17.1.2.4 Einstellungen - Dokument - Weitere Einstellungen - Einstellungen - Outlook

Der Aufruf dieses Fenster erfolgt über den Menüpunkt System / Einstellungen, Reiter Dokumente, Schaltfläche Weitere Einstellungen, Reiter Outlook.

Diese Einstellungen gelten pro Windows-Benutzer. Windows-Benutzer ist derjenige, der sich beim Starten von Windows anmeldet. Das muss nichts mit dem ADVOKAT Benutzer zu tun haben.

Abb. 460: Fenster "Einstellungen - Dokumente - Weitere Einstellungen - Outlook"

ADVOKAT Outlook Integration aktivieren
Mit dieser Option wird in Outlook ein sogenanntes "Add-In" installiert und im Outlook E-Mail-Fenster das Ribbon "ADVOKAT" sichtbar.

Zu den Funktionen siehe Verbindung ADVOKAT - Outlook.

Übernahme der E-Mails nach ADVOKAT

• Aus ADVOKAT erstellte E-Mails automatisch übernehmen
  Ein E-Mail, das in der Aktenverwaltung erstellt wird, erzeugt im Akt einen Dokumentdatensatz. Dieser hat den Zusatz "E-Mail noch nicht verbunden". Erst nach dem Senden wird dieser Zusatz entfernt und wird das E-Mail als MSG-Datei mit dem Dokumentdatensatz verbunden.
  Siehe E-Mail erstellen ***

• Alle versendeten E-Mails automatisch übernehmen (veraltet)
  Ein E-Mail, das in Outlook erstellt wird, kann automatisch in die ADVOKAT Dokumentliste übernommen werden. Diese Option ist heute veraltet, weil damit keine Zuordnung zu einem Akt erfolgt. Stattdessen empfehlen wir die Verwendung von Drag&Drop oder die Verbindung ADVOKAT - Outlook (Outlook Integration).

• Alle empfangenen E-Mails automatisch übernehmen (veraltet)
  ADVOKAT kann den Ordner Posteingang überwachen und alle E-Mails automatisch in die ADVOKAT Dokumentliste übernehmen. Dabei ist es allerdings nicht möglich, auf bestimmte Postfächer oder Ordner einzuschränken. Daher ist diese Option ist heute veraltet. Stattdessen empfehlen wir die Verwendung von Drag&Drop oder die Verbindung ADVOKAT - Outlook (Outlook Integration).

Kategorie ADVOKAT in Outlook anzeigen
Die Einstellung steuert, ob die Kategorie "Advokat" (ein grüner Streifen) im E-Mail angezeigt wird. Siehe Verbindung ADVOKAT - Outlook.

Achtung: Wenn man die Einstellung ändert, kann es etwas dauern, bis sie von Outlook berücksichtigt wird. Outlook neu starten ist unter Umständen nicht ausreichend, wohl aber Abmelden und neu Anmelden in Windows.

Duplikatecheck in der Outlook-Integration
Diese Option wirkt sich auf die Funktion Verbindung ADVOKAT - Outlook (Outlook Integration) aus. Wenn die Option aktiviert ist, versucht ADVOKAT bei der Übernahme von E-Mails Duplikte zu erkennen.

Details finden Sie unter Verbindung ADVOKAT - Outlook (Outlook Integration), Überschrift "Icon ! (Duplikate)".

Bei den folgenden Einstellungen kann der Duplikatecheck nicht aktiviert werden (Optionen in Einstellungen - Dokumente - Weitere Einstellungen - Verzeichnisse > Einstellungen für Dokumentenablage bearbeiten):

• Aktverzeichnis: "Ein Ordner pro Jahr / Monat"

• Dateiname: "Pro Ordner fortlaufend numerisch" oder "Pro Ordner fortlaufend numerisch forciert"

Bei neuen E-Mails im Betreff [Akurz + ANr] vorschlagen
Die Einstellung steuert, ob bei neuen E-Mails im E-Mail-Betreff die Aktenkurzbezeichnung inklusive der Aktennummer vorgeschlagen werden. Dies ermöglicht bei allen Antworten auf dieses E-Mail, eine automatische Akterkennung in der Verbindung ADVOKAT - Outlook (Outlook Integration). Vorausgesetzt natürlich, dass beim eingehenden E-Mail, die Akt-ID unverändert im Betreff enthalten ist.

Da viele Kanzleien mit ADVOKAT arbeiten und sich gegenseitig E-Mails senden, ist es möglich, dass zwei Kanzleien dieselbe Aktenkurzbezeichnung verwenden. Zur eindeutigen Erkennung muss daher eine Zusatzinformation verwendet werden. Wir nehmen die Kombination Aktenkurzbezeichnung + Datenbank-Aktnummer: [ID:AKurz:ANr].

Hinweis zur ANr: ADVOKAT zeigt diese im Fenster Aktenstamm rechts unten an.

Voraussetzung ist, dass der Anwender, die Aktenkurzbezeichnung nach außen bekannt gibt.

Diese Einstellungen ist standardmäßig aus und wirkt nur für den aktuellen Benutzer.

Hinweis: Bei der Übernahme des E-Mails nach ADVOKAT, wird die Akt-ID [ID:AKurz:ANr] nicht in den Dokumentdatensatz als Betreff und Dateinamen übernommen.

Stellen Sie sicher, dass nach der Aktivierung bzw. Deaktivierung dieser Einstellungen ADVOKAT und Outlook auf neu gestartet werden. Nur dann ist die Änderung der Einstellungen wirksam.