Genau wie in ADVOKAT, werden auch in A4ExchangeSync die Berechtigungen für jeden Anwender geprüft.
Fehlt zum Beispiel für einen Sachbearbeiter die Berechtigung für das Modul Terminkalender, kann dieser auch keine Termine synchronisieren.
Berechtigungen, die geprüft werden:
- Allgemein > Sonstige Module > Outlook-Synchronisation durchführen
- Allgemein > Sonstige Module > Terminverwaltung öffnen
- Allgemein > Aktenverwaltung > Aktenverwaltung öffnen
- Allgemein > Aktenverwaltung > Akten erstellen
- Allgemein > Personenverwaltung > Person erstellen
- Allgemein > Personenverwaltung > Person ändern
- Allgemein > Personenverwaltung > Person löschen
- Allgemein > Personenverwaltung > Person ändern/löschen (Behörden)
- Akten > Standard-Akten > Akt sehen (erfordert SQL-Server)
- Akten > Standard-Akten > Frist ändern
- Akten > Standard-Akten > Frist, Aktzuordnung ändern
- Akten > Standard-Akten > Frist löschen
- Akten > Standard-Akten > Termin (außer Frist, Wiedervorlage) erstellen
- Akten > Standard-Akten > Termin (außer Frist, Wiedervorlage) ändern
- Akten > Standard-Akten > Termin (außer Frist, Wiedervorlage), Aktzuordnung ändern
- Akten > Standard-Akten > Termin (außer Frist, Wiedervorlage) löschen
- Akten > Standard-Akten > Wiedervorlage ändern
- Akten > Standard-Akten > Wiedervorlage, Aktzuordnung ändern
- Akten > Standard-Akten > Wiedervorlage löschen
Achtung: Gibt es neben der Aktengruppe "Standard-Akten" andere Gruppen, so müssen die Anwender dort auch über die erforderlichen Rechte verfügen!
Die anderen Berechtigungen werden dann während der Synchronisation geprüft, wenn es die Situation erfordert. Soll eine Aktion ausgeführt werden, für die die Berechtigung nicht vorhanden ist, erfolgt eine entsprechende Fehlermeldung im Protokoll und die Aktion wird abgebrochen.
Bei den Terminen gibt es für die Kategorien Frist und Wiedervorlage eigene Berechtigungen. Es ist also möglich, dass ein Anwender keine Termine löschen darf, Fristen bzw. Wiedervorlagen aber schon.
Wird beim Erstellen oder Ändern der Synchronisationspaarungen erkannt, dass Berechtigungen fehlen, erfolgt eine entsprechende Warnung. Die Paarung selbst wird dabei nicht geändert. Je nachdem, welche Berechtigungen fehlen, wird sie bei der Ausführung ignoriert (z.B. wenn der Anwender das Recht "Outlook-Synchronisation durchführen" nicht besitzt) oder mit Einschränkungen durchgeführt (z.B. keine Löschungen).
Kontakt | Termin | ||||
|---|---|---|---|---|---|
Neu | Ändern | Löschen | Neu | Ändern | Löschen |
NamenNeu muss vorhanden sein | NamenÄndern muss vorhanden sein | NamenLöschen muss vorhanden sein | TerminÄndern muss vorhanden sein | TerminÄndern muss vorhanden sein | TerminLöschen muss vorhanden sein |