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Eintrag “Aktverzeichnis”

Auswahlmöglichkeiten

Beschreibung

Dateisystem0 - Windows DateisystemDies ist die ADVOKAT Standardeinstellung. Dokumente (Dateien) werden im Ordner laut Einstellung "Stammverzeichnis" abgespeichert.
Beim Stammverzeichnis handelt es sich um einen Ordner am ADVOKAT Fileserver.1 - Microsoft SharePoint DokumentenmanagementDiese Einstellung ist nicht auswählbar und steht nur zur Verfügung, wenn ADVOKAT auf Microsoft SharePoint migriert wurde.
Mehr Informationen dazu finden Sie im Kapitel Einstellungen Dokumentablage bei Microsoft SharePoint.2 - Autonomy DokumentenmanagementDieses Dokumentenmanagement-System wird nur eingeschränkt unterstützt. Eine Umstellung ist nur in bestimmten Fällen durch ADVOKAT möglich.4 - EDocs DokumentenmanagementDieses Dokumentenmanagement-System wird nur eingeschränkt unterstützt. Eine Umstellung ist nur in bestimmten Fällen durch ADVOKAT möglich.5 - DOMEA DokumentenmanagementDieses Dokumentenmanagement-System wird nur eingeschränkt unterstützt. Eine Umstellung ist nur in bestimmten Fällen durch ADVOKAT möglich.7 - iManage Dokumentenmanagement

Dieses Dokumentenmanagement-System wird nur eingeschränkt unterstützt. Eine Umstellung ist nur in bestimmten Fällen durch ADVOKAT möglich.Aktverzeichnis

1 - Ein Ordner pro Akt


(Auer_ZellGe)

Unter dem Stammverzeichnis wird ein Unterverzeichnis für jeden Akt erstellt, der in ADVOKAT angelegt ist und für den zumindest einmal ein Dokument gespeichert wurde.


Der Name des Verzeichnisses entspricht der Aktenkurzbezeichnung. Unzulässige Sonderzeichen werden herausgefiltert, der Schrägstrich wird durch einen Unterstrich ersetzt.

Beispiele

AktenkurzbezeichnungDokumentenpfad
Müller/Maier\Müller_Maier\
Müller/Huber\Müller_Huber\
Müller/Huber-01\Müller_Huber-01\
Müller/Kaufuferstraße\Müller_Kaufuferstraße\
21/0123\21_0123\

Hinweis


Wenn

: Wenn kein Akt bekannt ist, zB wenn ein Dokument in die Dokumentliste gezogen wird, dann wird ersatzweise das Kürzel des aktuellen Sachbearbeiters herangezogen.
Beispiel: "Stammverzeichnis\SB-Kürzel\24.docx"

2 - Ein Ordner pro Klient\Gegner


(Auer\ZellGe)

Unter dem Stammverzeichnis werden Unterverzeichnisse in zwei Ebenen gebildet.

  • Die erste Ebene ist der Teil der

Aktenkurzbezeichnung 

  • Aktenkurzbezeichnung vor dem Schrägstrich (dies entspricht in den meisten Fällen der Klientenkurzbezeichnung).

  • Die zweite Ebene ist der Teil der

Aktenkurzbezeichnung 

  • Aktenkurzbezeichnung nach dem Schrägstrich (dies entspricht in den meisten Fällen der Gegnerkurzbezeichnung).

Beispiele

AktenkurzbezeichnungDokumentenpfad
Müller/Maier\Müller\Maier\
Müller/Huber\Müller\Huber\
Müller/Huber-01\Müller\Huber-01\
Müller/Kaufuferstraße\Müller\Kaufuferstraße\
21/0123\21\0123\

Hinweis


Wenn

: Wenn kein Akt bekannt ist, zB wenn ein Dokument in die Dokumentliste gezogen wird, dann wird ersatzweise das Kürzel des aktuellen Sachbearbeiters herangezogen.
Beispiel: "Stammverzeichnis\SB-Kürzel\24.docx"

3 - Ein Ordner pro Causa_Klient_Gegner


(Zivil_Auer_ZellGe)

Unter dem Stammverzeichnis wird ein Unterverzeichnis für jeden Akt erstellt, der in ADVOKAT angelegt ist und für den zumindest einmal ein Dokument gespeichert wurde.
Der Name des Verzeichnisses entspricht der Causa und Aktenkurzbezeichnung. Unzulässige Sonderzeichen werden herausgefiltert, der Schrägstrich wird durch einen Unterstrich ersetzt.

Beispiele

CausaAktenkurzbezeichnungDokumentenpfad
KurrentienMüller/Maier\Kurrentien_Müller_Maier\
EheMüller/Huber\Ehe_Müller_Maier\
Miete/PachtMüller/Huber-01\Miete_Pacht_Müller_Huber-01\
KaufMüller/Kaufuferstraße\Kauf_Müller_Kaufuferstraße\
Außerstreit21/0123\Außerstreit_21_0123\

Hinweis


Wenn

: Wenn kein Akt bekannt ist, zB wenn ein Dokument in die Dokumentliste gezogen wird, dann wird ersatzweise das Kürzel des aktuellen Sachbearbeiters herangezogen.
Beispiel: "Stammverzeichnis\SB-Kürzel\24.docx"

4 - Ein Ordner pro Causa\Klient_Gegner


(Zivil\Auer_ZellGe)

Unter dem Stammverzeichnis wird ein Unterverzeichnis pro Causa, die Akten als Unterverzeichnis zur zugehörigen Causa erstellt.


Der Name der Verzeichnisse entspricht der Causa und Aktenkurzbezeichnung. Unzulässige Sonderzeichen werden herausgefiltert, der Schrägstrich wird durch einen Unterstrich ersetzt.

Beispiele

CausaAktenkurzbezeichnungDokumentenpfad
KurrentienMüller/Maier\Kurrentien\Müller_Maier\
EheMüller/Huber\Ehe\Müller_Maier\
Miete/PachtMüller/Huber-01\Miete_Pacht\Müller_Huber-01\
KaufMüller/Kaufuferstraße\Kauf\Müller_Kaufuferstraße\
Außerstreit21/0123\Außerstreit\21_0123\

Hinweis


Wenn

: Wenn kein Akt bekannt ist, zB wenn ein Dokument in die Dokumentliste gezogen wird, dann wird ersatzweise das Kürzel des aktuellen Sachbearbeiters herangezogen.
Beispiel: "Stammverzeichnis\SB-Kürzel\24.docx"

5 - Ein Ordner pro Jahr\Monat


(\01-12)

Es wird ein Verzeichnis bestehend aus Jahr und Monat erstellt, zB "01-12" ist das Verzeichnis für alle Dokumente im Dezember 2001.

Hinweise

- Diese

  • Diese Ablagemethode wird nur aus historischen Gründen unterstützt und sollte seit Einführung der ADVOKAT Edition 5 (01.07.2010) nicht mehr verwendet werden.

- Die

  • Die Funktion

 

  • "Ordner in der Aktenverwaltung

 

  • " wird mit dieser Einstellung grundsätzlich nicht unterstützt.


- Bei

  •  Mehr Informationen finden Sie in der Programmhilfe (F1) im gleichnamigen Kapitel "Ordner in der Aktenverwaltung".

  • Bei Anbindung von ADVOKAT an Microsoft SharePoint steht diese Option nicht zur Verfügung, siehe Kapitel Aktverzeichnis und Dateiname.

Eintrag “Ablagestruktur”

Auswahlmöglichkeiten

Ablagestruktur

Beschreibung

0 - Ablage im Aktverzeichnis
(nicht strukturiert)

Dokumente werden direkt im Aktverzeichnis abgelegt, unabhängig davon welche Art von Dokument erzeugt wird.
Die Einstellungen im Bereich "Unterverzeichnisse" werden ignoriert.

Beispiele (Aktverzeichnis-Einstellung "1 - Ein Ordner pro Klient_Gegner")

AktenkurzbezeichnungDokumentDokumentenpfad
Müller/MaierBrief.docx\Müller_Maier\Brief.docx
Müller/Huber-01Honorarnote_2021_123.pdf\Müller_Huber-01\Honorarnote_2021_123.pdf
21/0123E-Mail_Klient_Mustermann.msg\21_0123\E-Mail_Klient_Mustermann.msg

1 - Ablage in Unterverzeichnissen

Dokumente werden im Aktverzeichnis in einem Unterordner abgelegt, abhängig davon welche Art von Dokument erzeugt wird.

  • Die Einstellungen im Bereich "Unterverzeichnisse" werden berücksichtigt.

  • Bei Verwendung dieser Option kann als Einstellung bei Dateiname nur "Aus Betreff (o.Ä.) ableiten" genutzt werden.

    • Eine Auswahl von "Pro Ordner fortlaufend numerisch" oder "Pro Ordner fortlaufend numerisch forciert" ist zwar möglich, diese Kombinationsmöglichkeit wird aber nicht gespeichert.

Beispiele (Aktverzeichnis-Einstellung "1 - Ein Ordner pro Klient_Gegner")

AktenkurzbezeichnungDokumentDokumentenpfad
Müller/MaierBrief.docx\Müller_Maier\Brief\Brief.docx
Müller/Huber-01Honorarnote_2021_123.pdf\Müller_Huber-01\Honorarnote\Honorarnote_2021_123.pdf
21/0123E-Mail_Klient_Mustermann.msg\21_0123\Email\E-Mail_Klient_Mustermann.msg

2 - Ablage in Unterverzeichnissen, außer automatisch erstellte Leistung

Dokumente werden im Aktverzeichnis in einem Unterordner abgelegt, abhängig davon welche Art von Dokument erzeugt wird.

  • Die Einstellungen im Bereich "Unterverzeichnisse" werden berücksichtigt.

  • Bei Verwendung dieser Option kann als Einstellung bei Dateiname nur "Aus Betreff (o.Ä.) ableiten" genutzt werden.

    • Eine Auswahl von "Pro Ordner fortlaufend numerisch" oder "Pro Ordner fortlaufend numerisch forciert" ist zwar möglich, diese Kombinationsmöglichkeit wird aber nicht gespeichert.

Die Einstellung ist mit folgender Ausnahme gleich wie "1 - Ablage in Unterverzeichnissen": Die automatisch erfasste Leistungen wird nicht dort abgelegt, wo das Dokument liegt.
Die Leistung wird nicht in dem Unterverzeichnis abgelegt, in dem das Dokument liegt (zB \Aktenvermerk, \Brief, \Betreibung, etc.), sondern im darüberliegenden Aktenordner (Hauptordner).

(

Hinweis: Automatisch erfasste Leistungen entstehen zB aus den Funktionen "Bearbeiten > Dokument -> Leistung", "E-Mail erstellen mit Option Leistung erstellen", "Betreibung erstellen".

)


Siehe

auch 

auch 'Besonderheiten der Ansicht "Alle Aktinhalte - Ordner"


Siehe auch 

' und 'Ordnerwahl beim Erstellen neuer Aktinhalte durch Neuanlage

Dateiname

' in der Programmhilfe (F1).

Eintrag “Dateiname”

Auswahlmöglichkeiten

Beschreibung

0 - Pro Ordner fortlaufend numerisch

Die Dokumente werden pro Ordner laufend nummeriert, die Nummerierung beginnt mit 0.

  • Die

Funktion 

  • Funktion "Ordner in der Aktenverwaltung

 wird

  • " wird mit dieser Einstellung nicht unterstützt. 
    Mehr Informationen finden Sie in der Programmhilfe (F1) im gleichnamigen Kapitel "Ordner in der Aktenverwaltung".

  • Diese Option kann bei Verwendung von Ablagestruktur "Ablage in Unterverzeichnissen" oder "Ablage in Unterverzeichnissen, außer automatisch erstellte Leistung" nicht genutzt werden.

    • Eine Auswahl per Benutzeroberfläche und Klick auf "OK" sind zwar möglich, diese Kombinationsmöglichkeit wird aber nicht gespeichert.

Hinweis für die Benennung bei Kopieren und Verschieben
Wenn Anwender mit dieser Einstellung ein Dokument kopieren, dann wird standardmäßig wie folgt nummeriert: 1.docx -> 1-1.docx -> 1-1-1.docx.

Grund: Es gibt ein Dokument "3.docx". Dieses wird in einen Unterordner verschoben, in welchem es bereits ein Dokument "3.docx" gibt.
Nun soll das Dokument nicht in "25.docx" umbenannt werden (25 ist die nächste freie Nummer), sondern es soll "3-1.docx" heißen.

Beim Verschieben/Kopieren bleibt der Dateiname möglichst gleich, falls der alte Name bereits vergeben ist, wird ein Suffix ("-1") angehängt.
Dies gilt auch für Dateien, welche aus dem Explorer oder einem E-Mail per Drag & Drop nach ADVOKAT übernommen werden, beispielsweise per Drag & Drop.

1 - Pro Ordner fortlaufend numerisch forciert

Die Dokumente werden pro Ordner laufend nummeriert, die Nummerierung beginnt mit 0.

  • Die

Funktion 

  • Funktion "Ordner in der Aktenverwaltung

 wird

  • " wird mit dieser Einstellung nicht unterstützt. 
    Mehr Informationen finden Sie in der Programmhilfe (F1) im gleichnamigen Kapitel "Ordner in der Aktenverwaltung".

  • Diese Option kann bei Verwendung von Ablagestruktur "Ablage in Unterverzeichnissen" oder "Ablage in Unterverzeichnissen, außer automatisch erstellte Leistung" nicht genutzt werden.

    • Eine Auswahl per Benutzeroberfläche und Klick auf "OK" sind zwar möglich, diese Kombinationsmöglichkeit wird aber nicht gespeichert.

Hinweis für die Benennung bei Kopieren und Verschieben
Wenn Anwender mit dieser Einstellung ein Dokument kopieren, dann wird standardmäßig wie folgt nummeriert: 1.docx -> 2.docx -> 3.docx.
Auch Dateien aus E-Mails oder dem Explorer bekommen als Dateiname die nächste freie Nummer.

Hinweise

  • Diese Einstellung entspricht dem Schalter "DocNumEnforced=1" in der Konfigurationsdatei "Advokat.ini" und löst diesen Schalter ab.

  • Im Fenster "Dokument erstellen" ist das Feld "Dateiname" bei Verwendung dieser Einstellung deaktiviert.

    • Mehr Informationen finden Sie in der Programmhilfe (F1) im Kapitel "Dokument erstellen".

  • Bei Anbindung von ADVOKAT an Microsoft SharePoint steht diese Option nicht zur Verfügung, siehe Kapitel

Aktverzeichnis und Dateiname

2 - Aus Betreff (o.Ä.) ableiten

Es wird automatisch ein sprechender Dateiname erzeugt.

  • Bei Briefen und E-Mails (Dokument erstellen, E-Mail erstellen) wird

der 

  • der Betreff

 aus

  •  aus dem Aktenstamm als Dateiname vorgeschlagen.

  • Bei Betreibungen der Honorartext der Leistung und bei Honorarnoten der Betreff des offenen Postens.

...

Dies ist sozusagen der erste Teil des Speicherorts, der Pfad des ADVOKAT Dokumente-Verzeichnisses.

Es darf nur ein Pfad verwendet werden, der existiert (Laufwerk und Verzeichnis).
Wenn Sie ein nicht existierendes Laufwerk oder Verzeichnis eintragen, erscheint die Meldung "Der Wert ist ungültig.".
Im Bedarfsfall muss der Netzlaufwerk oder Verzeichnis daher zuvor per Windows Explorer angelegt werden. 

Eine Änderung ist möglich, auch nachträglich, Details siehe Kapitel Stammverzeichnis ändern.

...

Wird der Dateiname von ADVOKAT vorgeschlagen, so kann die maximale Anzahl von Zeichen für den vorgeschlagenen Dateinamen limitiert werden.
Die Überlänge wird automatisch abgeschnitten. Die Limitierung beschränkt sich auf den Dateinamen, die Dateiendung (Beispiel: .docx) wird ignoriert.

Ausgenommen davon sind Dokumente, welche per Menüpunkt "Dokument" > "Dokument erstellen" oder per Betreibung erzeugt werden.
Deren maximale Dateinamelänge ist immer auf 100 Zeichen begrenzt.

...

für alle Dokumente mit Endung .eml und .msg

...

für alle Dokumente mit Betreff *Brief*

...

Alle Dokumente mit Betreff *Honorar* oder die mit einem OP verbunden sind

...

Alle Protokolle (Dokumentstatus = PRT)

...

kein Unterordner

Der Start der Funktion erfolgt mit dem Menüpunkt: Programme / Aktenverwaltung / Dokument / Konvertieren / Ältere Dokumente in Aktenordner konvertieren.
Man kann die Konvertierung beliebig oft starten und unterbrechen. Wenn sie vollständig durchgelaufen ist, dann merken wir uns das und der Menüpunkt wird unsichtbar geschaltet.
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Hinweis: Die Konvertierung kann je nach Datenumfang auch mehr als 24 Stunden dauern. Man kann sie gefahrlos unterbrechen und später fortsetzen. Man kann sie nicht rückgängig machen!
Ein Dokument kann nicht verschoben werden, wenn es zwar eine Datei im Ordner JJ/MM gibt, aber in ADVOKAT kein Dokumentendatensatz mehr existiert.
Dann wissen wir nicht, zu welchem Akt das Dokument gehört. Diese Dateien bleiben unberührt wo sie sind.
5. Absolute und relative Pfade
Beispiel für einen absoluten Pfad: "S:\Dokumente\Verträge\Kaufvertrag_Klient_XYZ.docx".
Beispiel für einen relativen Pfad: "Klient_Mustermann\Aufbau\Rechnung_Kaufvertrag.pdf". Hier wird der Pfad mit dem Pfad aus Feld "Stammverzeichnis" kombiniert.
Der vollständige Pfad lautet dann: "C:\ADVOKAT\DATEN\WINWORD\Klient_Mustermann\Aufbau\Rechnung_Kaufvertrag.pdf".
Wenn ein Dokument aus ADVOKAT erstellt wird, verwendet ADVOKAT immer relative Pfadnamen. Die Datei wird im ADVOKAT Stammverzeichnis abgespeichert.
6. Gelöschte Dokumente
Wenn in ADVOKAT ein Datensatz Dokument gelöscht wird, mit dem eine Datei verbunden ist, dann wird die Datei selbst niemals gelöscht.
Eine Datei, die im ADVOKAT Stammverzeichnis abgelegt ist (relativer Pfad) wird in einen Papierkorb verschoben.
Eine Datei, die mit einem absoluten Pfad verbunden ist, wird überhaupt nicht tangiert.
Bei Dateisystem "Windows-Dateisystem" wird die Datei in den ADVOKAT Papierkorb, bei Dateisystem "Microsoft SharePoint" in den SharePoint Papierkorb verschobenUnterbereich “Dateiablage”, Eintrag “Standard Dateiablage” und “Weitere Dateiablage”

Auswahlmöglichkeiten

Beschreibung

0 - Windows-Dateisystem

Dies ist die ADVOKAT Standardeinstellung. Dokumente (Dateien) werden im Ordner laut Einstellung "Stammverzeichnis" abgespeichert.
Beim Stammverzeichnis handelt es sich um einen Ordner am ADVOKAT Fileserver.

1 - Microsoft SharePoint Dokumentenmanagement

Diese Einstellung ist nicht auswählbar und steht nur zur Verfügung, wenn ADVOKAT auf Microsoft SharePoint On-Premise migriert wurde.
Mehr Informationen dazu finden Sie im Kapitel Einstellungen Dokumentablage bei Microsoft SharePoint.

2 - Autonomy Dokumentenmanagement

Dieses Dokumentenmanagement-System wird nur eingeschränkt unterstützt.
Diese Einstellung ist nicht auswählbar und steht nur zur Verfügung, wenn die Umstellung durch den ADVOKAT Support erfolgt ist.

4 - EDocs Dokumentenmanagement

Dieses Dokumentenmanagement-System wird nur eingeschränkt unterstützt.
Diese Einstellung ist nicht auswählbar und steht nur zur Verfügung, wenn die Umstellung durch den ADVOKAT Support erfolgt ist.

5 - DOMEA Dokumentenmanagement

Dieses Dokumentenmanagement-System wird nur eingeschränkt unterstützt.
Diese Einstellung ist nicht auswählbar und steht nur zur Verfügung, wenn die Umstellung durch den ADVOKAT Support erfolgt ist.

7 - iManage Dokumentenmanagement

Dieses Dokumentenmanagement-System wird nur eingeschränkt unterstützt.
Diese Einstellung ist nicht auswählbar und steht nur zur Verfügung, wenn die Umstellung durch den ADVOKAT Support erfolgt ist.

8 - SharePoint Online

Mehr Informationen dazu finden Sie im Kapitel Einstellungen Dokumentablage bei Microsoft SharePoint Online.