10.12.1 Synchronisationsverhalten

Die Synchronisation mit Microsoft Exchange synchronisiert Termine von ADVOKAT nach Exchange und retour. Es gibt 3 verschiedene Synchronisationseinstellungen:

Advokat Import
Es werden nur die Änderungen in Exchange beachtet und nach Advokat synchronisiert. Änderungen in Advokat führen zu keiner Änderung in Exchange.

Advokat Export
Es werden nur die Änderungen in Advokat beachtet und nach Exchange synchronisiert. Änderungen in Exchange führen zu keiner Änderung in Advokat.

Synchronisation
Es werden Änderungen in beide Richtungen beachtet. Bei einer Synchronisation in beide Richtungen kann es dabei zu einem Konflikt kommen. Dieser ist dadurch definiert, dass das Element auf ADVOKAT- und auch Exchangeseite seit der letzten Synchronisierung geändert wurde. In diesem Fall wird bei der Synchronisation in beiden Richtungen der Vorrang zusätzlich geprüft.

Details siehe ADVOKAT Technisches Handbuch - Kollisionsbehandlung.

Zuordnung von Terminen zu einem Sachbearbeiter
In ADVOKAT ist die Zuordnung durch das Feld "Für SB" definiert. Es werden nur Termine, bei denen dieses Feld befüllt ist, synchronisiert.

In Exchange erfolgt die Zuordnung über die Postfächer. Jedes Postfach kann einem ADVOKAT-Sachbearbeiter zugewiesen werden. Dies erfolgt in den Einstellungen der Synchronisation mit Microsoft Exchange.

Die Postfächer enthalten 1 oder auch mehrere Kalender mit den Terminen. Welcher Kalender mit ADVOKAT synchronisiert wird, kann wiederum in der Synchronisation mit Microsoft Exchange eingestellt werden.

Zuordnung von Terminarten in Exchange
In ADVOKAT können einem Termin unterschiedliche Arten zugewiesen werden. ("Termin", "Auswärtstermin", "Aufgabe", etc.).

In Exchange (und auch Outlook) erfolgt die Zuweisung über Kategorien. Ab Exchange 2010 werden diese bei der Einrichtung der Lösung automatisch in Exchange angelegt. Wichtig dabei ist, dass die Namen genau den Terminarten in ADVOKAT entsprechen. Gleiches gilt auch in Outlook, wenn damit auf Exchange zugegriffen wird. Zumeist sollten aber die Kategorien aus Exchange automatisch in Outlook übernommen werden und damit auch in Outlook vorhanden sein.

Beispiel: Will man in Exchange einen Termin anlegen, der in Advokat die Terminart "Auswärtstermin" erhält, dann muss man beim Erstellen in Outlook die Kategorie "Auswärtstermin" zuweisen.

Achtung in Exchange können auch mehrere Kategorien gleichzeitig zugewiesen werden. Die Synchronisation beachtet aber immer nur die erste zugewiesene Kategorie.