13.9.10 Abgleich zwischen Buchhaltung und Fremdgeldkonto mit der Fremdgeld-Differenzliste

ADVOKAT schlägt vor, die Fremdgeldein- und -ausgänge vollständig in der Fremdgeldverwaltung zu führen. Dies hat den Vorteil, dass in der Fremdgeldverwaltung zu jedem Akt alle Eingänge und Ausgänge verzeichnet sind und sich leicht feststellen lässt, in welchem Akt Fremdgeld eingegangen und noch nicht ausgegangen ist. Ebenso lässt sich mit der Liste offener Salden nach Akten einfach die Summe der erliegenden Fremdgelder feststellen.

Viele Kanzleien arbeiten auch mit der ADVOKAT Einnahmen-Ausgabenrechnung. Auch dort werden die Eingänge und Ausgänge der Fremdgelder gebucht.

Fremdgeldverwaltung und Buchhaltung werden oft von verschiedenen Kanzleimitarbeitern geführt und es kann der Fall auftreten, dass die Fremdgeldverwaltung einerseits und das Fremdgeldkonto der Buchhaltung 9100 andererseits nicht zwangsläufig zusammenstimmen. Dies sollte bei exakter Führung nicht auftreten. Wenn alle Fremdgelder in der Fremdgeldverwaltung verzeichnet sind und in der Buchhaltung mit Aktenbezug gebucht sind, kann es keine Differenz geben.

Zur Kontrolle bietet ADVOKAT einen Vergleich der Fremdgeldliste und des Fremdgeldkontos der Buchhaltung. Dies ist die Fremdgeld - Differenzliste.

In der Fremdgeld - Differenzliste wird zuerst für jeden Akt der offene Saldo in der Fremdgeldverwaltung ermittelt. Dann wird für jeden Akt der offene Saldo des Kontos 9100 in der Buchhaltung ermittelt. Dies geschieht in der Buchhaltung anhand des Feldes Aktenbezug. Dann werden die beiden Salden verglichen und wenn sie nicht übereinstimmen in der Fremdgeld - Differenzliste ausgeworfen.

Differenzen könnten Ihre Ursache in der Fremdgeldverwaltung haben:

Ein- und Ausgänge könnten nicht vollständig verzeichnet sein. Es könnte zwar ein Eingang vorhanden sein, aber nicht der Ausgang. ZB, weil das Geld "händisch" überwiesen und in der ADVOKAT Fremdgeldverwaltung nicht eingetragen wurde. Wenn Ein- und Ausgänge zwar erfolgt sind, aber nicht vollständig eingetragen werden, wird es immer zu Differenzen kommen.

Differenzen könnten Ihre Ursache in der Buchhaltung haben:

Häufig passiert Folgendes: Es ist zwar die Eingangs- und Ausgangsbuchung richtig gebucht, aber in einer oder mehreren Buchungen ist das Feld Aktenbezug nicht mit der Aktenkurzbezeichnung gefüllt. In der Folge kann ADVOKAT die Buchung nicht mehr einem Akt zuordnen. Nun ermittelt ADVOKAT einen "falschen" aktbezogenen Saldo. Wenn Fremdgeldbuchungen zwar erfolgt sind, aber nicht in allen Fällen ein Aktenbezug eingetragen wurde, wird es immer zu Differenzen kommen.

In der Buchhaltung könnte der Saldo des Kontos 9100 in einer Buchung vorgetragen worden sein. In diesem Fall geht der Aktenbezug verloren. ADVOKAT empfiehlt, das Konto 9100 aktbezogen (eine Buchung pro Akt) in das nächste Buchungsjahr vorzutragen.

Sammelbuchungen über mehrere Akten hinweg haben zur Folge, dass Sie die Fremdgeld-Differenzliste nicht mehr verwenden können, weil kein richtiger aktbezogener Saldo mehr erzeugt werden kann.

Es kann sein, dass der Ausgang zwar in der Fremdgeldverwaltung schon durchgeführt wurde, aber sich noch in der Buchungszwischendatei befindet. Ein Abgleich wird nur dann sinnvoll sein, wenn alle fremdgeldbezogenen Buchungen aus der Zwischendatei in die Buchhaltung übernommen wurden.

Ein tröstlicher Hinweis: Sie müssen die Fremdgeld-Differenzliste nicht verwenden. Sie können die Fremdgelder auch ohne diese Liste exakt und richtig verwalten. Sie bietet nur die Möglichkeit einer zusätzlichen Kontrolle. Wenn Sie die Kontrolle wollen, erfordert das auch die vollständige und übereinstimmende Führung der Fremdgeldverwaltung und der Buchhaltung in ADVOKAT.

Der Abgleich wird aus der Buchhaltung mit dem Menüpunkt Auswertung / Fremdgeld - Differenzliste gestartet. Es erscheint folgendes Fenster:

Abb. 431: Fenster "Fremdgeld - Differenzliste"

Fremdgeldbuchungen können sich in verschiedenen Buchhaltungen befinden. Zum Abgleich können somit mehrere Buchhaltungen zusammengefasst werden.

Die Saldoermittlung erfolgt in Buchhaltung und Fremdgeldverwaltung mit Eingänge minus Ausgänge. Die Ausgangsvorschläge der Fremdgeldverwaltung werden nicht berücksichtigt.

Im obigen Beispiel gibt es im Akt A in der Fremdgeldverwaltung einen ausgeglichenen Saldo; es gibt gleich viele Eingänge wie Ausgänge. In der Buchhaltung gibt es dagegen für diesen Akt einen Überhang von Eingängen in der Höhe von +300. Mögliche Ursache: In der Buchhaltung wurde zwar der Eingang gebucht, aber nicht der Ausgang. Der Ausgang könnte sich noch in der Buchungszwischendatei befinden. Oder es gibt zwar einen Ausgang, dort fehlt jedoch im Feld Aktenbezug die Aktenkurzbezeichnung.

Im Akt B gibt es in der Buchhaltung einen Saldo von +100 und in der Fremdgeldverwaltung einen Saldo von +200. Mögliche Ursachen: a) In der Buchhaltung wurde ein Fremdgeldeingang von 100 noch nicht gebucht oder b) in der Fremdgeldverwaltung ist ein Ausgang von 100 nicht verzeichnet worden. Ursache könnte sein, dass die Überweisung händisch erfolgte außerhalb der Fremdgeldverwaltung erfolgte.

Im Akt C könnte in der Buchhaltung zwar der Ausgang einen Aktenbezug aufweisen, nicht aber der Eingang. Dadurch kommt es zu einem Saldo von -100 am Konto 9100.

Im Akt D könnte in der Fremdgeldverwaltung ein Ausgang von 200 vorhanden sein, aber kein Eingang. Dadurch kommt es zu einem Saldo von -200 in der Fremdgeldverwaltung.

Bereinigung von Differenzen in der Fremdgeld-Differenzliste:

Zuerst müssen Sie die Ursachen verstehen (siehe oben). Gehen Sie am besten wie folgt vor:

1. Prüfen Sie die Sachlage im physischen Akt. Welche Eingänge und Überweisungen gab es.

2. Prüfen Sie in der Fremdgeldverwaltung die Eingänge und Ausgänge. Sind die Zahlungsvorgänge vollständig eingetragen. Ist der Saldo richtig.
Tragen Sie eventuell die fehlenden Eingänge und Ausgänge nach.

3. Prüfen Sie die Buchungszwischendatei. Befinden sich dort noch fremdgeldbezogene Buchungen. Übernehmen Sie diese und drucken Sie dann noch einmal die Fremdgeld - Differenzliste.

4. Suchen Sie in der Buchhaltung mit dem Fenster Filter/Sortierung alle Buchungen mit diesem Aktenbezug. Geben Sie dazu in das Feld Aktenbezug die Aktenkurzbezeichnung ein, löschen Sie das "H" bei Unternummer und zeigen Sie alle Buchungen für diesen Akt an. Sind alle Eingänge und Ausgänge vorhanden?

Wenn nicht, dann können Sie versuchen, die Buchungen anders zu finden (z.B. über Datum und Betrag) und dort den Aktenbezug nachtragen.

Abschließend ein Trick: Nehmen wir an, in der Fremdgeldverwaltung ist der Saldo Null. Alle Eingänge sind auch ausgegangen. In der Buchhaltung findet sich nur ein Eingang mit Aktenbezug, der Ausgang hat keinen Aktenbezug. Folglich gibt es einen offenen Saldo zu diesem Akt. Statt den Aktenbezug beim Ausgang nachzutragen, könnte man ihn auch beim Eingang weglöschen. Dann findet ADVOKAT bezüglich dieses Akts wieder einen Saldo von Null.