4.1.10 Akten kopieren, zusammenlegen, umbenennen

Akt kopieren
Mit dem Menüpunkt Akt / Akt kopieren kann ein Akt kopiert werden. Man braucht diese Funktion, um bei komplizierten Akten Subakten anzulegen oder Akten zu vereinigen.

Abb. 74: Fenster "Akt kopieren"

Es gibt 2 Auswahlmöglichkeiten:

1. Neuen Akt anlegen
Der gesamte Aktenstamm und ausgewählten Aktinhalte werden kopiert, nie jedoch Fremdgeldbewegungen (Programme / Fremdgeld). Sie werden nach einer neuen Kurzbezeichnung gefragt. Standardmäßig wird die bestehende Bezeichnung und angehängt "-1" vorgeschlagen bzw. bei numerischer Bezeichnung die nächste laufende Nummer. Eine bereits bestehende Aktenkurzbezeichnung können Sie nicht wählen. Ein "/" am Ende ist unzulässig.

2. Inhalte an Akt anhängen
Alle ausgewählten Aktinhalte des aktiven Akts werden in den Zielakt hineinkopiert. Fremdgelddaten werden absichtlich nicht zum Kopieren angeboten.

Wenn Sie Zahlungen kopieren, werden immer auch alle Forderungen und Titel kopiert. Dies geschieht, weil sonst die (unsichtbare) Geschichte der Forderungen und Titel und damit die Schuldnerabrechnung nie stimmen würde.

Dateiablage
Wenn in den Systemeinstellungen (siehe ADVOKAT Einstellungen Dokumentablage) mehrere Systeme zur Dateiablage hinterlegt sind, dann gibt es neben dem Feld Neuen Akt anlegen ein Feld ohne Bezeichnung. Hier kann das Dateisystem für den Zielakt gewählt werden, zB "SharePoint Online" oder "Windows-Dateisystem".

Weitere Informationen finden Sie unter ADVOKAT Sharepoint Online.

Zeitliche Einschränkung
Beim Kopieren von Akten kann man auf einen zeitlich abgegrenzten Teil einschränken.

Die zeitliche Einschränkung wirkt nicht auf Forderungen, Titel und Zahlungen, weil ansonsten die Schuldnerabrechnung (Aktengeschichte der Forderungen und Zahlungen) nicht mehr korrekt ist.

Bei ungünstigen Konstellationen wird es bei einer zeitlichen Abgrenzung mit der Verbindung von Leistungen und Honorarnoten Probleme geben: Es könnte zB auf Leistungen vom 1.1.2002 bis 31.12.2002 eingeschränkt werden. Die dazugehörige Abrechnung ist aber erst am 10.1.2003 gemacht worden. Dann wird diese nicht mitkopiert.

Wenn ein Dokument mit einer Leistung verbunden ist, entscheidet das Datum der Leistung. Wenn ein Dokument nicht mit einer Leistung verbunden ist, entscheidet das Datum des Dokument-Datensatzes.

Inhaltliche Einschränkungen

ERV-Schriftsätze werden nicht kopiert *).
Fremdgelddatensätze werden nicht kopiert.
Wenn Offene Posten kopiert werden, dann wird die Rechnungsnummer nicht mitkopiert, damit keine doppelten Rechnungsnummern entstehen.
Wenn Leistungen kopiert werden, dann wird das Abrechnungsdatum von Leistungen nur kopiert, wenn auch Offene Posten kopiert werden.
Es werden nicht alle Freien Felder aus dem Aktenstamm kopiert. Nicht kopiert werden:
- Verborgene Freie Felder
- eTHB / Treuhandkonto: IBAN
- eTHB / Treuhandschaft: Geschäftsfallbezeichnung, Geschäftszahl RAK, TH-Laufnummer, Szenario, Sperrmeldung eingelangt, Treuhänder

*) Zum Verschieben eines (gesendeten) ERV-Schriftsatzes in einen anderen Akt siehe Mahnklage, Reiter Stammdaten, Befehle / Aktzuordnung ändern.

Dokumente und Ordnerstruktur
Wenn die Option "Dokumente" ausgewählt wird, werden alle Dokumente und alle Unterordner kopiert, die Dokumentdatensätze enthalten. Dabei ist irrelevant, ob die Option "Ordnerstruktur" ausgewählt wurde.
Wenn die Option "Ordnerstruktur" ausgewählt, aber die Option "Dokumente" nicht, werden nur die Ordner ohne Dokumente kopiert.

Akt umbenennen
Mit dem Menüpunkt Akt / Kurzbezeichnung ändern... kann man einen Akt umbenennen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem in der ersten Zeile die Aktenkurzbezeichnung steht und in den Folgezeilen die automatisch erfassten Geschäftszahlen (Suchbegriffe).

Wenn es zB folgende Akten gibt: "AB" als Hauptakt und einen oder mehrere Unterakten in der Form "AB/xx", "AB/xy", dann verhindert ADVOKAT ein Umbenennen von "AB", solange Unterakten existieren. Dies geschieht nur, wenn die Dokumente in der Ordnerstruktur "Klient\Gegner" abgelegt werden. Der Grund ist, dass sonst die Dokumente nicht mehr gefunden werden. Man muss zuerst die Unterakten umbenennen und dann erst den Hauptakt. Oder man kopiert den Hauptakt in zB "ABB" und löscht dann den Akt "AB".