Dieser Bereich steht nur zur Verfügung, wenn unter "Allgemein" als Dateisystem "Windows-Dateisystem" konfiguriert ist.
Der Start der Funktion erfolgt mit dem Menüpunkt: Programme / Aktenverwaltung / Dokument / Konvertieren / Ältere Dokumente in Aktenordner konvertieren.
Man kann die Konvertierung beliebig oft starten und unterbrechen. Wenn sie vollständig durchgelaufen ist, dann merken wir uns das und der Menüpunkt wird unsichtbar geschaltet.
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Einstellung | Beschreibung | Standardwert |
|---|---|---|
Stammverzeichnis | Dies ist sozusagen der erste Teil des Speicherorts, der Pfad des ADVOKAT Dokumente-Verzeichnisses. Es darf nur ein Pfad verwendet werden, der existiert (Laufwerk und Verzeichnis). |
Wenn Sie ein nicht existierendes Laufwerk oder Verzeichnis eintragen, erscheint die Meldung "Der Wert ist ungültig.". |
Im Bedarfsfall muss |
das Netzlaufwerk oder Verzeichnis daher zuvor per Windows Explorer manuell angelegt werden. Eine Änderung ist möglich, auch nachträglich, Details siehe Kapitel Stammverzeichnis (Winword) ändern. | ...\ADVOKAT\Daten\WINWORD\ |
Maximale Dateinamenlänge | Wird der Dateiname von ADVOKAT vorgeschlagen, so kann die maximale Anzahl von Zeichen für den vorgeschlagenen Dateinamen limitiert werden. |
Die Überlänge wird automatisch abgeschnitten. Die Limitierung beschränkt sich auf den Dateinamen, die Dateiendung (Beispiel: .docx) wird ignoriert. Ausgenommen davon sind Dokumente, welche per Menüpunkt "Dokument" > "Dokument erstellen" oder per Betreibung erzeugt werden. |
Deren maximale Dateinamelänge ist immer auf |
maximal 200 Zeichen begrenzt, selbst wenn die Einstellung höher gesetzt ist. | 400 |
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für alle Dokumente mit Endung .eml und .msg
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für alle Dokumente mit Betreff *Brief*
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Alle Dokumente mit Betreff *Honorar* oder die mit einem OP verbunden sind
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Alle Protokolle (Dokumentstatus = PRT)
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kein Unterordner
Maximale Pfadlänge | Maximale Länge des gesamten Pfades, also inklusive vollständiger Ordnernamen, Dateiname und Dateiendung. Das Feld ist standardmäßig leer, die maximale Pfadlänge ist also unlimitiert. Verfügbar ab ADVOKAT Version 6.27a. | -1 (Feld ist leer) |
Absolute und relative Pfade
Beispiel für einen absoluten Pfad: "S:\Dokumente\Verträge\Kaufvertrag_Klient_XYZ.docx".
Beispiel für einen relativen Pfad: "Klient_Mustermann\Aufbau\Rechnung_Kaufvertrag.pdf". Hier wird der Pfad mit dem Pfad aus Feld "Stammverzeichnis" kombiniert.
Der vollständige Pfad lautet dann: "C:\ADVOKAT\DATEN\WINWORD\Klient_Mustermann\Aufbau\Rechnung_Kaufvertrag.pdf".
Wenn ein Dokument aus ADVOKAT erstellt wird, verwendet ADVOKAT immer relative Pfadnamen. Die Datei wird im ADVOKAT Stammverzeichnis abgespeichert.
6. Gelöschte Dokumente
Wenn in ADVOKAT ein Datensatz Dokument gelöscht wird, mit dem eine Datei verbunden ist, dann wird die Datei selbst niemals gelöscht.
Eine Datei, die im ADVOKAT Stammverzeichnis abgelegt ist (relativer Pfad) wird in einen Papierkorb verschoben.
Eine Datei, die mit einem absoluten Pfad verbunden ist, wird überhaupt nicht tangiert.
Bei Dateisystem "Windows-Dateisystem" wird die Datei in den ADVOKAT Papierkorb, bei Dateisystem "Microsoft SharePoint" in den SharePoint Papierkorb verschoben.