10.10 Termine mit Outlook synchronisieren

Durch diese Funktion können Sie:

• Termine zwischen ADVOKAT und Outlook synchronisieren

• Termine aus ADVOKAT exportieren

• Termine aus Outlook importieren

Für die Synchronisation von Personen siehe Adressen mit Outlook synchronisieren.

Für einen periodischen, automatisch laufenden Abgleich siehe Automatische Synchronisation.

Für die Synchronisation mit Exchange siehe Termine mit Exchange synchronisieren.

Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn Sie den Programmteil Terminmanager erworben haben. Eine Synchronisation zwischen ADVOKAT und Mobilgeräten (Smartphone/Tablet) direkt ist nicht möglich, es ist der Weg über Outlook erforderlich. Die Einrichtung der Synchronisation zwischen Outlook und Mobilgeräten ist Aufgabe des IT-Betreuers.

Im Fenster Terminkalender gibt es den Menüpunkt Bearbeiten / Mit Outlook synchronisieren. Im Hintergrund wird Outlook gestartet und es öffnet sich folgendes Fenster:

Abb. 246: ADVOKAT Outlook Synchronisation - Reiter Allgemein

Synchronisationsrichtung und Wirkung

Export nach Outlook
Neue Advokat-Termine werden in Outlook angelegt.
Neue Outlook-Termine werden ignoriert (bleiben bestehen).
Ein in Advokat gelöschter Termin bleibt in Outlook erhalten. In Outlook wird nichts gelöscht.
Ein in Outlook gelöschter Termin wird von Advokat wieder angelegt.

Bestehende Termine in Outlook werden aktualisiert. Dabei gibt es folgende Kollisionseinstellungen:
"Advokat hat Vorrang": Termin wird aus Advokat exportiert und in Outlook überschrieben.
"Outlook hat Vorrang": Termin wird aus Advokat exportiert, wird aber in Outlook nicht überschrieben. Outlook hat Vorrang.
"Rückfrage ...": Der Benutzer entscheidet, ob a) Advokat hat Vorrang, dh Outlook wird geändert oder b) Outlook hat Vorrang, dh Advokat wird geändert - ausnahmsweise kommt es damit trotz Export zu einer Rückübernahme nach Advokat.

Import von Outlook
Neue Advokat-Termine werden ignoriert (bleiben bestehen).
Neue Outlook-Termine werden in Advokat angelegt.
Ein in Advokat gelöschter Termin wird von Outlook wieder angelegt.
Ein in Outlook gelöschter Termin bleibt in Advokat erhalten. In Advokat wird nichts gelöscht.

Bestehende Termine in Advokat werden aktualisiert. Dabei gibt es folgende Kollisionseinstellungen:
"Advokat hat Vorrang": Änderung wird ignoriert, da nur importiert werden soll.
"Outlook hat Vorrang": Eintrag wird importiert und eine etwaige Änderung in Advokat überschrieben.
"Rückfrage ...": Der Benutzer entscheidet, ob a) Advokat hat Vorrang, dh Outlook wird geändert oder b) Outlook hat Vorrang, dh Advokat wird geändert - ausnahmsweise kommt es damit trotz Import zu einer Rückübernahme nach Outlook.

Synchronisation mit Outlook
Es erfolgt eine vollständige Synchronisation der Termine.
Neue Einträge und Änderungen in Advokat werden exportiert.
Neue Einträge und Änderungen in Outlook werden importiert.
Ein in Advokat gelöschter Termin wird in Outlook gelöscht.
Wenn ein Termin in Outlook gelöscht wird, so wird dieser - ausnahmsweise - in ADVOKAT nicht gelöscht. Bei der nächsten Synchronisation wird der Termin in Outlook wieder angelegt. Das automatische Löschen im Rahmen der Synchronisation halten die meisten Kanzleien für zu gefährlich.

Tipp:
Löschen Sie den Termin nicht in Outlook, sondern in ADVOKAT. Kennzeichnen Sie zu löschenden Termine in Outlook, indem Sie im Betreff vorne "DEL.... hinschreiben. Dieser Hinweis wird nach ADVOKAT übernommen. Dann löschen Sie die DEL-Termine in ADVOKAT. Bei der nächsten Synchronisation wird der Termin folglich auch in Outlook gelöscht.

Kollisionen

Bei jeder Übertragung kann es zu Kollisionen kommen. Eine Kollision tritt dann auf, wenn sowohl in ADVOKAT als auch in Outlook der selbe Termin seit der letzten Synchronisation geändert wurde.

Abb. 247: Vorgangsweise bei Kollisionen

Wirkung der Kollisionseinstellungen bei der Synchronisation:
"Advokat hat Vorrang": Der Termin von Advokat wird in Outlook durchgesetzt.
"Outlook hat Vorrang": Der Termin von Outlook wird in Advokat durchgesetzt.
"Neuere haben Vorrang": Der neuere Eintrag wird importiert/exportiert.
"Rückfrage ...": Der Benutzer kann entscheiden, was passieren soll.

Tipp:
Die Einstellung "Neuere Einträge haben Vorrang" ist im Normalfall empfehlenswert. Der neuere Eintrag wird normalerweise der richtige sein.

Hinweise:
Ein dreistufiger Abgleich ADVOKAT - Outlook – Mobilgerät (Smartphone/Tablet) kann zu einem unerwünschten Ergebnis führen, wenn der Termin an allen drei Stellen bearbeitet und dann synchronisiert wird.

Das Kopieren eines Termins in Outlook kann zu einem unerwünschten Ergebnis führen, wenn der Termin vorher mit ADVOKAT synchronisiert wurde. In diesem Fall steht in beiden Terminen dieselbe Advokat-Termin-Datensatznummer und beide Outlook-Termine werden mit demselben Advokat-Termin synchronisiert.

Speicherung der Verbindungsinformationen: In einem geöffneten Termin das Menü "Extras/Formulare/Dieses Formular entwerfen" aufrufen und den Reiter "(Alle Felder)" öffnen. Im Abschnitt "Benutzerdefinierte Felder in diesem Element" gibt es das Feld A3SyncTimes. Es enthält das Datum und die Uhrzeit der letzten Änderung in ADVOKAT beziehungsweise in Outlook während der letzten Synchronisierung. Im Abschnitt "Alle Terminfelder" gibt es das Feld Geändert. Es enthält den Zeitpunkt der letzten Änderung in Outlook. Das Feld Reisekilometer enthält die Datensatznummer des Advokat-Termins.

Einstellungen für Outlook

Hier kann der gewünschte Outlook-Ordner angegeben werden, mit dem der Abgleich stattfinden soll. Sie können den Pfad eintippen oder mit der Schaltfläche "..." ein Auswahlfenster öffnen. Es muss den Ordner geben.

Reiter Termine

Für die Synchronisation von Terminen müssen Sie den Reiter Termine aktivieren:

Abb. 248: ADVOKAT Outlook Synchronisation - Reiter Termine

Hier können Sie eine Auswahl der abzugleichenden Termine treffen. Immer alle Termine in Outlook und in ADVOKAT zu synchronisieren, wird nicht sinnvoll sein.

Auf Outlookseite ist ein Filter erstens über die Wahl eines bestimmten Ordners und zweitens über die Datumsbegrenzung möglich. Wird bei Tage in der Vergangenheit nichts eingegeben, so werden Termine ab dem heutigen Datum synchronisiert. Wird bei Tage in der Zukunft nichts eingegeben, so werden normale Termin unendlich und Serientermine bis zu 32 Tage in die Zukunft abgeglichen.

Auf ADVOKAT-Seite will ich wahrscheinlich auf meine Termine einschränken und diese sollen auch auf das Smartphone kommen. Man kann das über einen Terminfilter erreichen und den Filter auch abspeichern. Siehe Termine suchen und filtern.

Man kann in Outlook mehrere Ordner anlegen und unterschiedliche ADVOKAT Terminfilter in jeweils verschiedene Ordner synchronisieren. Dies weil ich zB in Outlook die Termine von mir und einem Kollegen sehen will, auf dem Smartphone aber nur meine.

Auch private Termine übernehmen
In Outlook gibt es die Einstellung Privat. Solche Termine können von der Übernahme ausgenommen werden. Wenn Sie aber einmal übernommen sind, werden sie auch in Zukunft aktualisiert.

Auf ADVOKAT-Seite sind feinere Einstellungen möglich. Mit der Schaltfläche Filter lässt sich der ADVOKAT-Terminfilter aufrufen (siehe Termine suchen und filtern). Dort kann nach Datum, Terminart, Sachbearbeiter, etc eingeschränkt werden. Wir empfehlen, dass Sie sich für den Abgleich einen bestimmten Filter einmal erzeugen, diesen unter einem treffenden Namen abspeichern, zB "Outlook Synchronisation", und diesen immer wieder verwenden.

Unabhängig vom eingestellten Filter werden aus Geschwindigkeitsgründen Termine nur bis max. 10 Tage in die Vergangenheit synchronisiert.

Outlook Alarm eintragen nur für SB
Auch der eingestellte Alarm wird von Advokat nach Outlook übertragen. Wenn man hier ein Sachbearbeiter-Kürzel eingibt, kann man die Alarmierung auf die eingegebenen Sachbearbeiter beschränken. Dann bleiben die Termine anderer Leute ohne Alarm.

Schaltfläche "Termine synchronisieren"
Die Synchronisation wird gestartet und danach ein Protokoll angezeigt.

Bei einem Terminabgleich werden automatisch auch alle Personen, die mit dem Termin verbunden sind vollständig synchronisiert. Bei älteren Outlook-Versionen gibt es keine solche Verbindung.

Wenn ein neuer Termin von ADVOKAT nach Outlook übertragen wird, wird er immer als "Gebucht" eingetragen. Diese Eigenschaft kann in Outlook beliebig abgeändert werden und wird in der Folge von ADVOKAT ignoriert.

Feldzuweisung ADVOKAT <-> Outlook

Anmerkung zu Betreff, Aktenkurzbezeichnung, Sachbearbeiter
Outlook hat keine Felder für die Aktenkurzbezeichnung und für das Sachbearbeiterkürzel. ADVOKAT hängt diese Felder an den Betreff mit Beistrich getrennt an: Betreff, Saller/Braun, MM". Bei der Rückübernahme in ADVOKAT wird versucht, das Outlook-Feld Betreff aufzulösen in Betreff, Aktenkurzbezeichnung und SB-Kürzel. So ist es möglich, auch bei einer Neuanlage in Outlook eine Zuordnung zu einem Akt oder SB vorzunehmen.
Verhandlung, Saller/Braun, MM
Verhandlung, MM
Verhandlung, Saller/Braun
Verhandlung, vorherige Absprache, Saller/Braun

Die Logik versucht aus dem Text nach dem letzten "," den SB zu ermitteln. Der SB wird vom Text abgezogen. Es wird versucht, aus dem verbleibenden Text die Aktenkurzbezeichnung zu gewinnen. Der Rest ist der Betreff.

Besonderheiten bei der Terminsynchronisation

Mehrtägige Termine
In Outlook ist es möglich, Termine mit einer Dauer von mehreren Tagen anzulegen. ADVOKAT kann das nicht. ADVOKAT splittet daher einen solchen Termin auch in Outlook in mehrere Einzel-Tagestermine und nimmt dann den Abgleich vor.

Serientermine
In ADVOKAT gibt es keine Serientermine. Bei der Übernahme werden Serientermine als normale, nicht verknüpfte Termine übernommen. Für Serientermine wurde daher eine künstliche Grenze von 61 Tagen in die Zukunft (A4OlSync) eingezogen. Dies damit nicht sehr viele Einzeltermine in der Zukunft angelegt werden.

Bei Serienterminen verhält sich die Synchronisation so:

• Ein Serientermin wird in Outlook erfasst: So kann man zB einfach den Urlaub für ein ganzes Monat eintragen. Die Serientermine werden als "einzelne" Termine nach Advokat übernommen.

• Ein Termine aus der Serie wird in Advokat geändert: Der Termin wird in Outlook geändert, bleibt aber Element der Serie.

• Ein Termine aus der Serie wird in Advokat gelöscht: Der Termin wird in Outlook aus der Serie gelöscht.

• In Outlook wird ein Element der Serie gelöscht: Ein Löschen in Outlook löscht niemals einen Termin in Advokat. Der Termin bleibt in Advokat erhalten. Beim Abgleich legt Advokat in Outlook den Termin wieder an, aber nicht als Teil der Serie.

• Ich lösche die gesamte Serie in Outlook: Die Termine bleiben in Advokat erhalten. Beim Abgleich legt Advokat in Outlook die Termine wieder an, aber nicht als Serie, sondern als Einzeltermine. Sie müssen also zusätzlich in Advokat alle zur Serie gehörenden Termine filtern und löschen.

• In Outlook wird die gesamte Serie geändert (Uhrzeit von 10:00 auf 12:00): In Advokat wird der geänderte Serientermin zusätzlich eingetragen. Es gibt daher in Advokat zwei Terminserien 10:00 und 12:00 Uhr. Warum ist das so? Outlook löscht in diesem Fall im Hintergrund den Serientermin und trägt einen neuen ein. Das Verhalten in Advokat ist analog: Der 10 Uhr Termin wird in Outlook gelöscht -> In Advokat wird der Termin nicht gelöscht, weil der Abgleich niemals Termine in Advokat löscht. Der 12 Uhr Termin wird in Outlook neu angelegt -> In Advokat wird der Termin ebenfalls neu angelegt.
  (Hinweis: Das Verhalten von Outlook ist unterschiedlich, je nachdem ob man die Uhrzeit ändert oder etwa den Betreff.)

• Daher ist es besser, den Serientermin von Advokat aus zu löschen und dann in Outlook einen neuen Serientermin einzutragen.

Protokoll

Das Protokoll wird im Verzeichnis \Daten\Log erzeugt. Es wird ein Dateiname mit einer fortlaufenden Nummer generiert. Die Nummer geht bis 999, Wenn diese Zahl erreicht ist, werden alle Dateien gelöscht, deren Nummer kleiner als 900 ist.

21.05.2003 16:09:58, MM, ...\daten\log\T11-2.snc

-- Einstellungen Advokat ---
  Abgleich:      Termine
  Richtung:      Advokat <-> Outlook
  Kollision:     Rückfrage bei jeder Kollision
  Filter:        Datum = CVDate('23.05.2003')

--- Einstellungen Outlook ---
  Ordner:     \\Persönliche Ordner\Kontakte
  Ordner:     \\Persönliche Ordner\Kalender
  Filter:     Ab Tage: 1  Bis Tage: 30 Private: Nein

--- Kollision ---
Advokat: zuletzt geändert: 20.05.2003 16:08, Dies ist ein Testtermin vom Typ "Auswärtstermin", Advokat /Aufbau, KL, 23.05.2003 09:30:00 bis 12:30:00
Outlook: zuletzt geändert: 21.05.2003 16:00, Dies ist ein Testtermin vom Typ "Auswärtstermin", Advokat/Aufbau, KL, 23.05.2003 09:30:00 bis 12:30:00
  Auswahl:    Übergehen

--- Zusammenfassung ---
  1 Termine in Advokat geändert/angelegt
  2 Termine in Outlook geändert/angelegt
  1 Termine in Outlook gelöscht
  1 Personen in Outlook geändert/angelegt

Ende:  21.05.2003 16:14:23