5.2.1 Dokument erstellen

Aus dem Fenster Aktenverwaltung können Sie mit dem Menüpunkt Dokument / Dokument erstellen Briefe, Schriftsätze und Aktenvermerke generieren. Dabei werden in Formularen (Word-Vorlagen) bestimmte Stoppcodes (Variable) mit Daten aus dem Akt gefüllt.

Abb. 130: Fenster "Dokument erstellen"

Akt
Der aktuelle Akt wird vorgeschlagen. Das Feld Akt ist bei Aufruf aus der Aktenverwaltung disabled.

Empfänger
Alt+Pfeil-ab öffnet die Namenliste.
Strg+Pfeil-ab öffnet die Liste der Beteiligten dieses Akts.

Zusammenhang der Felder Empfänger und Art:
Bei der Art "Aktenvermerk" wird der Empfänger auf leer gesetzt.
Bei der Art "Brief" wird beim Empfänger der "Klient1" aus dem Aktenstamm eingetragen.
Bei der Art "Schriftsatz" wird das "Gericht" aus dem Aktenstamm eingetragen.
Wird das Feld Empfänger durch den Anwender manuell geändert, dann wird eine nachträgliche Änderung im Feld Art den Wert bei Empfänger nicht mehr verändern. Wird das Feld Empfänger durch den Anwender NICHT verändert, dann wird durch eine nachträgliche Änderung im Feld Art der Empfänger automatisch wie oben beschrieben eingetragen.

Wenn zu einem Beteiligten eine Zweitanschrift (Beteiligter zur Person mit Funktion = "Zweitanschrift") existiert, wird darauf mit dem Text "Zweitanschrift" in roter Schrift hingewiesen.

Tooltip:
Wenn man mit der Maus auf eines der Felder Empfänger oder zu Handen oder den zugehörigen Langtext zeigt, dann wird ein Tooltip mit der Adresse von Stoppcode #029# angezeigt. Es kann zwar sein, dass in der Vorlage ein anderer Stoppcode enthalten ist, aber es erfolgt keine Anpassung auf den tatsächlichen Stoppcode.

zu Handen
Im Aktenstamm und Personenstamm können bei Personen (Firmen) Kontaktpersonen hinterlegt werden. Briefe werden entweder an die Firma oder an die Kontaktpersonen geschrieben. Bei den Kontaktpersonen können Privatadressen hinterlegt sein oder nicht.

Siehe Kontaktpersonen bei Firmen.

Ein Brief an eine Firma mit Kontaktperson sieht so aus (die kursiven Texte kommen aus der "Kontaktperson"):

ADVOKAT Unternehmensberatung

zH Dr. Martin Mandler

Andreas-Hofer-Straße 39b

6020 Innsbruck

Sehr geehrter Herr Dr. Mandler!

Mit anderen Worten:

Name gewählter Empfänger (= Firma = Hauptperson)

zH Name von Kontaktperson

Adresse von der Hauptperson

Anrede von Kontaktperson

Art
Standardmäßig stehen die Arten Brief, Schriftsatz, Aktenvermerk zur Verfügung.

Je nach Auswahl erfolgen in den Feldern Empfänger und Betreff unterschiedliche Vorschläge.

Je nach Auswahl erfolgt im Feld Dateiname ein Vorschlag für den Unterordner.
Hinweis: Wenn die Funktion Dokument erstellen aus einem Unterordner der Aktenverwaltung aufgerufen wird, dann ergibt sich der Unterordner daraus.

Bei manchen Kanzleien gibt es abweichende oder zusätzliche Einträge. Für jede "Art" kann ein eigenes Standard-Unterverzeichnis definiert werden. Die Dokumentation findet sich in ADVOKAT Technisches Handbuch - Einstellungen Dokumentablage.

Zeichen
Sachbearbeiterkürzel bzw. Diktatzeichen für einen Brief (siehe Stoppcode #080# : Sachbearbeiterkennzeichen).

Beim Erfassen einer Leistung wird Zeichen als Sachbearbeiterkürzel übernommen, "Mag. M/CB" wird zu den Sachbearbeiterküzeln M und CB.

Für das Briefpapier (Stoppcode #806a# : Rechtsanwaltsindividueller Text (Briefkopf)) wird angenommen, dass alles bis zum ersten Leerzeichen oder Schrägstrich "/" das Rechtsanwaltskürzel ist.

Das zuletzt verwendete Zeichen wird beim nächsten Aufruf vorgeschlagen.

Vorlage
Liste der Word-Vorlagen für Briefe, Aktenvermerke, Schriftsätze, etc.
Für das Aufnehmen neuer Vorlagen, das Ändern der Texte oder der Reihenfolge, siehe ADVOKAT Technisches Handbuch - Kanzlei.xml.

Betreff
Ein Betreff kann an zwei Stellen erfasst werden:

Im Fenster Aktenstamm , Reiter Stammdaten, Feld Betreff
Im Fenster Aktenstamm, Reiter Beteiligte, Spalte Betreff zu jedem Beteiligten

Der Betreff Im Fenster Dokument erstellen wird in folgender Reihenfolge herangezogen:

Betreff der "zu Handen"-Person (wenn vorhanden)
Betreff des "Empfängers", wenn der Betreff bei der "zu Handen"-Person leer ist oder gar keine "zu Handen"-Person angegeben ist
Betreff aus dem Fenster Aktenstamm , Reiter Stammdaten, Feld Betreff

Dateiname
Der Ordner- und Dateiname wird gemäß den Einstellungen vorgeschlagen.
Bei bestimmten Umgebungen oder Einstellungen ist das Feld Dateiname disabled.

Zu diesem Zeitpunkt existiert die Datei noch nicht. Der Dateiname kann geändert werden. Wenn es die Datei bereits gibt, dann wird weiternummeriert, zB "-1". Ungültige Zeichen werden durch "_" ersetzt. Man kann keine bestehende Datei überschreiben.

Zu diesem Zeitpunkt existiert ein ev. manuell angegebener Ordner noch nicht. Das "..." Icon ruft den Explorer (Modus Dateiauswahl) auf. Ein anderer Ordner kann ausgewählt werden.

Wenn im Feld Dateiname zB "Neuer Ordner\...." eingegeben wird, dann bewirkt dies automatisch die Anlage und Speicherung des Dokuments in diesem Unterordner. Wenn der Ordner noch nicht existiert, wird er angelegt.

Hinweis: Bei der Einstellung "Dokumentname pro Ordner fortlaufend numerisch (forciert)" ist das Feld disabled.

Siehe Einstellungen - Dokumente.

Dokument erstellen
Die Vorlage wird mit den Variablen gefüllt, gespeichert (im Verzeichnis laut Feld Dateiname) und geöffnet. Im Akt wird ein Dokumentdatensatz erstellt.

Hinweis: In Einstellungen - Dokumente kann mit der Einstellung Bei 'Dokument erstellen' Dokumentdatensatz im Akt erstellen das Generieren des Dokumentdatensatzes verhindert werden.

Leistung erstellen (mit Dokument)
Wie Dokument erstellen, aber bevor das Dokument angezeigt wird, öffnet sich das Fenster Leistung. Das Dokument wird automatisch mit der Leistung verbunden.

OK

Das Word Dokument wird erstellt, gespeichert und geöffnet.
Im Akt wird standardmäßig ein Dokumentdatensatz erstellt.
Abhängig von der Option Leistung erstellen (mit Dokument) öffnet sich das Leistungsfenster.