16.1 Phone & Memo - eine Einführung

Im laufenden Bürobetrieb fallen eine Menge kanzleiinterner Nachrichten an: Aufgaben, to-do's, interne Mails, etc. Beispiele sind:

XY hat angerufen. Bitte zurückrufen ...
Bitte nicht vergessen ...
Bitte vorbereiten/erledigen...
Bitte den Entwurf in der Anlage kontrollieren ...
Bitte als E-Mail versenden an X und Y ...

Diese Nachrichten können einen Aktbezug haben oder nicht. Sie können mit einem schriftlichen Dokument, PDF oder E-Mail verbunden sein oder nicht. Sie können mich selber an eine Aufgabe erinnern oder eine Arbeit delegieren.

Die Verwaltung dieser Nachrichten ist in den Kanzleien ganz unterschiedlich. Manche Kanzleien verwenden Outlook oder ein Worddokument "Rückrufliste für ...", andere Post-it-Zettel, die auf den Monitor geklebt werden. Der Nachteil der selbst gestrickten Lösungen ist, dass sie meistens nicht aktbezogen sind und nicht nachvollziehbar ist, ob die Aufgabe erledigt wurde.

Viele Kanzleien nutzen für diese Aufgabeliste den ADVOKAT Terminmanager mit Wiedervorlagen, Fristen, Terminen, etc. Das ist gut, weil eine Wiedervorlage einerseits im Akt und andererseits in der Terminansicht angezeigt wird. Aber leider kann mit einem Termin kein Dokument verbunden werden.

Andere Kanzleien nutzen die ADVOKAT Dokumentverwaltung. Hereinkommende E-Mails werden als Dokument im Akt abgelegt, vielleicht sogar eingescannt. Hinausgehende Schriftstücke ebenso.

Die Dokumente - eigentlich handelt es sich um Dokumentdatensätze, zu denen eine Datei verlinkt ist - werden sowohl im Akt als auch in der ADVOKAT Dokumentverwaltung (Menüpunkt Programme / Dokumentverwaltung) angezeigt. es werden Dokumente innerhalb der Kanzlei hin und her gesendet und Entwürfe einem Sachbearbeitern zur Kenntnis gebracht. Ein Status kann den momentanen Stand der Arbeit anzeigen.

ADVOKAT Phone & Memo ist die Zusammenfassung dieser beiden Aufgabenlisten in einer zentralen Nachrichtenliste:

Phone & Memo verwaltet einerseits Nachrichten vom Typ Rückruf und Aufgabe. Diese sind Terminen vergleichbar und scheinen in der Terminverwaltung auf.
Phone & Memo verwaltet andererseits Nachrichten vom Typ Dokument. Diese sind mit einer Datei verknüpft und scheinen in der Dokumentverwaltung auf.

Alle diese Nachrichten sind darüber hinaus in der ADVOKAT Aktenverwaltung enthalten.

Somit vereint Phone & Memo Funktionen aus der Terminverwaltung und der Dokumentverwaltung. Die EDV-gestützte Verwaltung der internen Nachrichten mit ADVOKAT Phone & Memo kann die Organisation Ihrer täglichen Arbeit wesentlich erleichtern.