5.5.5 PDF-Assistent ***

Dies ist ein praktisches Tool, das wir probeweise einführen. Sie können damit einen gescannten Stapel Post, in Teile aufsplitten und die Teile den Akten zuordnen.

Sie gehen wie folgt vor:

Sie scannen einen Stapel Papier am Scanner ein und speichern die Datei als PDF auf der Festplatte. Am besten Sie führen gleichzeitig eine Schrifterkennung durch.
Sie starten die ADVOKAT Dokumentverwaltung und wählen den Menüpunkt Bearbeiten / PDF-Assistent. Sie erhalten das folgende (zuerst noch leere) Fenster.

Abb. 147: Fenster "Fenster PDF Assistent"

Sie öffnen das zuvor erzeugte Sammel-PDF mit dem Icon Öffnen. Links befindet sich die Seitenvorschau des PDF, rechts die Seitenzahlen des PDF.
Sie ordnen jetzt die Seiten des PFD einem oder mehreren Dokumentdatensätzen und Akten zu. Dazu verwenden Sie die Icons Neu, Löschen und Zurücksetzen. Zur Beschreibung dieser Icons siehe unten. Unerwünschte Seiten (zB Leerseiten) können Sie eliminieren.
Wenn Sie diese Zuordnung abgeschlossen haben, speichern Sie mit dem Icon OK ab. Im Hintergrund werden automatisch die Dokumentdatensätze generiert und das Teil-PDF zugeordnet.

Schaltflächen im Fenster PDF-Assistent

Zoomen
Bezieht sich auf die PDF Seitenvorschau.

PDF-Datei öffnen
Liest eine PDF-Datei ein und zeigt die Seitenvorschau an. Alternativ funktioniert auch Drag-Drop mit einer PDF-Datei auf die graue Fläche.

Einstellungen
Hier treffen Sie Einstellungen zu den Dokumentdatensätzen, wie zB Dokumentenstatus, Sachbearbeiter oder ob eine Leistung erfasst werden soll.

Neu
Mit dieser Schaltfläche merken Sie vor, dass ein neuer Dokumentendatensatz ab der aktuell angezeigten Seite generiert werden soll. Es öffnet sich das Fenster Dokument. Sie können insbesondere einen Betreff und einen Akt zuordnen.

Alle Seiten des PDF bis zum nächsten Dokumentdatensatz werden aus dem Sammel-PDF herausgetrennt, zu einem eigenen PDF verarbeitet und in Advokat zum angegebenen Akt gespeichert.

Dies geschieht nicht sofort, sondern erst, wenn Sie den PDF-Assistent mit OK beenden.

Löschen
Mit dem Icon Löschen wird die aktuell markierte Seite als gelöscht markiert, das heißt sie wird nicht in das Zieldokument übertragen.

Zurücksetzen
Mit dem Icon Zurücksetzen wird die aktuell markierte Seite wieder hergestellt, also das Löschen aufgehoben.

OK
Mit OK werden alle vorgemerkten Dokumentendatensätze erstellt. Das Sammel-PDF wird in einzelne Teile zerlegt und zum Dokumentdatensatz hinzugefügt. Je nach Einstellung werden auch Leistungen im Akt erstellt.

Abbrechen
Programm schließen ohne die Dokumente zu übernehmen.

Hinweis: Der ADVOKAT PDF-Assistent setzt bestimmte Komponenten des Adobe-Acrobat-Readers voraus. Für das Vorhandensein oder Funktionieren dieser Teile können wir nicht einstehen. Außerdem gibt es so viele PDF Versionen und Varianten, dass wir Missfunktionen nicht ausschließen können.