5.5.4 Datensatz Dokument

Der Datensatz Dokument ist ein zentraler Teil der ADVOKAT Dokumentverwaltung. ADVOKAT speichert nicht das Dokument (die Datei) selbst im Akt. Im Akt wird immer nur ein Verweis (ein Link) auf das Dokument gespeichert. Das Dokument selbst befindet sich als eigenständige Datei auf der Festplatte.

Der Verweis auf die Datei steckt im Datensatz Dokument. Zusätzlich sind dort noch weitere Daten gespeichert wie das Erstellungsdatum, ein Erledigungsdatum, ein Betreff, zwei Felder für Sachbearbeiter, etc.).

Der Datensatz Dokument wird einerseits in der Dokumentliste (chronologische Sicht) und andererseits im Fenster Aktenverwaltung (aktbezogene Sicht) angezeigt.

Mit dem Menüpunkt Bearbeiten / Neu / Dokument öffnen Sie ein neues Fenster Dokument.

Abb. 141: Fenster "Dokument"

Datum
Pflichtfeld. Das Erzeugungsdatum für den Datensatz Dokument. Die Dokumente werden nach diesem Datum in den Listen einsortiert.

Von SB
Kürzel des Benutzers (Sachbearbeiters), der den Datensatz Dokument eingegeben hat. Liste mit Pfeil-ab oder Doppelklick. Der aktuelle Benutzer wird vorgeschlagen.

An SB
Kürzel des Benutzers (Sachbearbeiters), der den Datensatz Dokument als nächstes bearbeiten soll. Sie können das Dokument quasi einem anderen Benutzer zur weiteren Bearbeitung oder Kenntnisnahme senden.

Hinweis:
Wenn An Benutzer leer ist, ist das Dokument nicht zugeordnet. Er gilt dann als prinzipiell jedem Sachbearbeiter zugeordnet, so als ob es ein eigenes Dokument wäre.

Status
Hier kann ein Bearbeitungsstatus für das Dokument eingegeben werden, wie zB ungelesen, in Arbeit, korrigieren, erledigt. Bei Beilagen geben Sie "Beilage" ein.

Die möglichen Statusangaben werden in Programme / Tabellen warten / Status Dokumentverwaltung definiert.

ADVOKAT setzt manche Statusangaben automatisch. Der Status ungelesen wird automatisch gelöscht, wenn der Dokumentdatensatz geöffnet wird (dabei muss An SB der angemeldete Sachbearbeiter sein oder leer sein; wie geöffnet wird, ist egal: F3, Doppelklick, Bearbeiten) oder wenn der Dokumentdatensatz erledigt wird (beim Erledigen spielt der SB keine Rolle).

Man kann definieren, dass bestimmte Statusangaben automatisch das Erledigt-Datum setzen.

Beilage
Beilagennummer 1,2,3, oder A,B,C oder i,ii,iii. Wenn die Beilagenummer noch nicht bekannt ist, geben Sie ?? für unbekannt ein.

Zum Erstellen und Ausdrucken eines Beilagenverzeichnisses siehe Beilagenverzeichnis.

Erledigt
Das Datum wird automatisch gesetzt, wenn Sie den Status Erledigt eingeben. Das Datum wird automatisch gelöscht, sobald Sie den Status ändern.

Akt
Hier können Sie einen bestehenden Akt eingeben. Aktenliste mit Alt+Pfeil-ab.

Wenn das Fenster Dokument aus dem Programm Aktenverwaltung aufgerufen wird, wird der aktuelle Akt vorgeschlagen. Wenn Sie einen Akt eingeben, hat das den großen Vorteil, dass das Dokument automatisch mit dem Akt verknüpft wird und auch von dort aus bearbeitet werden kann.

Betreff
Hier tragen Sie einen kurzen Betreff ein. ADVOKAT schlägt unter Umständen den Dateinamen als Betreff vor.

Memo
Hier können Sie einen beliebigen Kommentar aufnehmen. ADVOKAT füllt das Feld ev. automatisch zB mit "E-Mail versendet 14.11.2002 09:55:30 an office@emis.at".

Datei
Hier steht der Verweis auf den Speicherort auf der Festplatte. Es kann sich um einen absoluten oder relativen Pfadnamen handeln. Die Datei wird oft im ADVOKAT-Dokumenteverzeichnis abgelegt sein. Siehe auch Einstellungen Dokumentverwaltung.

Die Schaltfläche "..." oder Alt+Pfeil-ab öffnet den ADVOKAT Explorer. Damit bzw. mit dem Windows Explorer kann eine Datei verbunden werden.

Wenn die Datei außerhalb der Advokat Ablagestruktur liegt oder
wenn die Datei im Ordner eines anderen Akts liegt, dann kommt die Meldung:
Die Datei befindet sich nicht im aktuellen Akt. Soll Sie in den Akt kopiert werden oder soll ein Link auf die externe Datei erzeugt werden? Kopieren, Link, Abbrechen
Bei Kopieren wird die Datei in den Aktordner kopiert.
Bei Link wird im Dokumentdatensatz der externe Pfad gespeichert.

Hinweis: Eine Datei kann natürlich auch mit Drag&Drop in das Fenster Dokument gezogen werden. Beachten Sie dabei die Varianten ohne Strg-Taste (Kopie) bzw. mit gedrückter Umschalt+Strg-Taste (Link).

Schaltfläche Befehle / Dokument öffnen
Damit öffnen Sie die verbundene Datei. Je nach Art der Datei (Dateierweiterung) wird die Datei in Word, Excel, Acrobat-Reader, dem E-Mail-Programm, etc. geöffnet. Das geeignete Programm muss natürlich auf diesem Arbeitsplatz installiert sein.

Schaltfläche Befehle / Dokument -> Leistung
Öffnet entweder eine bestehende Leistung, zB zur Kontrolle der erfassten Leistungen oder zur Eingabe eines zusätzlichen Zeitaufwands. Wenn noch keine Leistung existiert, dann wird eine neue Leistung erstellt.

Schaltfläche Befehle / Archivierung (Archivium)
Siehe Dokument aus der Aktenverwaltung in Archivium archivieren.

Schaltfläche Befehle / Dokument -> Zu Aktbeteiligtem hinzufügen
Siehe Personenstamm - Dokument zu Person hinzufügen.