ordner wiederholen.

   • Beispiel (vorher): "G:\Daten\Ablage\ScansKlientXYZ"

   • Beispiel (nachher): "...\ADVOKAT\Daten\Winword\ScansKlientXYZ"

2. Bei Durchführung der Migration laut Kapitel Durchführung im Fenster "Einstellungen Migration" die Checkbox "Dokumente ohne Dokumentdatensatz übernehmen" aktivieren.
   Die Aktivierung der zugehörigen Checkbox "Diese Dokumente mit ADVOKAT verknüpfen" ist optional.

Fall 3: Keine Migration
Wenn die Dokumente an der ursprünglichen Stelle bleiben müssen, fallen einige Vorteile von SharePoint weg.
Dennoch ist aber eine Volltextsuche grundsätzlich möglich. Voraussetzung dafür ist, dass der Speicherort am SharePoint Server als Netzlaufwerk eingebunden werden kann.
Dann ist es auch möglich, diesen Speicherort von SharePoint durchsuchen zu lassen. Eine Beschreibung findet man im Kapitel Volltextsuche für externe Verzeichnisse.