1.12.7.4 Durchführung

Anleitung

1. Verbinden Sie sich per Remotedesktop auf den Microsoft SharePoint-Server, als Windows Benutzerkonto muss der SharePoint-Administrator gewählt werden.
   • Navigieren Sie per Windows Explorer das ADVOKAT Backend unter "...\ADVOKAT\Admin\Support\Adv2SharePoint" und öffnen die Datei "Arbeitszeiten.xml" mit einem Texteditor.
   • Mehr Informationen finden Sie im Kapitel Arbeitszeiten.xml. Passen Sie in den Feldern "Beginn" und "Ende" an Ihre Nutzungszeiten von ADVOKAT im Unternehmen an.
   • Wird ADVOKAT am Samstag und Sonntag genutzt, so sind Felder "Beginn" und "Ende" dort zu befüllen.
     
     
2. Starten Sie das SharePoint-Tool "Advokat8.DMS.SharePoint.Manager.exe" im Verzeichnis laut Schritt 1.
   Geben Sie im Feld "Advokat.ini" per Schaltfläche "Öffnen" den Pfad zur Konfigurationsdatei "Advokat.ini" an. Achten Sie darauf, den Pfad zur Datei wie aus Sicht eines Arbeitsplatzes anzugeben.
   
   
   
3. Im Bereich "Standard DMS festlegen" müssen die Felder "DMS für neue Akten" und "DMS für Dokumente ohne Aktenbezug" angepasst werden.
   • In beiden Feldern ist in der Dropdownliste der Eintrag "...\ADVOKAT\Daten\Winword\" zu wählen. Abschließend klicken Sie auf "Anwenden".
     
     
     
   • Stellen Sie sicher, dass auf allen Arbeitsplätzen ADVOKAT und Microsoft Office Outlook geschlossen und erneut gestartet wird.
   • Falls AdvoAll (siehe Kapitel ADVOKAT AdvoAll) in Verwendung ist muss der Dienst "AdvoAll" am AdvoAll-Gerät per Diensteverwaltung neu gestartet werden.
     • Starten Sie auf einem beliebigen Arbeitsplatz unter "C:\Program Files (x86)\Advokat\AdvoAll.exe". Dort sehen Sie ob und wo AdvoAll eingesetzt wird.
       
       
4. Markieren Sie im Bereich "Bibliotheken verwalten" die Dokumentbibliothek und wählen "Retour migrieren".
   
   
   

5. Es erscheint das Fenster "Fortschritt Migration" wo Sie den aktuellen Stand sehen. Warten Sie bis die Migration abgeschlossen ist.

   • Dies erkennen Sie daran, dass das Fenster "Fortschritt Migration" geschlossen wird und man retour in das Hauptfenster gelangt.

   • Die Dauer ist abhängig davon wie viele Akten und Dokumente es in ADVOKAT gibt und wie performant der Datenbank- und SharePointserver sind.

     Fortschrittsbalken	Beschreibung
     Oben	Aktueller Ordner / Gesamtanzahl Ordner Ordnerpfad, daran erkennt man auch die Aktenkurzbezeichnung
     Unten	Anzahl Dokumente im aktuellen Ordner Datei

     
     
     

6. Führen Sie einen zweiten Durchlauf der Migration durch. Dazu wiederholen Sie Schritt 4 bis 5. Dies ist erforderlich, damit Akten und Dokumente retour migriert werden, welche beim ersten Durchlauf übersprungen wurden.
   Das ist der Fall, wenn ein Dokument vom Tool nicht aufgerufen werden konnte, beispielsweise weil es von einem Anwender, Datensicherung oder Antivirensoftware in Verwendung war.
   
   
7. Markieren Sie im Bereich "Bibliotheken verwalten" die Dokumentbibliothek und wählen "Bibliothek entfernen".
   Warten Sie bis die Bibliothek gelöscht wurde und der Bereich "Bibliotheken verwalten" leer ist. Dieser Vorgang kann zwischen 5 und 15 Minuten dauern.
   
   
   
8. Navigieren Sie im ADVOKAT Backend "...\ADVOKAT\Daten\" zur Konfigurationsdatei "Advokat.ini" und öffnen Sie diese mit einem Texteditor.
   Mehr Informationen finden Sie im Kapitel Datei "Advokat.ini".
   
   

9. Entfernen Sie folgende Zeilen vollständig aus der Konfigurationsdatei.
   Sollten diese Einträge nicht existieren, so können Sie den Punkt überspringen und mit Punkt 3 fortfahren.

   ; DM-External=SP	Dokumentverwaltung mit SharePoint
   ; DM-Library=http://SharePointserver/Dokumentbibliothek	URL der SharePoint Dokumentbibliothek
   ; SSEARCH=http://SharePointserver/_vti_bin/search.asmx	URL des WebServices für die Volltextsuche
   ; DM-MaxFileSize=262144000	Maximale erlaubte Dateigröße in Microsoft SharePoint
   ; SP-Admin=ADVOKAT\testgg	Domäne\Benutzername des SharePoint-Administrators
   ; SP-AdminPW=%4#6##31#%SX#5#3,4#16#J	Verschlüsseltes Kennwort des SharePoint-Administrators

   [SP Migration]	Überschrift
   SPWWDokumente=S:\ADVOKAT\Daten\WINWORD\	Pfad zum Ordner "Winword"
   SPDatenbank=/SERVER/INSTANZ/Advokat_DATEN	Pfad zur Datenbank "ADVOKAT_Daten"
   SPTabellbank=/SERVER/INSTANZ /Advokat_TABELLEN	Pfad zur Datenbank "ADVOKAT_Tabellen"

   ; DM_MaxFileSize=1	Konfigurationsschalter von "SharePoint2Adv"
   ; DM-MaxFileSizeWarningOff=1	Konfigurationsschalter von "SharePoint2Adv"
   ; DM-NoSecurity=1	Konfigurationsschalter von "SharePoint2Adv"

10. Bei Bedarf kann Microsoft SharePoint am SharePointserver deinstalliert werden.
    • Dies ist hinsichtlich ADVOKAT nicht zwingend notwendig und sollte nur erfolgen, wenn Microsoft SharePoint ausschließlich für ADVOKAT genutzt wurde.
    • Weiters sollte die Deinstallation nicht sofort nach der Migration sondern einer Wartefrist von mindestens 14 Tagen erfolgen.
      
      
11. Bei Bedarf können die Microsoft SQL Datenbanken von Microsoft SharePoint am Datenbankserver gelöscht werden.
    Dies ist hinsichtlich ADVOKAT nicht zwingend notwendig und sollte nur erfolgen, wenn Microsoft SharePoint ausschließlich für ADVOKAT genutzt wurde.
    
    
12. Die Gruppenrichtlinien laut Kapitel Gruppenrichtlinien können bei Bedarf entfernt werden. Auch dieser Schritt ist seitens ADVOKAT nicht zwingend erforderlich.