13.11.1 Automatische Buchungen EA-Rechnung

Ein Zahlungseingang wird in ADVOKAT in der Aktenverwaltung verzeichnet. Es kann sich um Honorar und Barauslagen, um ein Akonto oder um Fremdgeld handeln. Die Zahlung kann vom Klienten, vom Schuldner oder von einem Dritten (Versicherung, Gericht) kommen. Alle diese Zahlungen erzeugen einen Buchungsvorschlag in der EA-Rechnung.

Ebenso führt ein Zahlungsausgang, zB die Überweisung von Fremdgeld oder die Rückerstattung einer Akontozahlung zu einem Buchungsvorschlag.

Die Übernahme in die Buchhaltung ist immer optional. Die Konten werden bei einem Einnahmen-Ausgaben Rechner üblicherweise folgende sein:

Wichtiger Hinweis: Es gibt zwei Möglichkeiten Pauschalgebühren, Notariatskosten, etc. zu verbuchen: entweder als Erlös auf Barauslagen USt-frei (4000) oder erlösneutral auf das Durchlauferkonto (9110). Näheres siehe Barauslagen - Durchlaufer.

1. Honorarnote erstellen
Das Erstellen einer Honorarnote führt zwar zu einem offenen Posten in der Aktenverwaltung, aber nicht zu einer Buchung. Ein EA-Rechner verbucht keine Forderungen. Der offene Posten dient der Überwachung der Honorareingänge (Mahnwesen); er wird in der Aktenverwaltung geführt und nicht in der Buchhaltung. Ebenso erzeugt das Stornieren eines offenen Postens keine Buchung.

2. Akonto anfordern
Dies geschieht in der Aktenverwaltung mit dem Menüpunkt Honorar / Akonto anfordern. Die Anforderung wird zwar in der Aktenverwaltung in einem offenen Posten vermerkt, eine Buchung erfolgt nicht.

3. Zahlungseingang Akonto
Das Akonto wird als offener Posten im Akt eingetragen. Die Buchung wird aus der Aktenverwaltung generiert (Menüpunkt Bearbeiten / Neu / Zahlungseingang, Honorar-Akontoeingang). Es geht ein gemischtes Akonto von 400 ein für Verdienst 240 brutto, für Barauslagen USt-frei 60, für Durchlaufer 100. Folgende Buchung wird in der Buchungszwischendatei abgestellt:

Wenn Sie die Barauslagen nicht als USt-freien Erlös, sondern als Durchlaufer behandeln, wird nicht das Konto Erlöse 0% bebucht, sondern das Konto Durchlaufer (9110). Näheres siehe Barauslagen - Durchlaufer.

Hinweis: In der Buchungszwischendatei werden immer Bruttobeträge angezeigt. Sie sehen dort auch noch keine USt-Buchungen. Diese werden erst bei der Übernahme in das Journal erzeugt.

4. Zahlungseingang auf Honorarnote
Ein EA-Rechner verbucht nicht die Honorarnote, sondern den Zahlungseingang auf die Honorarnote. Angenommen die Honorarnote weist mit Berücksichtigung des obigen Akontos folgende Summen aus.

Die Buchung wird aus der Aktenverwaltung generiert (Menüpunkt Bearbeiten / Neu / Zahlungseingang, Honorar). Es wird alles bezahlt. Folgende Buchung wird in der Buchungszwischendatei abgestellt:

5. Negative Honorarnote
Theoretisch kann eine Honorarnote (teilweise) negativ sein. Es gab zB ein Akonto für Barauslagen, das höher war als der tatsächlich entstandene Barauslagenaufwand. Oder der Klient hat ein Akonto geleistet und der Schuldner hat denselben Betrag noch einmal bezahlt.

Eine solche Honorarnote erzeugt die Meldung:
Achtung: Die Honorarnote ergibt (teilweise) negative Beträge.

Die Buchungen, die aus einer solchen Honorarnoten entstehen, werden nicht stimmen. Sie müssen den Überhang an Akonto auflösen bevor Sie die Honorarnote im Akt speichern. Das geschieht durch eine Umbuchung des Akontos zB von USt-frei auf Erlöse oder durch Rücküberweisung an den Klienten.

6. Akonto Verbrauch
Angenommen es wurden wie im obigen Beispiel 100,00 als Akonto für Durchlaufer gebucht. Das Akonto wird jetzt für Pauschalgebühren verbraucht. Das Gericht zieht 100,00 vom Kanzleikonto ein. Sie müssen den Einzug wie folgt händisch buchen.

Angenommen es wurden wie im obigen Beispiel 60,00 als Akonto für Barauslagen gebucht. Das Akonto wird jetzt für Pauschalgebühren verbraucht. Das Gericht zieht 60,00 vom Kanzleikonto ein. Sie müssen den Einzug wie folgt händisch buchen.

7. Akonto umbuchen
Nehmen wir an, das Durchlauferakonto (USt-frei) wird nicht verbraucht und stattdessen auf Erlöse USt-pflichtig umgebucht (mit Honorar gegenverrechnet). Die Buchung wird aus der Aktenverwaltung generiert. Sie öffnen den offenen Posten "Akonto" und wählen dort die Schaltfläche Befehle und den Menüpunkt Akonto umbuchen. Das Fenster muss wie folgt aussehen:

Abb. 408: Fenster "Akonto umbuchen"

Folgende Buchung wird in der Buchungszwischendatei abgestellt:

Nehmen wir an das Barauslagenakonto (USt-frei) wird nicht verbraucht und stattdessen auf Erlöse umgebucht. Folgende Buchung wird in der Buchungszwischendatei abgestellt:

7. Akonto rückerstatten
Nehmen wir an, das Akonto (USt-frei) wird nicht verbraucht und stattdessen rückerstattet. Die Buchung wird aus der Aktenverwaltung generiert. Sie öffnen den offenen Posten "Akonto" und wählen dort die Schaltfläche Befehle und den Menüpunkt Akonto rückerstatten.

Die Rückerstattung gliedert sich in zwei Teile: Zuerst bucht ADVOKAT den Betrag auf das Fremdgeldkonto aus und behandelt ihn in der Folge wie Fremdgeld. Der Fremdgeldausgang erfolgt dann in einem eigenen Schritt durch Überweisung aus der Fremdgeldverwaltung (siehe dazu unten "Fremdgeldausgang"). ADVOKAT wählt diesen Weg über das Fremdgeldkonto, damit alle Zahlungen an den Klienten dort ersichtlich sind.

Folgende Buchung wird in der Buchungszwischendatei abgestellt:

Beim Durchlauferakonto:

Beim Barauslagenakonto:

8. Zahlungseingang vom Schuldner
Eine Zahlung vom Schuldner von 1000 setzt sich so zusammen: Verdienst 240,00, Barauslagen USt-pflichtig 24,00, Barauslagen USt-frei 40,00, Durchlaufer 100 und Fremdgeld 594,00;

Die Buchung wird aus der Aktenverwaltung generiert. Sie wählen die Funktion Zahlungseingang Schuldner: Folgende Buchung wird in der Buchungszwischendatei abgestellt:

9. Zahlungseingang vom Schuldner und gleichzeitig Rückerstattung Akonto
Wenn zB für Pauschalgebühren ein Barauslagenakonto erliegt und der Schuldner zahlt die Pauschalgebühren, wird die Schuldnerzahlung sofort weiterüberwiesen und das Akonto gleichzeitig aufgelöst, dh der offene Posten "Akonto" vermindert.

Man könnte man die beiden Buchungsvorgänge nacheinander ausführen:
a) zuerst den Zahlungseingang: Bank gegen Erlöse 0%
b) und anschließend die Rücküberweisung: Erlöse 0% gegen Fremdgeld

ADVOKAT kürzt diese Buchungen ab und bucht für den rücküberwiesenen Teil sofort Bank gegen Fremdgeld.

Beispiel: Zahlungseingang vom Schuldner wie oben und es wird ein Barauslagenakonto von 40,00 rückerstattet.

*) enthält 596 Fremdgeld und 40 Rückerstattung Barauslagen

Analog würde auch ein Durchlauferakonto oder ein Verdienstakonto rückerstattet werden. Die Zahlung des Schuldners landet nicht am Durchlauferkonto oder Erlöskonto, sondern wird sofort auf das Fremdgeldkonto umgeleitet.

10. Fremdgeld Eingang
Alle Fremdzahlungen werden über den Programmteil Fremdgeld abgewickelt. Ein Fremdgeldeingang kann aus einer Schuldnerzahlung entstehen oder im Programmteil Fremdgeld mit dem Menüpunkt Bearbeiten / Neu / Eingang ein Fremdgeldeingang erfasst werden.

Folgende Buchung wird in der Buchungszwischendatei abgestellt:

11. Fremdgeldausgang
Im Programmteil Fremdgeld werden mit den Menüpunkten Drucken / Überweisung oder Bearbeiten / Neu / Ausgang Fremdgeldausgänge erstellt.

Folgende Buchung wird in der Buchungszwischendatei abgestellt:

Hinweis: Bei einer Sammelüberweisung werden auf einem Überweisungsbeleg mehrere Ausgänge an einen Empfänger aufsummiert. In der Buchungszwischendatei wird aus Gründen der größeren Transparenz für jeden einzelnen Ausgang eine getrennte Buchung erstellt.

12. Fremdgeld auf Erlöse umbuchen
Im Programmteil Fremdgeld kann mit dem Menüpunkt Bearbeiten / Umbuchen auf Erlöse ein Fremdgeldeingang in ein Akonto umgewandelt werden. Wieder kann entweder ein Barauslagen-, ein Durchlaufer- oder ein Verdienstakonto erzeugt werden.

Folgende Buchung wird in der Buchungszwischendatei abgestellt:

Beim Durchlauferakonto:

Beim Barauslagenakonto:

Beim Verdienstakonto: