5.5.6 Dokumente filtern

Die Dokumentliste ist die Steuerzentrale der ADVOKAT Dokumentverwaltung.

Welche Dokumente in der Dokumentliste angezeigt werden, bestimmen Sie über die Einstellungen, die Sie im Fenster Filter treffen können.

Abfragen wie die folgenden sind leicht zu erstellen. Zeige mir:

• die heute erstellten Dokumente und E-Mails

• die in der letzten Woche erledigten Dokumente

• Die Dokumente, die an mich gerichtet wurden

• Die Dokumente, die von mir an andere Sachbearbeiter gerichtet wurden

• alle Dokumente, die Akten A bis B betreffen

Der Filter eignet sich natürlich auch zum Suchen.

Mit dem Menüpunkt Filter / Filter einstellen oder mit Strg+F können Sie das Fenster Filter aufrufen.

Abb. 148: Fenster "Filter Dokumentverwaltung"

Akt
Einschränken auf einen bestimmten Akt.

Status
Dokumente mit einem bestimmten Status, zB "Korrigieren". Die möglichen Statusangaben werden in Programme / Tabellen warten / Status Dokumentverwaltung definiert.

Datum von - bis
Erstellungsdatum. Eingabe eines Datums(zeitraums).

Einen generellen Filter für "Meine Dokumente heute" erstellen Sie so:
Alle Felder im Filterfenster sind leer außer:
Datum von = #T# (hierbei ist #T# eine Variable für heute)
Datum bis = #T#

Hinweis zu möglichen Datumsvariablen:
#T# für heute
#T+10# für heute plus 10 Tage
#T-30# für heute minus 30 Tage
#AM# Anfang dieses Monats
#EM1# Ende des folgenden Monats
#AQ# Anfang dieses Quartals
#AJ-1# Anfang des letzten Jahres

Auch erledigte Dokumente
Erledigte Dokumente werden standardmäßig nicht angezeigt und können mit dieser Option zugeschalten werden.

Erledigtdatum von - bis
Damit kann auf ein Datum, an dem ein Dokument als erledigt gekennzeichnet wurde, gefiltert werden. Wenn beide Felder leer sind, dann bedeutet das keine Einschränkung: alle erledigten Dokumente werden angezeigt.

Von Benutzer
Benutzerkürzel. Feld Von Benutzer des Dokumentdatensatzes. Sie können mehrere Benutzerkürzel eingeben (also "MM,KL" - durch Leerstelle oder Beistrich getrennt), dann werden die Dokumente aller dieser Benutzer angezeigt.

An Benutzer
Benutzerkürzel. Feld An Benutzer des Dokumentdatensatzes. Sie können mehrere Benutzerkürzel eingeben (also "MM,KL" - durch Leerstelle oder Beistrich getrennt), dann werden die Dokumente aller dieser Benutzer angezeigt.

Hinweis:
Wenn Sie bei Filter Von Benutzer = "X" und An Benutzer = "Y" eingegeben, dann werden alle Dokumente angezeigt, bei denen Von Benutzer = "X" ODER An Benutzer = "Y" angegeben ist. Eines der beiden Felder muss zutreffen. Diesbezüglich ist die Dokumentverwaltung anders programmiert als andere Filterfenster.

Ohne leere Sachbearbeiter
Wenn An Benutzer leer ist, ist das Dokument nicht zugeordnet. Nicht zugeordnete Dokumente werden bei jedem Sachbearbeiter angezeigt..

Mit der Option ohne leere SB's kann man die nicht zugeordneten Dokument ausschließen.

Datei
Es werden nur Dokumente angezeigt, in denen der eingegebene Text im Feld Datei enthalten ist. So können Sie nach einem Dateinamen suchen.

Betreff, Memo
Es werden nur Dokumente angezeigt, in denen der eingegebene Text im Feld Betreff oder Memo enthalten ist. Groß- und Kleinschreibung ist egal, Leerstellen sind sehr wohl relevant. Je weniger Sie eingeben, desto länger dauert die Suche.

Beilagenart
Es werden nur Dokumente angezeigt, bei denen das Feld Beilage./ gefüllt ist. Siehe auch Beilagenverzeichnis.

OK
Der Filter wird aktiviert. Es werden die Datensätze angezeigt, für die die Filterkriterien aller Felder erfüllt sind.

Der zuletzt eingestellte Filter wird pro Sachbearbeiter gespeichert.

Standardfilter
Es gibt einen vordefinierten Standardfilter:
Dokumente aktueller Akt (Aktenverwaltung): Wenn man diesen Filter auswählt, wird auf die Leistungen jenes Akts eingeschränkt, der aktuell in der Aktenverwaltung offfen ist. Andere Eingaben im Fenster Filter bleiben dabei erhalten und werden auch verwendet. Der Ablauf ist daher wie folgt:

• Man befindet sich in der Aktenverwaltung in einem Akt.

• Man öffnet die Dokumentverwaltung. Man wählt den Menüpunkt Filter / Dokumente aktueller Akt (Aktenverwaltung).

• Es werden alle Dokumente des Akts angezeigt. Ev. sind im Fenster Filter noch andere Kriterien vorhanden, zB eine Einschränkung nach Datum.