In diesem Kapitel ist beschrieben wie neue Dokumentbibliotheken erstellt werden, welche auf neue Inhaltsdatenbanken zugreifen.
Möchten Sie, dass neue Dokumentbibliotheken auf existierende Inhaltsdatenbanken zugreifen, wechseln Sie zum Kapitel Dokumentbibliothek mit vorhandener Inhaltsdatenbank.
Anleitung
- Verbinden Sie sich per Remotedesktop auf den Microsoft SharePoint-Server, als Windows Benutzerkonto muss der SharePoint Administrator gewählt werden.
Öffnen Sie per Windows Explorer das ADVOKAT Backend unter "...\ADVOKAT\Admin\Support\Adv2SharePoint" und starten das SharePoint Tool "Advokat8.DMS.SharePoint.Manager.exe". - Geben Sie im Feld "Advokat.ini" per Schaltfläche "Öffnen" den Pfad zur Konfigurationsdatei "Advokat.ini" an. Achten Sie darauf, den Pfad zur Datei wie aus Sicht eines Arbeitsplatzes anzugeben.
- Klicken Sie im Bereich "Bibliotheken verwalten" rechts auf die Schaltfläche "Neu". Es öffnet sich das Fenster "Neue Dokumentbibliothek erstellen".
- Im Register "WebAnwendung bestimmen" wählen Sie in der Dropdownliste die Webanwendung aus. In der Regel wird es sich um den Eintrag mit Port 80 handeln, beispielsweise "SharePoint - 80".
- Im Register "SiteCollection bestimmen" aktivieren Sie die Checkbox "Neue SiteCollection erstellen". Geben Sie einen Namen für die neue SiteCollection an, dabei darf es sich nicht um eine URL handeln.
Beispiel: Wenn die Dokumentbibliothek "AdvokatSharePointWinword_Archiv" genannt wird, dann gibt man als Name der SiteCollection "Archiv" an.
- Im Register "Site bestimmen" sind keine Einstellungen zu wählen, es sei denn man möchte für jede SiteCollection eine eigene Site, das ist aber nicht erforderlich.
Im Register "Dokumentbibliothek und Volltextsuche" sind die Daten zur neuen Dokumentbibliothek anzugeben. Es kann jeweils immer nur eine Dokumentbibliothek erzeugt werden.
Beachten Sie vor der Erstellung einer weiteren Dokumentbiblothek Punkt 3 laut Kapitel Hinweise.Feld Beschreibung Name der neuen Dokumentbibliothek Geben Sie einen Namen für die neue Dokumentbibliothek ein.
Dieser sollte eindeutig ADVOKAT zuordenbar sein. Wir empfehlen eine dieser drei Logiken anzuwenden:
a) fortlaufende Nummerierung: Die vorhandene Dokumentbibliothek beinhaltet alle Akten ab Stichtag X, neue Dokumentbibliotheken Akten vor Stichtag X.
Beispiel: AdvSP1, AdvSP2, AdvSP3, AdvSP4
b) Kalenderjahre: Die vorhandene Dokumentbibliothek beinhaltet alle Akten des laufenden Kalenderjahres, neue Dokumentbibliotheken Akten der vorigen Jahre.
Beispiel: AdvSP, AdvSP_2005-2010, AdvSP_2010-2015, AdvSP_2015-2020
c) Lebende oder abgelegte Akten: Die vorhandene Dokumentbibliothek beinhaltet lebende Akten, die neue Dokumentbibliothek beinhaltet abgelegte Akten.
Beispiel: AdvSP, AdvSP_ArchivEigene Contentdatenbank erstellen Aktivieren Sie diese Checkbox. Um diese wählen zu können, muss zuvor eine neue SiteCollection und Site erstellt werden. Suchdienstanwendung Wählen Sie aus der Dropdownliste jene Suchdienstanwendung aus, welche in der/den existierenden Dokumentbibliothek(en) genutzt wird.
Meist gibt es nur einen Eintrag, dieser nennt sich "Search Service Application".Admin User Wählen Sie aus der Dropdownliste den SharePoint Administrator aus. Mehr Informationen dazu finden beim Feld "Administrator" hier. Admin User Kennwort Kennwort zum SharePoint Administrator. - Klicken Sie rechts auf "Erstellen" und warten Sie ab bis die Dokumentbibliothek erzeugt wurde. Dieser Vorgang kann abhängig von den gewählten Einstellungen zwischen 5 Minuten und 2 Stunden dauern.
Anschließend gelangen Sie zurück in das Hauptfenster des Tools und die neue Dokumentbibliothek wird im Bereich "Bibliotheken verwalten" angezeigt. - Wiederholen Sie Schritt 3 bis 8 für jede weitere Dokumentbibliothek, welche erstellt werden soll.
Nachdem alle erforderlichen Dokumentbibliotheken erzeugt wurden, fahren Sie mit Kapitel Optimierung Inhaltsdatenbanken fort. - Stellen Sie sicher, dass auf allen Arbeitsplätzen ADVOKAT und Microsoft Office Outlook geschlossen und erneut gestartet wird.
Falls AdvoAll (siehe Kapitel ADVOKAT AdvoAll) in Verwendung ist muss der Dienst "AdvoAll" am AdvoAll-Gerät per Diensteverwaltung neu gestartet werden.
Starten Sie auf einem beliebigen Arbeitsplatz unter "C:\Program Files (x86)\Advokat\AdvoAll.exe". Dort sehen Sie ob und wo AdvoAll eingesetzt wird.