17.4.5 Personen-Security (Personen sehen)

Es ist möglich, in ADVOKAT angelegte Personen zu schützen. Geschützte Personen sind nur für die berechtigten Benutzer sichtbar. Anwenden wird man diesen Schutz im Einzelfall bei besonders sensiblen Mandanten.

Im Fenster Personen-Stammdaten gibt es das Feld Security. Man kann in diesem Feld eine Benutzergruppe auswählen. Zur Auswahl stehen alle Benutzergruppen, bei denen ich selbst Mitglied bin. Wenn zB die Benutzergruppe "Partner" eingegeben und die Person gespeichert wird, dann ist diese Person nur mehr für die Mitglieder der Benutzergruppe "Partner" sichtbar.

Folge von Personensecurity ist:

die Person kann im Fenster Personen-Stammdaten nicht aufgerufen und angezeigt werden. Auch das vollständige Eintippen der Namenskurzbezeichnung findet die Person nicht.
die Person kann in einem Namenfeld nicht eingegeben werden. Auch das vollständige Eintippen der Namenskurzbezeichnung wird nicht akzeptiert.
die Person wird im Suchassistent (auch Gesamtliste und Kombisuche) nicht angezeigt.
die Person wird bei der dynamischen Suche nicht angezeigt.
die Person wird im Suchassistent, Menüpunkte Personen / Personen zur Person und Personen / Person ist beteiligt bei Personen nicht angezeigt.
die Person ist trotzdem in Akten sichtbar, für die ein (prinzipiell nicht berechtigter) Benutzer das Recht "Akt sehen" hat.
die Person wird nicht nach Outlook oder Exchange synchronisiert. Wenn die Person aber dort bereits vorhanden ist, findet eine evtl. notwendige Rücksynchronisation statt.

Sonderfall Administratoren und Kanzleileitung:
Der Ausschluss nicht berechtigter Benutzer wirkt prinzipiell auch auf "Administratoren".

Wenn Sie Personensecurity verwenden, ist es sinnvoll, für Administratoren und die Kanzleileitung bzw. Mitarbeiter, die für die ADVOKAT Personenverwaltung zuständig sind, eine Ausnahme zu schaffen. Dazu gibt es das Recht "Alle Personen sehen". Wenn ein Benutzer oder eine Gruppe dieses Recht hat, sehen diese speziell berechtigten Benutzer alle Personen, unabhängig vom Feld Security. Wer das Recht nicht hat, unterliegt dem oberhalb beschriebenen Regime ("normale" Mitarbeiter).

Das Feld Security ist nur sichtbar, wenn das Modul Security lizenziert ist. Aus Performancegründen kann es bis zu 10 Minuten dauern, bis die Personensecurity für eine Person wirksam wird.

Eine Benutzergruppe, die in Personensecurity verwendet wird, kann nur dann gelöscht werden, wenn diese Gruppe bei keiner Personen als berechtigt erfasst ist.