Der Aufruf erfolgt per Menüpunkt "System" > "Einstellungen" > Reiter "Dokumente" > Schaltfläche "Weitere Einstellungen" > Reiter "Verzeichnisse" > Schaltfläche "Einstellungen für Dokumentablage bearbeiten".
Diese Einstellungen wirken systemweit für alle Benutzer. Änderungen werden erst nach einem Neustart von ADVOKAT bei allen Benutzern wirksam.
Alle mit ADVOKAT erstellten Dokumente werden automatisch mit dem Akt verbunden und im ADVOKAT Stammverzeichnis abgespeichert.
Einstellungsänderungen werden in der Datei "...\ADVOKAT\DATEN\ADVO_LOG_*.dat" protokolliert:
- Einstellung Speicherort für Dokumente (Ordner) geändert von X auf Y
- Einstellung Dokumentname geändert von X auf Y
1. Bereich "Allgemein"
| Einstellung | Auswahlmöglichkeiten | Beschreibung | ||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Dateisystem | 0 - Windows Dateisystem | Dies ist die ADVOKAT Standardeinstellung. Dokumente (Dateien) werden im Ordner laut Einstellung "Stammverzeichnis" abgespeichert. Beim Stammverzeichnis handelt es sich um einen Ordner am ADVOKAT Fileserver. | ||||||||||||||||||
| 1 - Microsoft SharePoint Dokumentenmanagement | Diese Einstellung ist nicht auswählbar und steht nur zur Verfügung, wenn ADVOKAT auf Microsoft SharePoint migriert wurde. Mehr Informationen dazu finden Sie im Kapitel Einstellungen Dokumentablage bei Microsoft SharePoint. | |||||||||||||||||||
| 2 - Autonomy Dokumentenmanagement | Dieses Dokumentenmanagement-System wird nur eingeschränkt unterstützt. Eine Umstellung ist nur in bestimmten Fällen durch ADVOKAT möglich. | |||||||||||||||||||
| 4 - EDocs Dokumentenmanagement | Dieses Dokumentenmanagement-System wird nur eingeschränkt unterstützt. Eine Umstellung ist nur in bestimmten Fällen durch ADVOKAT möglich. | |||||||||||||||||||
| 5 - DOMEA Dokumentenmanagement | Dieses Dokumentenmanagement-System wird nur eingeschränkt unterstützt. Eine Umstellung ist nur in bestimmten Fällen durch ADVOKAT möglich. | |||||||||||||||||||
| 7 - iManage Dokumentenmanagement | Dieses Dokumentenmanagement-System wird nur eingeschränkt unterstützt. Eine Umstellung ist nur in bestimmten Fällen durch ADVOKAT möglich. | |||||||||||||||||||
| Aktverzeichnis | 1 - Ein Ordner pro Akt (Auer_ZellGe) | Unter dem Stammverzeichnis wird ein Unterverzeichnis für jeden Akt erstellt, der in ADVOKAT angelegt ist und für den zumindest einmal ein Dokument gespeichert wurde.
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| 2 - Ein Ordner pro Klient\Gegner (Auer\ZellGe) | Unter dem Stammverzeichnis werden Unterverzeichnisse in zwei Ebenen gebildet.
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| 3 - Ein Ordner pro Causa_Klient_Gegner (Zivil_Auer_ZellGe) | Unter dem Stammverzeichnis wird ein Unterverzeichnis für jeden Akt erstellt, der in ADVOKAT angelegt ist und für den zumindest einmal ein Dokument gespeichert wurde.
| |||||||||||||||||||
| 4 - Ein Ordner pro Causa\Klient_Gegner (Zivil\Auer_ZellGe) | Unter dem Stammverzeichnis wird ein Unterverzeichnis pro Causa, die Akten als Unterverzeichnis zur zugehörigen Causa erstellt.
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| 5 - Ein Ordner pro Jahr\Monat (\01-12) | Es wird ein Verzeichnis bestehend aus Jahr und Monat erstellt, zB "01-12" ist das Verzeichnis für alle Dokumente im Dezember 2001. | |||||||||||||||||||
| Ablagestruktur | 0 - Ablage im Aktverzeichnis (nicht strukturiert) | Dokumente werden direkt im Aktverzeichnis abgelegt, unabhängig davon welche Art von Dokument erzeugt wird.
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| 1 - Ablage in Unterverzeichnissen | Dokumente werden im Aktverzeichnis in einem Unterordner abgelegt, abhängig davon welche Art von Dokument erzeugt wird.
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| 2 - Ablage in Unterverzeichnissen, außer automatisch erstellte Leistung | Dokumente werden im Aktverzeichnis in einem Unterordner abgelegt, abhängig davon welche Art von Dokument erzeugt wird. | |||||||||||||||||||
| Dateiname | 0 - Pro Ordner fortlaufend numerisch | Die Dokumente werden pro Ordner laufend nummeriert, die Nummerierung beginnt mit 0. | ||||||||||||||||||
| 1 - Pro Ordner fortlaufend numerisch forciert | Die Dokumente werden pro Ordner laufend nummeriert, die Nummerierung beginnt mit 0.
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| 2 - Aus Betreff (o.Ä.) ableiten | Es wird automatisch ein sprechender Dateiname erzeugt. |
2. Bereich "Unterverzeichnisse"
In den einzelnen Modulen von ADVOKAT werden Dokumente je nach Art automatisch in vordefinierten Unterverzeichnissen (Unterordnern) abgespeichert.
Diese Einstellungen werden nur berücksichtigt wenn im Bereich "Allgemein" als Ablagestruktur eine der folgenden Optionen genutzt wird:
"1 - Ablage in Unterverzeichnissen" oder "2 - Ablage in Unterverzeichnissen, außer automatisch erstellte Leistung"
Ist in der Spalte "Standardwert" kein Unterordner angegeben, so wird das Dokument im Aktenordner (Hauptordner) und nicht in einem Unterordner gespeichert.
| Modul/Funktion | Beschreibung | Standardwert |
|---|---|---|
| Aktenvermerk* | Aktenvermerke welche in Akten-, Dokumentverwaltung oder Telefonassistent erstellt werden. | Aktenvermerk |
| Brief* | Briefe welche in Aktenverwaltung per Dokument erstellen erzeugt werden. | Brief |
| Schriftsatz* | Schriftsätze welche in Aktenverwaltung per Dokument erstellen erzeugt werden. | Schriftsatz |
| Betreibung erstellen | Dokumente welche in Aktenverwaltung bei einer Betreibung erstellt werden. | Betreibung |
| Buchungsprotokolle | Protokolle bei der Erfassung einer Buchung | Protokoll |
| E-Mails erstellen, aus Outlook übernehmen | E-Mails welche in Aktenverwaltung erstellt oder aus Microsoft Office Outlook übernommen werden. | |
| Honorarmahnung erstellen | Honorarmahnungen welche in Aktenverwaltung oder OP-Verwaltung erstellt werden. | Honorarnote |
| Honorarnoten erstellen | Honorarnoten, Beschlussnoten, Gerichtskostennoten welche in Aktenverwaltung oder OP-Verwaltung erstellt werden. | Honorarnote |
| Insolvenzcheck | Dokumente welche bei Verwendung des Insolvenzcheck erstellt werden. | Betreibung |
| Leistung erfassen aus Online | Dokumente welche in ADVOKAT Online erstellt und nach ADVOKAT übernommen werden. | |
| Offene Posten - Akonto anfordern | Akontoanforderungen welche in Aktenverwaltung erstellt werden. | |
| Offene Posten stornieren | Stornonoten welche in Aktenverwaltung erstellt werden. | Brief |
| PDFs beim ERV Hinverkehr | Hinverkehr im ERV (Elektronischen Rechtsverkehr) | Betreibung |
| PDFs beim ERV Rückverkehr | Rückverkehr im ERV (Elektronischer Rechtsverkehr) | Betreibung |
| Vertragsassistent | Dokumente welche im Vertragsassistenten erstellt werden. | Betreibung |
| Zahlungseingangsprotokoll | Protokolle bei der Erfassung eines Zahlungseingangs | Protokoll |
Hinweis: Bei den oben mit * gekennzeichneten Funktionen wird der Ordner aus dem Feld Art im Fenster Dokument erstellen abgeleitet.
Der Ordner kann weiters im Feld Dokumentname beeinflusst werden. Siehe dazu Dokument erstellen.
3. Bereich "Windows-Dateisystem"
Dieser Bereich steht nur zur Verfügung, wenn unter "Allgemein" als Dateisystem "Windows Dateisystem" konfiguriert ist.
| Einstellung | Beschreibung | Standardwert |
|---|---|---|
| Stammverzeichnis | Dies ist sozusagen der erste Teil des Speicherorts, der Pfad des ADVOKAT Dokumente-Verzeichnisses. Es darf nur ein Pfad verwendet werden, der existiert (Laufwerk und Verzeichnis). Eine Änderung ist möglich, auch nachträglich, Details siehe Kapitel Stammverzeichnis ändern. | ...\ADVOKAT\Daten\WINWORD\ |
| Maximale Dateinamenlänge | Wird der Dateiname von ADVOKAT vorgeschlagen, so kann die maximale Anzahl von Zeichen für den vorgeschlagenen Dateinamen limitiert werden. Ausgenommen davon sind Dokumente, welche per Menüpunkt "Dokument" > "Dokument erstellen" oder per Betreibung erzeugt werden. | 400 |
4. Funktion "Ältere Dokumente in Aktenordner konvertieren"
Einige Kunden haben historisch bedingt die (veraltete) Aktverzeichnis-Einstellung "Ein Ordner pro Jahr und Monat" und Dateiname-Einstellung "Pro Ordner fortlaufend numerisch".
Die Aktverzeichnis-Einstellungen "Ein Ordner pro Akt" und "Ein Ordner pro Klient\Gegner" wurden erst später eingeführt.
Seit Einführung der Ansichten in der Aktenverwaltung (1.7.2010) empfehlen wir die Verwendung der Einstellung "Ein Ordner pro Akt". Die Dokumentablage erfolgt aktbezogen.
Wenn ADVOKAT vom alten auf das neue System umgestellt wird, hat man zwei verschiedene Ordnerstrukturen: alte Dokumente in einem Jahr/Monat-Ordner und neu Dokumente im Aktenordner.
Es gibt daher eine Funktion, die alle Dokumente aus den Jahr/Monat-Ordnern in aktbezogene Ordner verschiebt. In der neuen Ordnerstruktur gibt es einen Ordner pro Akt und dort alle Dokumente zum Akt.
Zusätzlich werden die übernommenen Dokumente automatisch in Unterordner gegliedert wie folgt:
| Typ | Beschreibung |
|---|---|
für alle Dokumente mit Endung .eml und .msg | |
| Brief | für alle Dokumente mit Betreff *Brief* |
| Honorarnote | Alle Dokumente mit Betreff *Honorar* oder die mit einem OP verbunden sind |
| Protokoll | Alle Protokolle (Dokumentstatus = PRT) |
| Alle anderen | kein Unterordner |
Der Start der Funktion erfolgt mit dem Menüpunkt: Programme / Aktenverwaltung / Dokument / Konvertieren / Ältere Dokumente in Aktenordner konvertieren.
Man kann die Konvertierung beliebig oft starten und unterbrechen. Wenn sie vollständig durchgelaufen ist, dann merken wir uns das und der Menüpunkt wird unsichtbar geschaltet.
Hinweis: Die Konvertierung kann je nach Datenumfang auch mehr als 24 Stunden dauern. Man kann sie gefahrlos unterbrechen und später fortsetzen. Man kann sie nicht rückgängig machen!
Ein Dokument kann nicht verschoben werden, wenn es zwar eine Datei im Ordner JJ/MM gibt, aber in ADVOKAT kein Dokumentendatensatz mehr existiert.
Dann wissen wir nicht, zu welchem Akt das Dokument gehört. Diese Dateien bleiben unberührt wo sie sind.
5. Absolute und relative Pfade
Beispiel für einen absoluten Pfad: "S:\Dokumente\Verträge\Kaufvertrag_Klient_XYZ.docx".
Beispiel für einen relativen Pfad: "Klient_Mustermann\Aufbau\Rechnung_Kaufvertrag.pdf". Hier wird der Pfad mit dem Pfad aus Feld "Stammverzeichnis" kombiniert.
Der vollständige Pfad lautet dann: "C:\ADVOKAT\DATEN\WINWORD\Klient_Mustermann\Aufbau\Rechnung_Kaufvertrag.pdf".
Wenn ein Dokument aus ADVOKAT erstellt wird, verwendet ADVOKAT immer relative Pfadnamen. Die Datei wird im ADVOKAT Stammverzeichnis abgespeichert.
6. Gelöschte Dokumente
Wenn in ADVOKAT ein Datensatz Dokument gelöscht wird, mit dem eine Datei verbunden ist, dann wird die Datei selbst niemals gelöscht.
Eine Datei, die im ADVOKAT Stammverzeichnis abgelegt ist (relativer Pfad) wird in einen Papierkorb verschoben.
Eine Datei, die mit einem absoluten Pfad verbunden ist, wird überhaupt nicht tangiert.
Bei Dateisystem "Windows-Dateisystem" wird die Datei in den ADVOKAT Papierkorb, bei Dateisystem "Microsoft SharePoint" in den SharePoint Papierkorb verschoben.