12.4.6.1 Dokument aus der Aktenverwaltung in Archivium archivieren

Aus dem ADVOKAT Aktinhalt Dokument kann ein Dokument in der Archivium Unterschriftenmappe (Archivium nennt das "Zwischengespeicherte Archivelemente") abgelegt werden. Die Ablage der Dokumente in der Archivium Unterschriftenmappe erfolgt über Befehle / Archivierung (Archivium). Der Menüpunkt ist nur aktiv, wenn ein PDF-Dokument vorliegt.

Dazu ist kein Rechtsanwaltsausweis erforderlich.

Es öffnet sich das Fenster zur Archivium Übernahme.

Abb. 352: Fenster Dokument in Archivium ablegen:

Für ERV-Code
Pflichtfeld, Liste
Es werden alle R-Codes (J-Codes) angezeigt, bei denen in Archivium ein Mitarbeiter "ADVOKAT Archivium Benutzer" mit gültigem Zertifikat hinterlegt ist. Es muss der Code (Rechtsanwaltsausweis) ausgewählt werden, der in weiterer Folge die Signierung durchführen wird.
Zusätzlich zum Code wird auch der Name des RA angezeigt, so wie er in Archivium hinterlegt ist. ADVOKAT hat keinen Einfluss auf die Form.
Wenn mehrere Zertifikate gefunden werden, zB der Rechtsanwaltsausweis ist gesteckt und es ist ein Softwarezertifikat installiert, dann wird beim Suchen oder Archivieren von Dokumenten der Code doppelt angezeigt. Es ist egal, welchen Eintrag man auswählt.

Archivbereich
Pflichtfeld, Liste, GOG-Urkunde, Sonstige Urkunden

Urkundenart
Pflichtfeld, Liste

Errichtungsdatum
Pflichtfeld, das Datum des Dokumentdatensatzes wird vorgeschlagen

Aufbewahrungsdauer
Pflichtfeld, 22 oder 40 Jahre

Aktenbezeichnung
Pflichtfeld, der aktuelle Akt wird vorgeschlagen

Einsichtsberechtigte
Als Einsichtsberechigte können das BMJ (Gericht) oder das BMF (Finanzamt) gewählt werden.

Parteien
Pflichtfeld. Eine oder mehrere Partei(en) müssen erfasst werden. ADVOKAT schlägt alle Klienten aus dem Akt als Parteien vor. Es können Personen entfernt oder hinzugefügt werden. Die Parteien werden in Archivium angelegt.

Hinweis zu Parteien
ADVOKAT vermeidet nach Möglichkeit die Doppelanlage von Personen in Archivium.
Daher wird für jede exportierte Person im Personenstamm ein Freies Feld "ArchiviumID" gespeichert.
Bei einem neuerlichen Export sucht ADVOKAT in Archivium diese ArchiviumID. Wenn sie vorhanden ist, dann wird kein Duplikat angelegt. Wohl aber werden die Daten der Person erforderlichenfalls aktualisiert (Vorname, Name1, Geburtsdatum, FirmenbuchNr).
Wenn die ArchiviumID nicht gefunden wird, dann sucht ADVOKAT in Archivium nach den Feldern Vorname, Name1, Geburtsdatum bzw. Firmenbuchnummer. Bei einem Treffer gilt die Person als gefunden und die ArchiviumID wird bei der ADVOKAT-Person hinterlegt.
Wenn die Person immer noch nicht gefunden ist, dann wird die Person in Archivium neu angelegt und die ArchiviumID bei der ADOKAT-Person hinterlegt.

Hinzufügen
Öffnet ein Menü "Aktbeteiligte" und "Suchassistent" für das Hinzufügen von Personen.

OK
Das Dokument und die Dateien werden in die Archivium Unterschriftenmappe (Archivium nennt das "Zwischengespeicherte Archivelemente") exportiert. Bei umfangreichen Dokument kann das auch einige Minuten dauern. Der Vorgang kann nicht abgebrochen werden.

Es kommt folgende Meldung:
Dokument und Parteien werden nach Archivium exportiert. Dies kann je nach Umfang des Dokuments auch einige Minuten dauern.

Wenn der Export erfolgreich ist, kommt folgende Meldung:
Das Dokument wurde erfolgreich in der Archivium Unterschriftenmappe abgelegt.
Folgende Partei(en) wurden angelegt: TEST, ...
Folgende Partei(en) wurden aktualisiert: TEST1, ...

Im Fehlerfall könnten folgende Meldungen angezeigt werden:
ADVOKAT konnte keine Verbindung zu Archivium V3 herstellen. Bitte führen Sie die Archivierung direkt in Archivium durch. Berechtigungsproblem / Verbindungsproblem / Kein Zertifikat.

Das Dokument konnte nicht in der Archivium Unterschriftenmappe abgelegt werden.

Folgende Partei(en) konnten nicht automatisch angelegt werden: TEST2, ...

In diesem Fall können Sie die Archivierung manuell in Archivium durchführen, Siehe Arbeit mit Archivium V3 ohne ADVOKAT Schnittstelle.