Das Programm dient zur Synchronisation von Terminen, Personen (Kontakten) und Aufgaben mit einem Microsoft Exchange Server. Das Programm ist eine AdvoAll Anwendung, siehe Kapitel Allgemeines.
Eine Synchronisation zwischen ADVOKAT und Mobilgeräten (Smartphone/Tablet) direkt ist nicht möglich, es ist der Weg über Exchange erforderlich.
Die Einrichtung und Wartung der Synchronisation zwischen Microsoft Exchange und Mobilgeräten ist Aufgabe des IT-Betreuers.
In Exchange werden Termine, Kontakte und Aufgaben in eigenen Ordnern gespeichert. Für Termine werden die Ordner dabei als Kalender dargestellt, für Kontakte als Adressbuch und für Aufgaben als Vorgangsliste.
Dabei können jeweils mehrere Ordner erstellt werden. Es wäre also möglich, für jeden ADVOKAT Anwender einen eigenen Terminkalender, ein eigenes Adressbuch oder eine eigene Vorgangsliste zu erstellen.
Zusätzlich können in Exchange Berechtigungen für jeden Ordner vergeben werden. Ein SB kann dann zum Beispiel die Termine eines anderen sehen, aber nicht bearbeiten oder löschen.
Zur Synchronisation, der einzelnen Elemente müssen sogenannte Synchronisierungspaarungen erstellt werden. In einer Paarung wird angegeben wie Termine und/oder Personen mit Exchange synchronisiert werden sollen.
Dabei müssen folgende Angaben vorhanden sein:
- Name der Paarung
- Elemente, die synchronisiert werden sollen: Termine / Kontakte / Aufgaben
- ADVOKAT SB: damit wird die Verknüpfung zu einem Exchange User hergestellt
- Exchange Ordner, mit dem synchronisiert werden soll
- Synchronisierungsrichtung
- Synchronisation: in beide Richtungen synchronisieren
- AdvokatExport: nur Änderungen in ADVOKAT nach Exchange übernehmen
- AdvokatImport: nur Änderungen in Exchange nach ADVOKAT übernehmen
- Verhalten bei einer Kollision: Definiert eine Vorrangregel, wie die einzelnen Elemente übernommen werden, siehe Kollisionsbehandlung.
- VorrangFürNeuere: Änderungen des aktuelleren Elements werden übernommen. Änderungen des älteren Elements werden überschrieben.
- AdvokatVorrang: Es werden immer die Änderungen des Elements aus ADVOKAT übernommen.
- ExchangeVorrang: Es werden immer die Änderungen des Elements aus Exchange übernommen.
Zusätzlich können noch Einschränkungen über einen Filter erstellt werden.
Die Synchronisation mit Microsoft Exchange läuft immer als Hintergrundprozess. Er verwendet dabei die Konfiguration, die über die Oberfläche erstellt wurde.
Änderungen über die Oberfläche werden immer auch an den Hintergrundprozess weitergegeben.
Der Dienst unterstützt Synchronisationen über Abgleiche mithilfe der Aktualisierungslisten. Über Intervalle wird gesteuert, wie oft eine Synchronisation erfolgt.