12.17.2.6 Eindeutige Treuhand-Laufnummer (TH-Laufnummer)

Die Treuhand-Laufnummer ist laut Statut eindeutig zu vergeben. Es dürfen nicht zwei idente Laufnummern für unterschiedliche Treuhandakten verwendet werden.

Die TH-Laufnummer wird manuell vergeben. Im Fenster ERV-Schriftsatz, Reiter Stammdaten gibt es das Feld TH-Laufnummer. Das Feld ist nur bei bestimmten Meldungen aktiv (01 Erstmeldung, 20 Bank Kontoanfrageantrag), weil alle anderen Meldungen eine bestehende Laufnummer voraussetzen.

Man kann die Treuhand-Meldung vor dem Versenden an die RAK weitgehend vorbereiten, aber die Laufnummer vergibt man immer erst zeitnah vor dem Senden der ersten Meldung. Auf diese Weise vermeidet man Lücken, wenn es doch nicht zur Unterzeichnung und somit zum Storno der Treuhandschaft kommt.

Die Vergabe der Laufnummer geschieht mit "." Enter. Die nächste freie Nummer zusammen mit dem ERV-Code des Treuhänders wird vorgeschlagen.

Vorausgesetzt ist aber, dass in der Treuhandmeldung der Treuhänder bereits eingetragen ist (im Reiter Personen). Sonst erfolgt die Meldung:
Vor der Vergabe einer Laufnummer muss der Treuhänder erfasst sein.

Ändert man nach Vergabe der Laufnummer den Treuhänder, dann stimmt die Laufnummer nicht mehr. Sie wird zwar nicht automatisch geändert, allerdings erfolgt bei der Schriftsatzprüfung die Meldung:
Die TH-Laufnummer 'Z12345-12' passt nicht zum ERV-Code des Treuhänders. Bitte korrigieren Sie die Laufnummer.

Dies geschieht, indem man die bestehende Laufnummer mit "." Enter durch eine neue ersetzt.

ADVOKAT fügt der Treuhand-Laufnummer als Präfix den ERV-Code des Einbringers hinzu, damit unterschiedliche Treuhänder in einer Kanzlei unterscheidbar sind. In ADVOKAT sieht die TH-Laufnummer daher so aus: "<ERV-Code>-<Laufnummer>", also zB "R020026-1". Übermittelt wird aber nur <Laufnummer>.

Duplikate bei der TH-Laufnummer
Duplikate werden nicht zugelassen. Der Schriftsatz wird beim Speichern als falsch markiert und es kommt die Meldung:
Achtung: Im Akt 'Akt1' befindet sich die TH-Laufnummer 'LaufNr'. Diese Nummer muss eindeutig sein und darf nur in einem Akt vorkommen. Sie kommt aber außerdem in folgenden Akten vor: 'Akt2', 'Akt3', ...

Hinweis: Die Prüfsoftware bei der RAK bemängelt doppelt vergebenen Laufnummern.

Hinweis: Wenn Sie einen Akt kopieren, dann wird eine im Akt hinterlegte Treuhand-Laufnummer absichtlich nicht mitkopiert.

Lücken in der TH-Laufnummer
Lücken werden zugelassen, weil es eine absichtliche Startlücke geben kann.

Wenn Sie mit einer bestimmten TH-Laufnummer starten wollen, dann müssen Sie die Startnummer einmalig anlässlich der allerersten Meldung manuell im Feld TH-Laufnummer eingeben. ADVOKAT verwendet die von Ihnen vergebene Startnummer. Sie erfassen also zB "R020026-301", weil das die nächste freie Treuhand-Laufnummer (gemäß Ihrem Treuhandbuch für diesen Treuhänder) ist. Beim nächsten Treuhandakt wird die Nummer automatisch auf "R020026-302" hochgezählt.

Die Laufnummer startet nicht im nächsten Kalenderjahr wieder mit 1. Die Laufnummer soll im neuen Jahr weitergezählt werden (Auskunft RAK NÖ).

Aus den Kundmachungen der RAK:
https://raknoe.at/kundmachungen Die Laufnummer ... darf daher nicht jedes Jahr mit 1 begonnen werden. Auch fortlaufende Nummerierungen wie 2018001, 2019001 sind unzulässig und führen zwingend zur Verbesserung der Erstmeldung.

Um Lücken in den gemeldeten Treuhandschaften erkennen zu können und ausschließen zu können, dass nachträglich Treuhandschaften in der Reiter aufgenommen werden, ist die Laufnummer tatsächlich lückenlos und fortlaufend zu vergeben. Damit scheidet eine Ergänzung der Laufnummer mit der Jahreszahl aus.

Kontrolle der Laufnummer
Wenn man kontrollieren will, ob ADVOKAT die Laufnummer richtig vergeben hat oder wie die nächste Nummer zustande kommt oder ob es Lücken gibt, dann geschieht das mit dem Ausdruck Treuhandverzeichnis, der alle Laufnummern enthält.

Die Prüfsoftware bei der RAK bemängelt Lücken nicht. Für die RAK ist es auch nicht relevant, ob die Treuhandschaften in der "richtigen" Reihenfolge gemeldet werden, da es immer wieder vorkommt, dass eine spätere Treuhandschaft früher gemeldet oder schneller abgewickelt wird. Bei der Treuhandrevision wird aber geprüft, ob tatsächlich fortlaufend nummeriert wird.

Entstehen kann eine Lücke zB durch einen Testschriftsatz, der nie versendet wird oder weil eine Erstmeldung zurückgewiesen und danach gelöscht wird. Solche Lücken kann man durch die manuelle Vergabe der Laufnummer schließen.