9.1 OP-Verwaltung - eine Einführung

Was ist ein offener Posten?

Die Überwachung der offenen Honorare könnte durch eine Verwaltung der offenen Posten in der Buchhaltung (Erfassung von Forderungen) geschehen. Dies ist bei Einnahmen-Ausgabenrechnern nicht üblich, daher bietet ADVOKAT eine aktbezogene Offene Posten Verwaltung.

Wenn Sie im Programm Kostennoten drucken die Option Abrechnung speichern wählen, wird ein offener Posten erzeugt.

Eine Honorarforderung ist ein positiver offener Posten. Die Forderung wird erzeugt durch Stellen einer Honorarnote (nicht durch Eingeben einer Leistung) und beglichen durch Zahlung auf die Honorarnote. In der Offenen Posten Verwaltung werden alle Außenstände aufgelistet. Im offenen Posten sind die Rechnungsnummern hinterlegt.

Eine Akontozahlung ist ein negativer offener Posten (Verbindlichkeit). Die Verbindlichkeit wird erzeugt durch Anzahlung und ausgeglichen durch Gegenverrechnung in einer Honorarnote oder durch Rücküberweisung. In der Offenen Posten Verwaltung werden alle erliegenden Akontozahlungen aufgelistet.

Ein offener Posten kann ausgeglichen werden, dann ist Offen = 0.

Die Vorteile einer OP-Verwaltung sind:

• Schnelle Übersicht über die Honoraraußenstände und über die vom Klienten geleisteten Akontozahlungen

• Aktbezogene Übersicht und Gesamtdarstellung der offenen Posten

• Die Abbildung eines "Klientenkontos" mit Ein- / Rückzahlungen

• Automatisches Mahnwesen (mit Mahndatum und Mahnstufe)

• Ausdrucke gefiltert nach Partner und anderen Kriterien im Aktenstamm

Ein Bilanzierer könnte die offenen Posten auch in der Buchhaltung führen (Forderungen und Verbindlichkeiten). Die OP-Verwaltung von ADVOKAT hat aber auch für ihn Vorteile:

• Akontozahlungen und gestellte Honorarnoten werden aktbezogen gespeichert. Damit ergeben sich eine Vielzahl von aktbezogenen Auswertungsmöglichkeiten.

• Der offenen Posten sind nicht nur in der Buchhaltung sichtbar, sondern auch im Akt.

• Über die Offene Posten Verwaltung wird Aktenverwaltung und Buchhaltung verbunden. Damit sind automatische Buchungsvorschläge für Forderungen und Zahlungen möglich.