3.2.5.1 Kontaktpersonen bei Firmen

Große Firmen (zB Versicherungen) haben unterschiedliche Ansprechpartner für bestimmte Akten oder Aktengruppen. Die Daten dieser Ansprechpartner können beim Klient und beim Akt hinterlegt und im Schriftverkehr (Brief, E-Mail) automatisch verwendet werden.

Schritt 1: Kontaktperson erfassen

Man öffnet das Fenster Personenstamm der großen Firma (= Hauptperson) und erfasst zu dieser die Mitarbeiter und Kontaktpersonen.

Dazu wählt man den Menüpunkt Befehle / Kontaktperson erfassen. Es öffnet sich folgendes Fenster:

Abb. 24: Fenster "Kontaktperson erfassen"

Die (speziellen) Daten des Mitarbeiters werden eingetragen. Im Feld Telefon und E-Mail wird die erste Telefonnummer bzw. die erste E-Mail-Adresse der "Hauptperson" vorgeschlagen. Im Feld Bemerkung kann eingetragen werden, wofür diese Kontaktperson zuständig ist.

Beim Speichern erscheint die Abfrage: "Speichern unter Kurzbezeichnung: ADVOKAT-WohlMa". Die Kurzbezeichnung ist zwar nur ein Vorschlag, wir empfehlen aber dringend, dass die Kontaktperson dieselbe Kurzbezeichnung hat wie die Hauptperson + eine Erweiterung.

Die "Kontaktperson" wird erstens als selbständiger Personen-Datensatz gespeichert und zweitens automatisch mit der Hauptperson verknüpft (Reiter Beteiligte bei der Hauptperson, Funktion = "Kontaktperson"). Eine andere Funktion kann manuell erfasst werden.

Bei der Hauptperson (ADVOKAT) steht im Reiter Beteiligte die Kurzbezeichnung der Kontaktperson (ADVOKAT-WohlMa) und die Funktion "Kontaktperson".

Abb. 25: Fenster "Kontaktpersonen sind Beteiligte bei der Hauptperson"

Auch bei der Kontaktperson (ADVOKAT-WohlMa) wird ein Verweis auf die Hauptperson (ADVOKAT) eingetragen. Die Funktion ist "KontaktpersonVon".

Abb. 26: Fenster "Kontaktperson wird mit Hauptperson verknüpft"

Die speziellen Daten der Kontaktperson sind in den Feldern Vorname, Name, Kurzanrede, Anrede, Titel, Titel_nach, Telefon, E-Mail gespeichert.

Manche Anwender erfassen auch die Privatadresse.

Spezialbehandlung der Telefonnummern:
Eine Telefonnummer der Hauptperson wird bei der Kontaktperson inkl. Durchwahl gespeichert. Wenn die Telefonnummer der Hauptperson später geändert wird, dann wird möglichst auch die Telefonnummer bei den verknüpften Kontaktpersonen automatisch nachgezogen.

Schritt 2: Kontaktperson als "Aktbeteiligten" eintragen

Zur X-Firma gibt es 100 verschiedenen Akten mit 10 verschiedenen Ansprechpartnern.

Die 10 Kontaktpersonen werden zuerst bei der X-Firma (= Hauptperson) gespeichert, siehe oben.

Bei jedem Akt der X-Firma werden im Aktenstamm eine (oder mehrere) für diesen Akt zuständige Kontaktpersonen hinterlegt. Dies geschieht manuell im Fenster Aktenstamm, Reiter Beteiligte.

Abb. 27: Fenster "Kontaktperson wird im Akt eingetragen "

Wenn bei der Kontaktperson ein spezieller Betreff eingegeben wird, dann wird dieser bei der Funktion Dokument erstellen vorgeschlagen.

Automatik beim Akt neu anlegen

Wenn man einen neuen Akt anlegt (oder auch nur einen Aktbeteiligten zu einem bestehenden Akt hinzufügt), dann prüft ADVOKAT, ob bei diesem Aktbeteiligten eine oder mehrere Kontaktpersonen hinterlegt sind.

Wenn ja, dann erscheint eine Liste der zugeordneten Kontaktpersonen, eine kann ausgewählt werden. Diese wird dann automatisch zum Akt als zusätzlicher Aktbeteiligter mit der Funktion "Kontaktperson" gespeichert.

Abb. 28: Fenster "Zuständige Kontaktpersonen auswählen"

Kontaktperson verwenden (Dokument oder E-Mail erstellen)

Die Verwendung der Kontaktperson erfolgt automatisch. Wenn Sie einen Akt einen Brief oder ein E-Mail an die X-Firma schreiben, dann wird automatisch die für diesen Akt zuständige Kontaktperson der X-Firma vorgeschlagen.

Dies geschieht bei den Programmfunktionen Dokument erstellen und E-Mail erstellen ***. Man schreibt einen Brief an den Klienten (= Hauptperson), die Kontaktperson wird automatisch vorgeschlagen. Dies geschieht auch bei der Erstellung einer Honorarnote an die X-Firma:

Abb. 29: Fenster "Dokument erstellen"

Ein Brief an eine Firma mit Kontaktperson sieht so aus (die kursiven Texte kommen aus der "Kontaktperson"):

ADVOKAT Unternehmensberatung

zH Herrn Dr. Martin Mandler

Andreas-Hofer-Straße 39b

6020 Innsbruck

Sehr geehrter Herr Dr. Mandler!

Mit anderen Worten:

Name gewählter Empfänger (= Firma = Hauptperson)

zH Name von Kontaktperson

Adresse von der Hauptperson

Anrede von Kontaktperson

Aus der Kontaktperson werden primär folgende Felder genommen:
Kurzanrede Titel Vorname Name1, Titel_nach
Aber auch die Felder Straße, Plz, Ort, Int, (freie) Adresse kommen von der Kontaktperson, wenn sie dort hinterlegt sind. Die nicht hinterlegten Felder werden immer von der Hauptperson genommen (Ausnahme: INT wird nur dann aus Hauptperson übernommen werden, wenn bei Kontaktperson Plz UND Ort ist leer).

Spezialfunktion: Schreiben direkt an die Kontaktperson per Adresse Hauptperson
Feld Empfänger = Kontaktperson
Feld zu Handen = leer

Adressblock:

Dr. Martin Mandler

Andreas-Hofer-Straße 39b

6020 Innsbruck

Sehr geehrter Herr Dr. Mandler!

Hinweis: Für diesen Fall muss bei der Kontaktperson im Reiter Beteiligte ein Verweis auf die Hauptperson vorhanden sein. Der Verweis erfolgt mit Funktion = "KontaktpersonVon". Siehe Abbildung oben: Fenster "Kontaktperson wird mit Hauptperson verknüpft".
Für die Adresse wird dann ausnahmsweise auf ADVOKAT zurückgegriffen.

Betreibung
Auch bei Betreibung erstellen wird eine Kontaktperson automatisch verwendet. Dies geschieht bei den Stoppcodes:
#029#, #059#, #001#, #Anschrift# und teilweise bei #Akten|NKurz\Form|Funktion|Reihung#.

Hinweise

Für die Anwendung der Funktion "Kontaktperson" gibt es folgende Voraussetzungen:

Es gibt eine "Hauptperson" und im Fenster Personenstamm der "Hauptperson" ist im Reiter Beteiligte die Kontaktperson eingetragen. Die "Funktion" ist an dieser Stelle nicht relevant, sie kann zB "Kontaktperson" oder "Geschäftsführer" oder "Gesellschafter" sein.
Im Fenster Aktenverwaltung, Reiter Beteiligte ist diese Person mit Funktion = "Kontaktperson" eingetragen
Die Programmlogik ist:
1. Gehe vom Empfänger ("Hauptperson") aus
2. Prüfe, ob für den Empfänger im Fenster Personenstamm / Beteiligte Personen vorhanden sind und wenn ja, dann
3. prüfe, ob ein solcher Person-Beteiligter im Aktenstamm als "Kontaktperson" aufscheint; wenn ja, dann schlage diese Person im Feld zu Handen vor
4. Wenn im Akt mehrere zutreffende Kontaktpersonen vorhanden sind, dann nimm die zufällig erste