9.7 Zahlung Klient: Honorareingang

Eine Honorarnote erzeugt einen offenen Posten. Ebenso wenn ein Akonto angefordert wurde. Der Zahlungseingang vom Klienten knüpft am offenen Posten an.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Zahlungen zu offenen Posten zu erfassen:

a) Eingabe in das Feld Zahlung direkt im Fenster Offener Posten
Das ist eine einfachste Methode. Mit Eingabe von "." im Feld Zahlung und bestätigen wird der gesamte offene Betrag als bezahlt vorgeschlagen. Es erfolgt aber keine Übernahme in die Buchhaltung.

b) Aus dem Fenster Aktenverwaltung mit Bearbeiten / Neu / Zahlungseingang
Das ist die übliche Methode und wird unten genauer beschrieben. Die Zahlung kann auf alle offenen Posten dieses Akts angerechnet werden, egal wer Rechnungsempfänger ist und wer Einzahler. Hierbei erfolgt wahlweise eine Übernahme in die Buchhaltung.

c) Aus der Offene Posten Liste mit Bearbeiten / Neu / Zahlungseingang
Funktioniert wie b). Das Feld Zahlungsart ist fix mit "H = Honorar-/Akontoeingang" belegt. Die Zahlung kann auf alle offenen Posten angerechnet werden, bei denen Rechnungsempfänger und Einzahler übereinstimmen.

Als erstes erscheint das Fenster Zahlungseingang. (siehe dazu Fenster Zahlungseingang) Im Feld Art geben Sie "H = Honorar-/Akontoeingang" ein oder es ist bereits vorgeschlagen. Nach OK erscheint das Fenster Zahlungseingang zu offenen Posten:

Abb. 224: Fenster "Zahlungseingang auf offene Posten"

Die offenen Posten des aktuellen Akts/Rechnungsempfängers werden in je einem Block dargestellt.

Die Zahlung kann händisch in die weißen Felder zugeteilt werden. Punkt "." teilt das Mögliche zu. Es gibt aber auch zwei automatische Aufteilungen.

Theoretisch kann die Zahlung den offenen Posten übersteigen. Es handelt sich dann um eine Überzahlung, Offen wird negativ, der überschüssige Betrag ist praktisch ein Akonto. Von der Anwendung her wäre es aber unseres Erachtens klarer, wenn man den offenen Posten auf Null vermindert und zusätzlich ein eigenes Akonto eingibt.

In den letzten Zeilen Neues Akonto erfassen kann ein überschüssiger Zahlungsbetrag als neues Akonto erfasst werden.

Befehle / Aufteilung nach Datum
Es erfolgt ein Vorschlag für eine chronologische Aufteilung des Zahlungsbetrags. Bei mehreren offenen Posten wird zuerst auf die älteste Rechnung angerechnet: in der Reihenfolge Durchlaufer, BA USt-frei, dann BA inkl. USt, dann Verdienst. Die älteste Rechnung (nach Rechnungsdatum) vollständig zuerst. Dann die nächste Rechnung.

Befehle / Aufteilung primär Durchlaufer
Es erfolgt ein Vorschlag für eine USt-Satz bezogene Aufteilung des Zahlungsbetrags: Bei mehreren offenen Posten wird zuerst auf alle Durchlaufer unabhängig vom Rechnungsdatum angerechnet, dann auf die USt-freie Barauslagen, Barauslagen inkl. USt, Verdienst.

Befehle / Honorarnote auf Null stellen (Schnellstorno)
Wenn bei einer Honorarzahlung nur sehr geringe Beträge auf die Rechnung offen bleiben, wird man üblicherweise den Rest ohne Formalitäten stornieren.

Stellen Sie dazu den Cursor in eine Honorarnote, bei der noch ein Betrag offen ist. Dann wählen Sie Befehle / Honorarnote auf Null stellen. Das Programm kennzeichnet die offenen Beträge rot und trägt sie in der Spalte Storno ein. Diese Schnellfunktion dient nur für das Stornieren geringer Restbeträge; es gibt keine Stornomitteilung.

Hinweis: Bilanzierer müssen den OP jedenfalls ordnungsgemäß stornieren (auch in der Buchhaltung). Für sie ist diese Funktion daher nicht verfügbar.

OK
Die Zahlung wird im offenen Posten vermerkt. Der Offen-Betrag vermindert sich. Ein Zahlungsprotokoll wird gedruckt. Die Buchungsvorschläge werden in die Buchungszwischendatei übernommen. Siehe dazu Automatische Buchungen.