17.1.2.4 Einstellungen - Dokumente - Weitere Einstellungen - Einstellungen - Outlook

Der Aufruf dieses Fenster erfolgt über den Menüpunkt System / Einstellungen, Reiter Dokumente, Schaltfläche Weitere Einstellungen, Reiter Outlook.

Diese Einstellungen gelten pro Windows-Benutzer. Windows-Benutzer ist derjenige, der sich beim Starten von Windows anmeldet. Das muss nichts mit dem ADVOKAT Benutzer zu tun haben.

Abb. 479: Fenster "Einstellungen - Dokumente - Weitere Einstellungen - Outlook"

Hinweis: Nach der Änderung dieser Einstellungen müssen ADVOKAT und Outlook auf neu gestartet werden.

ADVOKAT Outlook-AddIn aktivieren (Outlook-Integration)
Mit dieser Option wird in Outlook ein sogenanntes "Add-In" installiert und im Outlook E-Mail-Fenster das Ribbon "ADVOKAT" sichtbar.

Zu den Funktionen siehe Verbindung ADVOKAT - Outlook.

Kategorie 'ADVOKAT' (grün) in E-Mails anzeigen
Die Einstellung steuert, ob die Kategorie "Advokat" (ein grünes Rechteck) im E-Mail angezeigt wird, wenn ein E-Mail mit ADVOKAT verbunden ist. Siehe Verbindung ADVOKAT - Outlook.

Achtung: Wenn man die Einstellung ändert, kann es etwas dauern, bis sie von Outlook berücksichtigt wird. Outlook neu starten ist unter Umständen nicht ausreichend, wohl aber Abmelden und neu Anmelden in Windows.

Aus ADVOKAT erstellte E-Mails automatisch als Dokument übernehmen
Ein E-Mail, das in der Aktenverwaltung erstellt wird, erzeugt im Akt einen Dokumentdatensatz. Dieser hat den Zusatz "E-Mail noch nicht verbunden". Nach dem Senden wird dieser Zusatz entfernt und wird das E-Mail als MSG-Datei mit dem Dokumentdatensatz verbunden. Siehe E-Mail erstellen ***.

Hinweis: Hinter dieser Option steckt noch eine spezielle Funktion für MAPI Untersützung. Siehe Aktivierung (MAPI) (ab Version 6.29c).

Bei neuen E-Mails im Betreff [Akurz + ANr] vorschlagen
Die Einstellung steuert, ob bei neuen E-Mails im E-Mail-Betreff die Aktenkurzbezeichnung inklusive der Aktennummer vorgeschlagen werden. Dies ermöglicht bei allen Antworten, die auf dieses E-Mail einlangen, eine automatische Akterkennung in der Verbindung ADVOKAT - Outlook (Outlook Integration). Vorausgesetzt natürlich, dass beim eingehenden E-Mail, die Akt-ID unverändert im Betreff enthalten ist.

Da viele Kanzleien mit ADVOKAT arbeiten und sich gegenseitig E-Mails senden, ist es möglich, dass zwei Kanzleien dieselbe Aktenkurzbezeichnung verwenden. Zur eindeutigen Erkennung muss daher eine Zusatzinformation verwendet werden. Wir nehmen die Kombination Aktenkurzbezeichnung + Datenbank-Aktnummer: [ID:AKurz:ANr]. Logische Folge ist, dass die Aktenkurzbezeichnung nach außen geht.

Hinweis zur ANr: ADVOKAT zeigt diese im Fenster Aktenstamm rechts unten an.

Diese Einstellungen ist standardmäßig aus und wirkt nur für den aktuellen Benutzer.

Hinweis: Bei der Übernahme des E-Mails nach ADVOKAT, wird die Akt-ID [ID:AKurz:ANr] nicht in den Dokumentdatensatz als Betreff und Dateinamen übernommen.

Bei neuen E-Mails 'Memo' aus dem Dokumentdatensatz vorschlagen
Diese Einstellung steuert, ob beim Versenden von E-Mails aus ADVOKAT der Text aus dem Feld Memo des Dokumentdatensatzes in das E-Mail übernommen wird.

Empfangene E-Mails automatisch übernehmen, wenn eindeutige Zuordnung möglich
ADVOKAT kann den Outlook Posteingang überwachen und E-Mails automatisch in die ADVOKAT Aktenverwaltung übernehmen. Dies geschieht nur für eingehende E-Mails, die eindeutig einem Akt zugeordnet werden können. Die Zuordnung erfolgt über die ID im Betreff ("[ID:AKurz:ANr]").

Automatisch zugeordnete E-Mails bleiben in Outlook ungelesen, aber die grüne Kategorie 'Advokat' wird (abhängig von der Option Kategorie 'ADVOKAT' (grün) in E-Mails anzeigen) angezeigt.

Alternativ stehen Drag&Drop oder die Verbindung ADVOKAT - Outlook (Outlook Integration) zur Verfügung.

Duplikatecheck in der Outlook-Integration
Diese Option wirkt sich auf die Funktion Verbindung ADVOKAT - Outlook (Outlook Integration) aus. Wenn die Option aktiviert ist, versucht ADVOKAT bei der Übernahme von E-Mails Duplikate zu erkennen.

Details finden Sie unter Verbindung ADVOKAT - Outlook (Outlook Integration), Überschrift "Icon ! (Duplikate)".

Bei den folgenden Einstellungen kann der Duplikatecheck nicht aktiviert werden (Optionen in Einstellungen - Dokumente - Weitere Einstellungen - Verzeichnisse > Einstellungen für Dokumentenablage bearbeiten):

• Aktverzeichnis: "Ein Ordner pro Jahr / Monat"

• Dateiname: "Pro Ordner fortlaufend numerisch" oder "Pro Ordner fortlaufend numerisch forciert"