5.7.7.2 Dateien und Ordner direkt schützen

Mit ADVOKAT und Sharepoint gibt es auch die Möglichkeit, einzelne Dokumente und andere Dateien, sowie einzelne Ordner direkt zu schützen.

Im Windows Explorer kann durch einen Rechtsklick auf eine Datei oder einen Ordner ein Kontextmenü aufgerufen werden. Dieses enthält den Menüpunkt "ADVOKAT-Sharepoint", womit ein Dialog zum Bearbeiten der Rechte der gewählten Datei / des gewählten Ordners geöffnet wird.

Abb. 161: "Kontextmenü Windows Explorer"

Dasselbe Kontextmenü kann man auch aus ADVOKAT aufrufen. Dazu muss man einen Dokumentdatensatz mit hinterlegtem Sharepoint-Dokument markieren. Das Kontextmenü heißt Sharepoint Daten ...

Hinweis: Das Öffnen des Dialoges kann etwas Zeit in Anspruch nehmen. Beachten Sie, dass der Dialog beim Öffnen manchmal hinter anderen offenen Fenstern angezeigt wird.

Abb. 162: "Sicherheitseinstellungen für Sharepoint-Dokumente"

Im Dialog können für jeden Windows-Benutzer(!) die angezeigten Rechte eingestellt werden. Die Rechte entsprechen inhaltlich den Rechten, die es auch in ADVOKAT auf Aktenebene gibt.

Nach Einrichtung von Sharepoint mit Security hat nur der Sharepoint-Administrator das Recht, Berechtigungen auf Dateien-/Ordnerebene zu verwalten. Damit andere Benutzer auch dieses Recht erhalten, muss der Sharepoint-Administrator das Recht "Advokat_Rechte_Verwalten" für die entsprechenden Benutzer zulassen.

Wenn Sie nicht über die benötigten Berechtigungen verfügen, um die Berechtigungen zu Dateien und Ordner direkt zu bearbeiten, sieht der Dialog wie folgt aus:

Abb. 163: "Sicherheitseinstellungen für Sharepoint-Dokumente"

Die Felder "Titel" und "SB" entsprechen den Feldern "Betreff" und "Von SB" im ADVOKAT-Dokumentdatensatz. Diese können ebenfalls im Dialog bearbeitet werden.

Das Feld "Eigene Berechtigungen" zeigt an, ob es für diese Datei / diesen Ordner bereits spezielle Berechtigungseinstellungen gibt (dann "Ja") oder ob nicht (dann "Nein").

Wenn eine Objekt (eine Datei / ein Ordner) spezielle Berechtigungen hat, dann können diese auch zurückgesetzt werden, sodass es wieder jene Berechtigungen erhält, welche ihm ursprünglich zukommen würden (zB die Rechte des Aktenordners). Dazu genügt ein Klick auf die Checkbox "Berechtigungen für dieses Objekt ... zurücksetzen" und "OK" oder "Übernehmen".

Wenn einem Ordner spezielle Berechtigungen zugeteilt werden, dann gelten diese auch für darin befindliche Ordner und Dateien.

Hinweis: Das gesonderte Schützen von Dateien und Ordnern reduziert die Effizienz des Sharepoint-Servers, sodass mit Sharepoint verbundene Operationen mehr Rechnerzeit in Anspruch nehmen (insbesondere die Volltextsuche). Man sollte dies nur in Einzelfällen anwenden.