5.7.2 Sicherheit, Kollaboration

Die allermeisten Anwaltskanzleien verwalten Ihre E-Mails in Outlook und Ihre Dokumente im Windows-Dateisystem.

Dies hat einige Nachteile:

• Die Archivierung auf der Festplatte ist nicht sehr sicher. Man kann schwer verhindern, dass jeder Mitarbeiter Dateien ansehen, löschen, ändern oder auf einem USB-Stick außer Haus bringen kann

• Die Volltextsuche in großen Datenmengen ist viel zu langsam. Es gibt sozusagen kein Pendant zu Google für die Daten des Kanzleiservers

• Es gibt keine automatisch geführte Historie eines Dokuments

Professionelle Dokumentenmanagementsysteme (DMS) lösen dieses Problem. Der Nachteil: Sie sind teuer in der Anschaffung und nicht einfach in die Kanzleiabläufe zu integrieren.

Sharepoint wurde von Microsoft als Plattform für die sichere Aufbewahrung von Dokumenten eingeführt und findet immer weitere Verbreitung. Es eignet sich durch die enge Bindung an Word und Outlook optimal als Dokumentenmanagementsystem für Kanzleien mittlerer Größe.

Die Anbindung von Microsoft Sharepoint an ADVOKAT bietet speziell für mittlere und größere Kanzleien eine leistbare Alternative. Mit vergleichsweise geringem Aufwand werden mächtige Funktionen in Ihrer Kanzlei verfügbar.

Vorteile von Sharepoint:

• Sichere Verwahrung aller Dokumente in einer Datenbank (MS SQL Server)

• Zugriff über die Security steuerbar

• Einbindung in den Windows-Explorer

• Fernzugriff für mobiles Arbeiten über Internet-Browser und Apps

• Schnelle Volltextsuche

• Automatische Versionierung

Vorteile der Integration in ADVOKAT:

• Erweiterte Security: der Zugriffsschutz eines Akts wird automatisch auf alle Dokumente im Akt übertragen

• Volltextsuche aus ADVOKAT

• Die Versionsverwaltung macht nachvollziehbar, wer wann welche Änderung in einem Dokument gemacht hat

• Jedes Dokument hat zusätzlich zum Dateinamen eine eindeutige Nummer

Sie als Anwender nutzen bei Ihrer täglichen Arbeit die gewohnte Benutzeroberfläche für E-Mail, Word und Aktenverwaltung ohne eine merkbare Änderung. Im Hintergrund sorgt Microsoft Sharepoint für die sichere Speicherung aller Dokumente in einer SQL-Server-Datenbank, für die automatische Versionierung und für den Aufbau eines schnellen Suchindex.

Sie können jederzeit alle Vorversionen eines Vertrags abrufen und miteinander vergleichen. Sie können den Volltext von 100.000 Dokumenten in wenigen Sekunden durchforsten. Sie können den Zugriff auf die Dateien (Anzeigen, Ändern, Löschen) minutiös und doch einfach regeln.