17.1.2 Einstellungen - Dokumente

Der Aufruf dieses Fenster erfolgt über den Menüpunkt System / Einstellungen, Reiter Dokumente.

Diese Einstellungen wirken systemweit für alle Benutzer.

Abb. 456: Fenster "Einstellungen - Dokumente"

Word-Dokument speichern im DOCX/DOC/RTF-Format
ADVOKAT speichert automatisch erstellte Word-Dokumente in dem hier eingestellten Format. Die Standardeinstellung ist das DOCX-Format. Die anderen Formate sind veraltet.

Hinweis: Dokumente in den Formaten RTF oder DOC nach DOCX werden standardmäßig in DOCX konvertiert beim:

Öffnen eines in Advokat gespeicherten Dokuments
Verschieben eines Dokuments in einen Akt

Die Konvertierung kann mit dem Feature "KeepDocFormatUnchanged" verhindert werden.

Die von ADVOKAT ausgelieferten Vorlagen sind entweder im RTF- oder DOCX-Format. RTF wird dafür aus Kompatibilitätsgründen noch lange unterstützt werden.

Im Verzeichnis "advokat\daten\vorlagen\..." gibt es oft beide Versionen, eine Vorlage *.rtf und eine gleichnamige *.docx. Die DOCX-Vorlage wird nur herangezogen, wenn die Einstellung Word-Dokument speichern "Im docx Format" eingestellt ist, sonst wird die RTF-Vorlage verwendet.

Beispiele:

Die Einstellung ist Word-Dokument speichern "Im docx Format".
Es gibt die Vorlage \daten\vorlagen\vo\brief1.docx.
Die Vorlage wird ausgefüllt und als .docx gespeichert.
Die Einstellung ist Word-Dokument speichern "Im docx Format".
Es gibt die Vorlagen \daten\vorlagen\vo\brief1.docx und vo\brief1.rtf.
Es wird die Vorlage vo\brief1.dox ausgefüllt und als .docx gespeichert.
Die Einstellung ist Word-Dokument speichern "Im doc Format".
Es gibt die Vorlage \daten\vorlagen\vo\brief1.docx und brief1.rtf.
Es wird die Vorlage vo\brief1.rtf ausgefüllt und als .doc gespeichert.
Die Einstellung ist Word-Dokument speichern "Im doc Format".
Es gibt die kundenspezifische Vorlage \daten\vorlagen\vo\brief1.rtf.
Es gibt die ADVOKAT Original-Vorlage \daten\vorlagen\vo\original\brief1.docx.
Es wird die Vorlage vo\brief1.rtf ausgefüllt und als .doc gespeichert.

Beispiel 4 beschreibt folgenden Fall: Es gibt im Verzeichnis "advokat\daten\vorlagen\..." eine kanzleispezifische Vorlage im RTF-Format. Diese hat Vorrang vor einer von ADVOKAT gelieferten DOCX-Vorlage im Verzeichnis "advokat\daten\vorlagen\original\...".

Hinweis: Zusätzlich gibt es im Unterverzeichnis "System" Hilfsdateien, die ADVOKAT automatisch anlegt und verwaltet, nämlich brief.rtk, brief.dock und brief.advi. Für den Anwender haben sie in der Regel keine Bedeutung. Details siehe ADVOKAT Technisches Handbuch - Unterverzeichnis "System".

Bei 'Dokument erstellen' Dokumentdatensatz im Akt erstellen
Wenn diese Option eingeschalten ist (Standard), dann wird bei der Funktion Dokument erstellen sofort ein Dokumentdatensatz im Akt generiert.
Wenn diese Option ausgeschalten ist, dann wird kein Dokumentdatensatz im Akt erstellt. Manche Anwender wählen diese Option, weil sie

den Dokumentdatensatz im Akt erst mit dem Wordmakro "Leistung erfassen" im Akt speichern wollen,
ein externes DMS verwenden und Dokumente nicht im ADVOKAT Akt speichern wollen.

Hinweis: Diese Einstellung wirkt nur, wenn Sie im Fenster Dokument erstellen die Option Dokument erstellen wählen. Wenn Sie die Option Leistung erstellen (mit Dokument) wählen, wird immer ein Dokumentdatensatz mit der Datei im Aktordner angelegt und sofort das Fenster für das Erfassen einer Leistung geöffnet.

Leistung und verbundenes Dokument automatisch synchronisieren
Mit dieser Einstellung werden die Felder Datum und Betreff (Honorartext) zwischen Datensatz Leistung und verbundenem Datensatz Dokument automatisch synchronisiert:

Datum Leistung <=> Datum Dokument
Wenn in einer Leistung das Datum geändert wird, wird dieses in den Dokumentdatensatz übernommen. Wenn in einem Dokumentdatensatz das Datum geändert wird, wird dieses in die Leistung übernommen. Wenn zu einer Leistung ein Dokument verbunden wird (Drag&Drop oder Dokument verbinden, F5) und damit ein neuer Dokumentdatensatz erzeugt wird, dann erhält er automatisch das Datum der Leistung.
Honorartext Leistung <=> Betreff Dokument
Wenn in einer Leistung der Honoratext geändert wird, wird dieser in den Betreff des Dokumentdatensatzes übernommen. Wenn in einem Dokumentdatensatz der Betreff geändert wird, wird dieser in den Honoratext der Leistung übernommen.
Betreff Dokument => Dateiname
Wenn der Betreff des Dokumentdatensatzes geändert wird, wird auch der Dateiname geändert. Bei Kollisionen wird der Dateiname automatisch weiternummeriert: Name.doc -> Name-1.doc. Dies geschieht absichtlich nur in eine Richtung. Wenn das Dokument geöffnet ist, geschieht nichts.

Bei 'Dokument erstellen': Word-Datei nur im temporären Ordner speichern
Standard bei der Funktion Dokument erstellen bei Wahl der Option Nur Dokument ist, dass ADVOKAT eine Datei und einen Dokumentdatensatz im Aktordner anlegt.

Die Einstellung Word-Datei nur im temporären Ordner speichern verhindert das Anlegen einer Datei im Aktordner. Stattdessen wird die Datei im Temp-Verzeichnis angelegt. Es entsteht auch kein Dokumentdatensatz. Diese Einstellung ist sinnvoll für Kanzleien, die ein externes DMS-System verwenden.

Hinweis: Diese Einstellung wirkt nicht bei Wahl der Option Leistung erstellen (mit Dokument). Dort wird immer eine Datei im Aktordner angelegt und sofort das Fenster für das Erfassen einer Leistung geöffnet.

Kompatibilitätsmodus für Word-Dokumente
Word kennt einen sogenannten Kompatibilitätsmodus. ADVOKAT speichert ab DOCX Dokumente standardmäßig mit der höchsten zur Verfügung stehenden Wordversion.

Technischer Hinweis:
In ADVOKAT Technisches Handbuch - Konfigurationsschalter ist der Schalter „DocxCompat“ beschrieben, mit dem dieses Verhalten übersteuerbar ist.

Zum Speicherort siehe Einstellungen - Dokumente - Weitere Einstellungen - Verzeichnisse