3.8 Adressen mit Outlook synchronisieren

Durch diese Funktion können Sie:

• Adressen zwischen ADVOKAT und Outlook synchronisieren

• Adressen aus ADVOKAT exportieren

• Adressen aus Outlook importieren

Für die Synchronisation von Terminen siehe Termine mit Outlook synchronisieren.
Für die Synchronisation mit Exchange siehe Termine mit Exchange synchronisieren.

Im Fenster Person - Stammdaten gibt es die Schaltfläche Befehle / Exportieren / Mit Outlook synchronisieren. Im Hintergrund startet Outlook und es öffnet folgendes Fenster:

Abb. 35: ADVOKAT Outlook Synchronisation - Reiter Allgemein

Synchronisationsrichtung

Export nach Outlook
Neue Personen werden in Outlook angelegt.
Bestehende Einträge, die bereits einmal von Advokat nach Outlook übertragen worden sind, werden in Outlook aktualisiert (im Fall einer Kollision siehe unten).
In Outlook wird nichts gelöscht.
In ADVOKAT passiert nichts.

Import von Outlook
Neue Personen werden in ADVOKAT angelegt.
Bestehende Einträge werden in ADVOKAT aktualisiert (zur Kollision siehe unten).
In ADVOKAT wird nichts gelöscht.

Synchronisation mit Outlook
Es erfolgt eine vollständige Synchronisation der Personen.
Neue Personen werden in ADVOKAT und in Outlook angelegt.
Bestehende Einträge werden in ADVOKAT und in Outlook aktualisiert (im Fall einer Kollision siehe unten).
Wurde eine bereits synchronisierte Person in ADVOKAT händisch gelöscht, dann wird diese jetzt auch in Outlook gelöscht.
In ADVOKAT wird nichts gelöscht.

Wird dagegen ein bereits synchronisierter Kontakt in Outlook händisch gelöscht, dann bleibt diese Person in ADVOKAT erhalten. Bei der nächsten Synchronisation wird sie in Outlook wieder angelegt.

Wichtige Anmerkung:
Bei allen drei Varianten (auch bei "Outlook -> Advokat") wird in Outlook das Feld Speichern unter mit der Namenskurzbezeichnung von Advokat belegt und das Feld Speichern unter überschrieben! Das ist notwendig, weil ADVOKAT für nachfolgende Abgleiche ein Kriterium braucht, dass genau dieser Kontakt bereits in ADVOKAT vorhanden ist und nicht neuerlich angelegt werden soll.

Es erscheint u.U. folgende Warnmeldung: "Auch bei dieser Synchronisation (gemeint ist Outlook -> Advokat) wird die Advokat Namenskurzbezeichnung nach Outlook in das Feld "Speichern unter" übertragen, dieses Feld wird dabei überschrieben. Nähere Informationen finden Sie in der Advokat-Hilfe. Wollen Sie fortfahren?

Tipp: Wenn Sie Personen nur einmalig nach ADVOKAT übertragen wollen, dann legen Sie vorher in Outlook eine Kopie der betreffenden Kontakte-Ordner an, welche Sie danach wieder löschen. Wenn Sie dies ein zweites Mal machen, werden natürlich alle Outlook-Kontakte doppelt in ADVOKAT vorhanden sein. ADVOKAT kann nicht wissen, dass die Person bereits einmal aus Outlook übertragen wurde.

Vorgehensweise bei Kollisionen

Bei jeder Übertragung kann es zu Kollisionen kommen. Eine Kollision tritt dann auf, wenn sowohl in ADVOKAT als auch in Outlook dieselbe Person seit der letzten Synchronisation geändert wurde.

Für den Fall einer Kollision können Sie folgende Vorgangsweise festlegen:

Abb. 36: Generelle Vorgangsweise bei Kollisionen

Die Einstellung "Neuere Einträge haben Vorrang" ist im Normalfall empfehlenswert. Beide Programme merken sich das letzte Änderungsdatum und -uhrzeit und der neuere Eintrag wird normalerweise der richtige sein. Bei einem dreifachen Abgleich (ADVOKAT - Outlook - Mobilgerät) kann mit dieser Automatik allerdings ein nicht gewünschtes Ergebnis herauskommen. Daher gibt es auch folgende Option:

Rückfrage bei jeder Kollision
Bei jeder Kollision werden Sie gefragt, ob der Datensatz von ADVOKAT oder von Outlook Vorrang haben soll.

Abb. 37: Entscheidungen bei Kollisionen

Hinweis: Wenn Sie die Option "Rückfrage bei jeder Kollision" wählen, werden unabhängig von der gewählten Synchronisationsrichtung die Daten dort aktualisiert, wo Sie das auswählen: in ADVOKAT oder Outlook oder gar nicht.

Einstellungen für Outlook

Hier kann der gewünschte Outlook-Ordner angegeben werden, mit dem der Abgleich stattfinden soll. Sie können den Pfad eintippen oder mit der Schaltfläche "..." ein Auswahlfenster öffnen. Hinweis: Bei älteren Outlookversionen gibt es kein Auswahlfenster. Beim Verlassen des Feldes wird geprüft, ob der Ordner verfügbar ist.

Reiter Personen

Für die Synchronisation von Personen müssen Sie die Reiter Personen aktivieren:

Abb. 38: ADVOKAT Outlook Synchronisation - Reiter Personen

Hier können Sie eine Auswahl der abzugleichenden Personen vornehmen. Immer alle Personen zu synchronisieren, wird nicht sinnvoll sein.

Auf Outlookseite ist einen Auswahl der abzugleichenden Personen nur über die Wahl eines bestimmten Ordners möglich. Es werden alle Personen (Kontakte) dieses Ordners abgeglichen. Wir empfehlen, dass Sie für den Abgleich mit ADVOKAT einen bestimmten Ordner anlegen, zB "ADVOKAT Adressen" und dort alle abzugleichenden Personen verwalten.

Auf ADVOKAT-Seite sind feinere Einstellungen möglich. Mit der Schaltfläche Filter öffnet sich die Namenliste. Dort kann ein beliebiger Filter erzeugt und eingestellt werden. Sie werden vor allem die Möglichkeiten des SQL-Filters nutzen (siehe dazu Filter SQL). Zum Beispiel könnten Sie ADVOKAT alle Personen, die mit Outlook abgeglichen werden sollen, in ADVOKAT einmalig mit "Out" kennzeichnen. Im SQL-Filter wählen Sie alle Personen mit Kennzeichen = "Out". Der Filter bleibt gespeichert. In Zukunft werden alle gewählten Personen mit Outlook abgeglichen.

Geburtstage nach Outlook übertragen
Wenn diese Option aktiviert ist, wird Outlook für Geburtstage automatisch Serientermine generieren und diese auch an ein Handy weitergeben. Das ist idR unerwünscht.

Schaltfläche "Personen synchronisieren"
Die Synchronisation wird gestartet und danach ein Protokoll angezeigt.

Bei einer Übernahme eines neuen Kontaktes von Outlook nach ADVOKAT wird die Namenskurzbezeichnung automatisch erstellt und zwar so wie beim händischen Anlegen einer neuen Person.

Feldzuweisung ADVOKAT <-> Outlook

Feldzuweisung für Telefonnummern

Protokoll

Das Protokoll wird im Verzeichnis \Daten\Log erzeugt. Es wird ein Dateiname mit einer fortlaufenden Nummer generiert. Die Nummer geht bis 999, Wenn diese Zahl erreicht ist, werden alle Dateien gelöscht, deren Nummer kleiner als 900 ist.

20.05.2003 15:07:04, MM, ...\daten\Log\T11-1.snc

-- Einstellungen Advokat ---
Abgleich: Personen
Richtung: Advokat <-> Outlook
Kollision: Rückfrage bei jeder Kollision
Filter: Namen.KZ1 = 'Out'

--- Einstellungen Outlook ---
Ordner: \\Persönliche Ordner\Kontakte

--- In Outlook gelöscht ---
WebeSa, Samuel Weber, Simmerstraße 21, 1010 Wien, 0512/589010

--- Zusammenfassung ---
1 Personen in Advokat geändert/angelegt
1 Personen in Outlook geändert/angelegt
1 Personen in Outlook gelöscht

Ende: 20.05.2003 15:07:07