3.6.2 Pseudonymisieren

Pseudonymisieren ersetzt die ursprüngliche Namenskurzbezeichnung durch "X-Pseudo+lfdNr" und das Feld Name 1 durch "Pseudonymisierte Person (DSGVO)" und leert alle anderen Felder und alle Reiter im Fenster Personenstamm.

Die Funktion wird aus dem Fenster Personenstamm mit der Schaltfläche Befehle und dem Menüpunkt Anonymisieren / Pseudonymisieren, Untermenüpunkt Person pseudonymisieren aufgerufen.

Es kommt die Rückfrage: "Soll die Person pseudonymisiert werden?" Ja/Nein

Nach Ja werden die ursprünglichen Daten der Person in ein verschlüsseltes Feld verschoben. Nach dem Ausführen der Funktion steht man im Fenster Personenstamm mit der neuen Namenskurzbezeichnung "X-Pseudo + laufende Nummer" und alle Felder sind leer. Man muss die Änderungen noch speichern.

Hinweis: Wenn es nicht möglich ist, die neue Kurzbezeichnung automatisch zu generieren, weil zB manuell eine Person X-Pseudo9999999 angelegt wurde, welche alle Stellen der Kurzbezeichnung belegt, dann öffnet sich ein Eingabeformular, in dem man die Kurzbezeichnung selbst vergeben kann.

Diese Funktion ändert nicht den Inhalt von ERV-Schriftsätzen, Worddokumenten, E-Mails und allen frei eingebbaren Textfeldern, zB Betreff in Leistung, Dokument, Zahlung, Termin. Wenn dort der Name der Person im Klartext steht, bleibt dieser erhalten.

Der Befehl Pseudonym entschlüsseln kann die (meisten) Daten wieder entschlüsseln und anzeigen: Person-, Telefon-, Bankdaten und freie Feldern, nicht jedoch Personenbeteiligte. Nach dem Entschlüsseln muss man die "Änderungen" noch speichern, um den Klartext zu behalten.

Die Funktion Pseudonymisieren können nur für jeweils eine Person angewendet werden. Wenn mehrere Personen markiert sind, dann wird nur die erste behandelt.

Hinweis zu Kollisionskontrolle: ADVOKAT kann keine Kollisionskontrolle mit einer anonymisierten oder pseudonymisierten Person durchführen. Sie dürfen diese Funktionen daher erst anwenden, wenn Sie mit dieser Person keine Kollisionskontrolle mehr brauchen. Vorher haben Sie ja offensichtlich die standesrechtliche Notwendigkeit diese Person im Klartext aufzubewahren.

Es gibt eine Security Person durch Pseudonym ersetzen und Pseudonym entschlüsseln. Siehe Security Programmfunktionen, Bereich "Personenverwaltung".
Siehe auch Anonymisieren.