17.6.1 Registrierkasse Stammdaten

Abb. 513: Fenster "Registrierkasse Stammdaten"

Wenn eine neue Registrierkasse angelegt wird, sind alle Felder leer. Sonst werden die Stammdaten der aktuell geöffneten Kassa angezeigt.

RK-Nummer
Das Feld RK-Nummer wird mit der fortlaufend nächsten Nummer gefüllt. Die Nummer ist eindeutig und wird auch nach dem Löschen einer Registrierkasse nicht neu vergeben. Siehe Kassa löschen.

Bezeichnung
Pflichtfeld, freie Texteingabe.
Beispiele: Kanzleikasse, Kassa Zweigstelle Baden, Kasse 1. Stock.

Wir empfehlen zum Erlernen der Software und zum Ausprobieren eine eigene "Trainingskasse" anzulegen.

Unternehmer (Firma, Anschrift)
Pflichtfeld, freies Textfeld, 250 Zeichen.

Eingegeben werden soll die Unternehmensbezeichnung (Firma mit Anschrift). Gebräuchlich ist auch die Angabe von Telefonnummer, E-Mail-Adresse und UID-Nummer. RK-Nummer, Bezeichnung und Unternehmer scheinen auf jedem Barbeleg auf.

UID-Nummer
Hier kann die UID-Nummer des Unternehmers eingegeben werden. Diese wird benötigt, wenn die Registrierkasse mit Manipulationsschutz verwendet werden soll und muss formal korrekt sein (z.B. "ATU31762704").

Je Registrierkasse darf es nur einen Unternehmer geben. Dies ist erforderlich, um die gesetzlich geforderte, getrennte Datenhaltung bei Verwendung einer Registrierkasse durch mehrere Unternehmer zu gewährleisten. Es können jedoch beliebig viele Registrierkassen angelegt werden.

Sicherungspfad

Bei Verwendung der Registrierkasse mit Manipulationsschutz wird quartalsweise ein Export der Buchungen erstellt. Der Export wird in das hier angegebene Verzeichnis gespeichert.

Der Gesetzgeber verlangt, dass diese Exporte "auf einem elektronischen, externen Medium unveränderbar" gesichert werden. Mit Einrichtung einer Datensicherung, wie von ADVOKAT empfohlen, wird dieser Anforderung entsprochen. Siehe die Dokumentation ADVOKAT Technisches Handbuch - Anforderungen Datensicherung.

Signaturerstellungseinheit

Um die Registrierkasse mit Manipulationsschutz verwenden zu können, muss eine Signaturerstellungseinheit (das ist ein spezieller USB-Stick) gekoppelt werden. Der USB-Stick kann bei ADVOKAT bestellt werden.

Mit einem Klick auf den [...]-Button wird das Fenster Signaturerstellungseinheit geöffnet, welches die Kopplung einer Registrierkasse mit Signaturerstellungseinheiten (USB-Sticks) sowie die Entkopplung ermöglicht.

Details hierzu siehe bei Manipulationsschutz einrichten.

Teilnehmer-ID, Benutzer-ID, Benutzer-PIN

In diesen Feldern sind die Benutzerdaten für das FinanzOnline-WebService einzugeben. Diese benötigt ADVOKAT, um die meldepflichtigen Vorgänge (Registrierung, Prüfung Start- und Jahresbelege, Meldung von Ausfällen, etc.) an FinanzOnline zu berichten.

Wie Sie zu diesen Benutzerdaten kommen und weitere Details lesen Sie im Kapitel Manipulationsschutz einrichten.

Daten aus Akt übernehmen

Beim Erfassen eines Zahlungseingangs im Akt kann gleichzeitig eine Buchung mit der Registrierkasse erstellt werden.

Durch diese Optionen können Sie bestimmen, welche Informationen aus der Aktenverwaltung an die Registrierkasse übergeben werden. Auf diese Weise können Sie auch verhindern, dass sensible Informationen in Registrierkassenbuchungen enthalten sind.

Betreff ist der Betreff aus dem Fenster Zahlungseingang.
Akt ist die Aktenkurzbezeichnung.
Aktuelle GZ ist die aktuelle Geschäftszahl aus dem Aktenstamm.

Kassa aktiv
Eine aktive Kassa wird im Fenster Registrierkasse öffnen in der Spalte Status mit "aktiv" angezeigt, sonst "inaktiv". Eine inaktive Kassa kann dennoch geöffnet werden, Buchungen aber können nicht erfasst werden. Eine inaktive Kassa kann auch wieder aktiv gesetzt werden.
Verwenden Sie diese Option, wenn Sie eine Kassa außer Betrieb nehmen bzw. wenn Sie diese wieder in Betrieb nehmen.

OK
Mit Klick auf OK wird die neue Registrierkasse angelegt bzw. wird bei einer schon existierenden Registrierkasse die Änderung übernommen.

Stammdatenprotokoll
Im Hintergrund wird ein Stammdatenprotokoll geführt. Es wird erfasst:

das Neuanlegen einer Registrierkasse
das Ändern der Registrierkassen-Stammdaten
diverse Operationen im Zusammenhang mit dem Manipulationsschutz (z.B. die Registrierung der Registrierkasse via FinanzOnline)

Die Protokollierung erfolgt:

mit einer lückenlosen Nummerierung
mit Datum und Uhrzeit
mit der Registrierkassen-Nummer, in der die Änderung erfolgt
mit dem Kürzel des Sachbearbeiter, der die Änderung vornimmt
mit dem alten Wert vor der Änderung
mit dem neuen Wert nach der Änderung

Mit dem Ausdruck Protokolle, Art = Buchungen einzeln und Option Stammdatenänderungen aufnehmen = Ja können Sie das Stammdatenprotokoll mitdrucken und einsehen.

Hinweis: Die Protokolle beruhen auf gesetzlichen Vorgaben.

Kennwort
Wenn ein Kennwort erfasst ist, kann die Registrierkasse (das Hauptfenster) nur mehr geöffnet werden, wenn das Kennwort eingegeben wird. Das Kennwort wird pro Registrierkasse gesetzt und pro Registrierkasse abgefragt (d.h. der Kennwortschutz gilt nicht für das Programm "Registrierkasse", sondern jeweils für die konkrete Registrierkasse, in deren Stammdaten das Kennwort aktiviert wird).

Zur Bedienung siehe Kennwort ändern.