13.11.2 Automatische Buchungen Bilanzierung

Die Verbindung zwischen Aktenverwaltung und Buchhaltung funktioniert bei einem Bilanzierer ganz anders als bei einem EA-Rechner.

• Honorarnoten erzeugen automatisch einen offenen Posten und eine Forderungsbuchung auf dem Kundenkonto.

• Für jeden Klienten wird automatisch ein Kundenkonto erzeugt: 20+Namenskurzbezeichnung des Rechnungsempfängers.

• Ein Eingang auf eine Honorarnote gleicht den offenen Posten aus und erzeugt eine Zahlungsbuchung.

• Ein Nachlass, Skonto oder Storno führt zu einer Stornomitteilung und einer Ausbuchung (Erlösminderung).

• Ein eingehendes Akonto wird auf das Kundenkonto gebucht (ustwirksam, nicht erlöswirksam).

• Bei allen Buchungen wird berücksichtigt, dass eine Rechtsanwaltskanzlei (auch eine GmbH) die Umsatzsteuer von vereinbarten Aufwänden und vereinnahmten Erlösen berechnet.

• Die Funktion Bilanzierung kann in den Kanzleistammdaten für unterschiedliche Anwälte unterschiedlich eingestellt werden (Gemeinschaft bilanziert, Einzelanwalt ist EA-Rechner).

Die Konten werden bei einem Bilanzierer üblicherweise folgende sein:

Wenn Sie die Barauslagen nicht als USt-freien Erlös, sondern als Durchlaufer behandeln, wird nicht das Konto Erlöse 0% bebucht, sondern das Konto Durchlaufer (9110). Näheres siehe Barauslagen - Durchlaufer.

1. Honorarnote erstellen
Durch das Stellen einer Honorarnote wird ein offener Posten in der Aktenverwaltung und zusätzlich eine Forderungsbuchung erzeugt.

Angenommen die Honorarnote weist folgende Summen aus:

Üblicherweise wird die Forderungsbuchung nicht sofort beim Erstellen der Honorarnote erzeugt, sondern erst beim Versenden. Wenn alles geklärt ist, öffnen Sie den offenen Posten, kontrollieren oder ändern die Beträge, vergeben die Rechnungsnummer und wählen Befehle / Forderung verbuchen.

Folgende Buchung wird in der Buchungszwischendatei abgestellt:

Das Kundenkonto wird von ADVOKAT mit 20+Namenkurzbezeichnung vorgeschlagen. Sie können bei jeder Person ein eigenes Personenkonto hinterlegen. Siehe Personenstamm - Zusätze.

Die Umsatzsteuer wird noch nicht abgeführt und daher auf das USt-Wartekonto (3515) gebucht.

2. Akonto anfordern
Durch das Anfordern eines Akonto wird ein offener Posten in der Aktenverwaltung erzeugt, es ergeben sich aber keine Buchungen. Die Verbuchung auf das Kundenkonto erfolgt erst beim Geldeingang.

3. Zahlungseingang Akonto
Es geht ein gemischtes Akonto ein für Verdienst 240 brutto, für Barauslagen USt-frei 60, für Durchlaufer 100. Die Buchung wird aus der Aktenverwaltung generiert (Menüpunkt Bearbeiten / Neu / Zahlungseingang, Honorar-Akontoeingang).

Folgende Buchung wird in der Buchungszwischendatei abgestellt:

Hinweis: Im Unterschied zu einem EA-Rechner wird das Akonto nicht erlöswirksam verbucht, auch das Konto Durchlaufer (9110) wird nicht bebucht. Wohl aber wird aus dem USt-pflichtigen Teil (240,00 brutto) die Umsatzsteuer abgeführt. Die Buchung auf das USt-Wartekonto ist das Pendant zur Buchung unter Punkt 1. Honorarnote erstellen.

Regel: Das Kundenkonto wird immer brutto geführt. Dennoch werden am Kundenkonto USt-pflichtige und USt-freie Beträge getrennt gebucht, damit ADVOKAT weiß, aus welchem Betrag USt. zu berechnen ist.

Hinweis: In der Buchungszwischendatei werden immer Bruttobeträge angezeigt. Sie sehen dort auch noch keine USt-Buchungen. Diese werden erst bei der Übernahme in das Journal erzeugt.

4. Honorarnote mit Akontozahlung
Wenn ein Akonto geleistet wurde und in einer darauf folgenden Honorarnote abgezogen wird, vermindert das den Endbetrag. Der offene Posten wird nur in der verminderten Höhe erzeugt (wie beim EA-Rechner).

Aber für Bilanzierer gilt folgende Regel: In der Buchhaltung wird die Honorarnote in voller Höhe ohne Abzug des Akonto als Kundenforderung und Erlös verbucht. Begründung: Das Akontoeingang wurde zwar umsatzsteuerwirksam, aber nicht erlöswirksam verbucht (siehe oben Punkt 3.). Daher muss die Erlösbuchung jetzt erfolgen.

Angenommen die Honorarnote weist folgende Summen aus:

Folgende Buchung wird in der Buchungszwischendatei abgestellt:

5. Honorarnote mit Schuldnerzahlung
Im Gegensatz zu einer Akontozahlung wird ein Zahlungseingang eines Schuldners bereits beim Eingang erlöswirksam verbucht (siehe unten Punkt 10.). Daher wird die Honorarnote, in der eine Schuldnerzahlung abgezogen wird, nicht mehr voll verbucht. Auch der offene Posten wird in verminderter Höhe eingetragen. Hier gibt es somit keinen Unterschied zu einem EA-Rechner.

Regel: Wenn eine Schuldnerzahlung die Beträge der Honorarnote vermindert, dann wird die Honorarnote um die jeweils eingelangten Schuldnerzahlungen (USt-frei und USt-pfl getrennt) vermindert gebucht.

Angenommen die Honorarnote weist folgende Summen aus:

Folgende Buchung wird in der Buchungszwischendatei abgestellt:

6. Honorarnote als "Gesamtabrechnung"
Wenn man nach erfolgten Teilabrechnungen noch einmal eine Gesamtabrechnung mit allen Leistungen erstellt (dh wenn man die Option abgerechnete Leistungen aktiviert), werden die bereits abgerechneten Leistungen wiederum aufgenommen. Zusätzlich werden auch alle Teilzahlungen und alle Akonti angerechnet. Die Teilzahlungen auf voran gegangene Honorarnoten sind Akonti für die Gesamtabrechnung.

Eine solche Gesamtabrechnung kann bei einer bilanzierenden Kanzlei nicht funktionieren. Der Verdienst der voran gegangenen Honorarnoten wurde bereits auf Erlöse verbucht. Nun wird bei der Gesamtabrechnung noch einmal der Erlös ohne Abzug der Akonti verbucht. Jetzt gibt es zwei Erlösbuchungen!

Regel: Ein Bilanzierer darf im Rahmen einer Honorarabrechnung die Option Abgerechnete Leistungen aufnehmen nie verwenden! Nach einer Teilrechnung gibt es keine Gesamtrechnung mehr.

7. Negative Honorarnote
Eine Honorarnote kann bei einem Bilanzierer durch Akontozahlungen nicht negativ werden, weil er die Honorarnote ohne Abzug der Akontozahlungen in voller Höhe verbucht (siehe Punkt 4.).

Eine Honorarnote kann durch Schuldnerzahlungen negativ werden. Diese negative Honorarnote wird gleich behandelt wie eine positive Honorarnote, nur werden die Beträge auf der anderen Seite gebucht.

Angenommen die Honorarnote weist folgende Summen aus:

Folgende Buchung wird in der Buchungszwischendatei abgestellt:

Hinweis: Wir halten es nicht für gut, eine solche Honorarnote zu verbuchen. Es wäre besser die auf Verdienst und Barauslagen gebuchte Schuldnerzahlung auf Fremdgeld auszubuchen. Nur ist das, wenn die Zahlung bereits im Akt angerechnet wurde, nicht einfach.

8. Zahlungseingang auf Honorarnote
Nehmen wir an, nach dem Akontoeingang aus Punkt 3. und der Honorarnote aus Punkt 4. erfolgt jetzt die Zahlung des Klienten. Die Buchung wird aus der Aktenverwaltung generiert (Menüpunkt Bearbeiten / Neu / Zahlungseingang, Honorar-Akontoeingang).

Folgende Buchung wird in der Buchungszwischendatei abgestellt:

Das Gegenkonto zum Bankkonto ist das Kundenkonto. Dort werden die Beträge brutto eingebucht. Die Verbuchung erfolgt getrennt nach USt-Sätzen. Es gibt keine Buchungen auf die Erlöskonten mehr. Diese wurden bereits mit der Honorarnote aus Punkt 4. vollzogen.

Mit dem Honorareingang muss auch die enthaltene Umsatzsteuer von 44,00 abgeführt werden (Buchung USt-Wartekonto gegen USt-Konto).

Die Buchungen am Kundenkonto ergeben zusammengefasst einen Saldo von Null:

9. Honorarnote stornieren
Ein Bilanzierer verbucht die Honorarnote als Forderung. Selbstverständlich muss er auch das Stornieren einer Honorarnote verbuchen (und die Stornorechnung versenden). Die Buchung wird aus der Aktenverwaltung generiert. Sie öffnen den offenen Posten "Honorar" und wählen dort die Schaltfläche Befehle und den Menüpunkt Offenen Posten stornieren. Siehe dazu auch Stornieren und Löschen.

Meist wird die Möglichkeit Stornieren der Forderung mit negativen Beträgen verwendet. Es entsteht genau die gleiche Buchung wie oben Punkt 1., nur sind alle Beträge negativ.

Folgende Buchung wird in der Buchungszwischendatei abgestellt:

10. Akonto Verbrauch
Angenommen es wurden wie im obigen Beispiel Punkt 3. 100,00 als Akonto für Durchlaufer gebucht. Das Akonto wird für jetzt Pauschalgebühren verbraucht. Das Gericht zieht 100,00 vom Kanzleikonto ein. Sie müssen den Einzug wie folgt händisch buchen.

Angenommen es wurden wie im obigen Beispiel Punkt 3. 60,00 als Akonto für Barauslagen gebucht. Das Akonto wird für jetzt Pauschalgebühren verbraucht. Das Gericht zieht 60,00 vom Kanzleikonto ein. Sie müssen den Einzug wie folgt händisch buchen.

11. Akonto umbuchen
Nehmen wir an, das Durchlauferakonto (USt-frei) wird nicht verbraucht und stattdessen auf Erlöse USt-pflichtig umgebucht (mit Honorar gegenverrechnet). Die Buchung wird aus der Aktenverwaltung generiert. Sie öffnen den offenen Posten "Akonto" und wählen dort die Schaltfläche Befehle und den Menüpunkt Akonto umbuchen. Das Fenster muss wie folgt aussehen: Siehe oben Automatische Buchungen EA-Rechnung, Punkt 7.

Folgende Buchung wird in der Buchungszwischendatei abgestellt:

Diese Buchung ist fürs erste schwer verständlich. Es werden am Kundenkonto im Soll 100 (ohne USt) ausgebucht und sofort wieder im Haben 100 (brutto mit USt) eingebucht. In den 100 brutto sind jetzt 16,67 USt enthalten. Diese werden abgeführt (Buchung USt-Wartekonto gegen USt-Konto).

12. Akonto rückerstatten
Nehmen wir an, das Akonto wird nicht verbraucht und statt dessen rückerstattet. Die Buchung wird aus der Aktenverwaltung generiert. Sie öffnen den offenen Posten "Akonto" und wählen dort die Schaltfläche Befehle und den Menüpunkt Akonto rückerstatten.

Die Rückerstattung gliedert sich in zwei Teile: Zuerst bucht ADVOKAT den Betrag auf das Fremdgeldkonto aus und behandelt ihn in der Folge wie Fremdgeld. Der Fremdgeldausgang erfolgt dann in einem eigenen Schritt durch Überweisung aus der Fremdgeldverwaltung (siehe dazu unten "Fremdgeldausgang"). ADVOKAT wählt diesen Weg über das Fremdgeldkonto, damit alle Zahlungen an den Klienten dort ersichtlich sind.

Folgende Buchung wird in der Buchungszwischendatei abgestellt:

Wenn im Akonto keine USt enthalten war:

Wenn im Akonto USt enthalten war, muss zusätzlich das USt-Konto entlastet werden:

12. Zahlungseingang vom Schuldner
Eine Zahlung vom Schuldner von 1000 setzt sich so zusammen: Verdienst 240,00, Barauslagen USt-pflichtig 24,00, Barauslagen USt-frei 40,00, Durchlaufer 100 und Fremdgeld 596,00;

Die Buchung ist gleich wie bei einem EA-Rechner. Sie wird aus der Aktenverwaltung generiert. Sie wählen die Funktion Zahlungseingang Schuldner. Folgende Buchung wird in der Buchungszwischendatei abgestellt:

13. Zahlungseingang vom Schuldner und gleichzeitig Rückerstattung Akonto
Wenn zB für Pauschalgebühren ein Barauslagenakonto erliegt und der Schuldner zahlt die Pauschalgebühren, wird die Schuldnerzahlung sofort weiterüberwiesen. Die Zahlung des Schuldners landet nicht am Durchlauferkonto oder Erlöskonto, sondern wird sofort auf das Fremdgeldkonto umgeleitet. Gleiches gilt für Verdienstakonti.

Gleichzeitig wird das Akonto aufgelöst, dh der offene Posten "Akonto" vermindert.

Der Vorgang Rückerstattung gliedert sich somit in mehrere Teile:

• Trotz Widmung auf Erlöse, Barauslagen oder Durchlaufer wird der akontierte Betrag nicht als Erlös einbehalten, sondern auf das Fremdgeldkonto umgeleitet (Rückerstattung).

• Im Akt wird das Akonto (offener Posten) um den rückerstatteten Teil vermindert.

• Das am Kundenkonto liegende Akonto wird jetzt erlöswirksam verbucht (Kundenkonto gegen Erlöse und, wenn im Akonto Umsatzsteuer enthalten ist, zusätzlich gegen USt-Wartekonto). In diesem Punkt ist der Buchungsvorgang unterschiedlich vom EA-Rechner; im Unterschied zum EA-Rechner hat der Bilanzierer das Akonto noch nicht erlöswirksam verbucht.

Beispiel: Eine Zahlung vom Schuldner von 1000 wird so angerechnet:
a) Verdienst 240,00, Barauslagen USt-pflichtig 24,00, Barauslagen USt-frei 40,00, Durchlaufer 100 und
b) Fremdgeld 596.

ADVOKAT weiß aber, dass Akonti in der Kanzlei liegen, und zwar Verdienst 144, Akonto USt-frei 30, Durchlaufer 100. Diese Akonti wurden noch nicht erlöswirksam verbucht.

Trotz Widmung von 240,00 +24,00 + 40,00 + 100 auf Erlöse und Durchlaufer werden diese akontierten Beträge als Fremdgeld weitergeleitet. An Fremdgeld fällt somit in Summe 596 + 144 + 30 + 100 = 870 an.

Folgende Buchung wird in der Buchungszwischendatei abgestellt:

*) 596 + 144 + 30 + 100 = 870

Zusätzlich wird das Akonto in Höhe von 144 + 30 + 100 im Akt vermindert; es ist "verbraucht".

Weil ein Akonto beim Bilanzierer nicht bereits beim Zahlungseingang als Erlös gebucht wird, erfolgt die Erlösbuchung jetzt:

*) 144 + 30 + 100 = 274

14. Fremdgeld Eingang
Keine Änderungen gegenüber einem EA-Rechner. Alle Fremdzahlungen werden über den Programmteil Fremdgeld abgewickelt. Ein Fremdgeldeingang kann aus einer Schuldnerzahlung entstehen oder im Programmteil Fremdgeld mit dem Menüpunkt Bearbeiten / Neu / Eingang ein Fremdgeldeingang erfasst werden.

Folgende Buchung wird in der Buchungszwischendatei abgestellt:

15. Fremdgeldausgang
Keine Änderungen gegenüber einem EA-Rechner. Im Programmteil Fremdgeld werden mit den Menüpunkten Drucken / Überweisung oder Bearbeiten / Neu / Ausgang Fremdgeldausgänge erstellt.

Folgende Buchung wird in der Buchungszwischendatei abgestellt:

Hinweis: Bei einer Sammelüberweisung werden auf einem Überweisungsbeleg mehrere Ausgänge an einen Empfänger aufsummiert. In der Buchungszwischendatei wird aus Gründen der größeren Transparenz für jeden einzelnen Ausgang eine getrennte Buchung erstellt.

16. Fremdgeld auf Erlöse umbuchen

Im Programmteil Fremdgeld kann mit dem Menüpunkt Bearbeiten / Umbuchen auf Erlöse ein Fremdgeldeingang in ein Akonto umgewandelt werden. Wieder kann entweder ein Barauslagen-, ein Durchlaufer- oder ein Verdienstakonto erzeugt werden.

Folgende Buchung wird in der Buchungszwischendatei abgestellt:

Wenn im Akonto keine USt enthalten ist (Erlöse USt-frei oder Durchlaufer):

Im Verdienstakonto ist USt enthalten, daher muss zusätzlich das USt-Konto belastet werden: