16.2 Zentrale Nachrichtenliste

Sie starten das Programm ADVOKAT Phone & Memo durch den Befehl Programme / Phone & Memo oder durch einen Mausklick auf das Briefwechsel-Icon in der Symbolleiste. Es öffnet sich die zentrale Nachrichtenliste.

Abb. 466: Fenster "Phone & Memo (Zentrale Nachrichtenliste)"

Hier wird jede Nachricht in einer Zeile angeführt. Welche Einträge aufscheinen wird vom aktuell eingestellten Nachrichten-Filter bestimmt. Sie verlassen die Liste mit der Taste Esc. Für einen effektiven Gebrauch sollte diese Liste immer geöffnet sein.

Die Spalten der Nachrichtenliste sind:

Art
Rückruf (mit dem Telefon-Icon): Ein Rückruf wird entweder in Phone & Memo eingegeben oder er stammt aus dem ADVOKAT Terminmanager (Terminart Rückruf).

Aufgabe (mit dem Notiz-Icon): Eine Aufgabewird entweder im Programm Phone & Memo eingegeben oder es stammt aus dem ADVOKAT Terminmanager (Terminart "Aufgabe").

Hinweis: Die beiden Terminarten Rückruf und Aufgabe werden im Folgenden als "Nachricht" bezeichnet. Andere Terminarten wie Termin, Auswärtstermin, Frist, freier Termin 1 und 2 werden in ADVOKAT Phone & Memo absichtlich nicht angezeigt.

Dokument (mit einem Datei-Icon): Dabei handelt es sich um ein Dokument aus der ADVOKAT Dokumentverwaltung.

Datum
Datum der Nachricht / des Dokuments. Pflichtfeld

Zeit
Zeit der Nachricht.

Betreff
Betreff der Nachricht / des Dokuments.

Von
Sender der Nachricht / des Dokuments. Pflichtfeld.

An
Empfänger der Nachricht / des Dokuments. Das Feld kann leer sein.

Akt
Wenn ein Aktenbezug eingegeben worden ist, dann wird die Nachricht zusätzlich in der ADVOKAT Aktenverwaltung angezeigt (als Termin / als Dokument).

Person
Ansprechperson der Nachricht.

Memo
Nachrichten und Dokumente enthalten ein Feld Memo. Die erste Zeile kann in der Nachrichtenliste angezeigt werden.

Status
Nachrichten und Dokumente enthalten ein Feld Status.

Gelesen
Nachrichten und Dokumente können U = ungelesen (fett geschrieben) oder G = Gelesen sein. Eigentlich sieht man das auch an der Schriftart, aber wenn man das Feld Gelesen einblendet, dann kann man danach sortieren.

Menüpunkt Bearbeiten

Neu / Rückruf bzw. Aufgabe
Eintrag einer neuen Nachricht vom Typ "Rückruf" oder "Aufgabe". Eine Nachricht vom Typ "Dokument" kann in Phone & Memo nicht erfasst werden. Dies muss in der Dokument- oder in der Aktenverwaltung geschehen.

Ändern
Bearbeiten einer Nachricht, eines Dokuments.

Löschen
Löscht die markierte Nachricht bzw. alle markierten Nachrichten.

Erledigen (Strg+F2)
Setzt die Einstellung "Erledigt" für die markierte Nachricht bzw. alle markierten Nachrichten.

Dokument öffnen (F3)
Öffnet ein angehängtes Dokument und kennzeichnet die Nachricht als gelesen.

Markieren
Markiert eine Nachricht. Dies geht auch mit Strg+Leertaste oder mit Strg+linke Maustaste. Mit der Umschalt-Taste kann man mehrere Nachrichten auf einmal markieren.

Konvertieren / Termin/Dokument -> Leistung (Strg+F3)
Zu einer Nachricht eine Leistung erfassen. Die Nachricht wird gleichzeitig erledigt.

Konvertieren / Eingehendes <> Ausgehendes Mail
Umschalten Eingehendes <> Ausgehendes E-Mail

Akt öffnen (F4)
Öffnet die Aktenverwaltung mit dem zugeordneten Akt.

Priorität
Farbe Wichtig 1-3 vergeben, siehe Datensätze in Farbe (Priorität).

Menüpunkt Filter

Filter einstellen
Öffnet das Fenster Filter, in dem die Nachrichten nach Datum, Art, Sender, Empfänger selektiert werden können. Der zuletzt eingestellte Filter bleibt bis zur nächsten Änderung erhalten. Häufig verwendete Filter können als Favoriten abgespeichert werden.

Filter aktualisieren
Baut die Liste neu auf.

Einstellungen
Öffnet das Fenster Einstellungen.

Icon Telefon
Wenn Sie auf einer Nachricht stehen, bei der ein Akt oder ein Person eingetragen ist, können Sie mit dem Icon Telefon die Telefonverbindungen aller Aktbeteiligten aufrufen. Es öffnet sich folgendes Fenster:

Abb. 467: Fenster "Telefonnummern der Aktbeteiligten"