5.8.2 Allgemeines zur SharePoint Online

Microsoft SharePoint Online ist eine Alternative zum Speicherort von Dokumenten im Windows-Dateisystem. Die Dokumente liegen dabei nicht am lokalen PC oder Kanzleiserver, sondern in der Cloud von Microsoft. Dort abgelegte Dokumente können mit Microsoft 365 (ehemals Office 365) geöffnet und bearbeitet werden (am Desktop oder Notebook) und zusätzlich auch im Internetbrowser oder mit Mobil-Apps (am Tablet oder Handy). SharePoint Online ist in die Microsoft 365-Anwendungen wie Word, Excel, Teams, etc. integriert.

SharePoint Online bietet einige Vorteile, die auch für Rechtsanwälte und Kanzleien interessant sein können:

Co-Authoring: SharePoint Online ermöglicht es Dokumente in Echtzeit gemeinsam zu bearbeiten. Wenn eine Kanzlei für die interne Kommunikation Microsoft Teams verwendet, dann ist SharePoint Online bestens angebunden.
Dokumente teilen: Man kann Dokumente teilen – auch mit einem Klienten – und dabei dem Empfänger definierte Rechte einräumen (Lesen, Schreiben, Drucken, Freigabe mit einem Ablaufdatum).
Versionierung: SharePoint Online ermöglicht die Versionierung von Dokumenten und eine lückenlose Nachverfolgung von Änderungen.
Suchfunktionen: SharePoint Online verfügt über eine integrierte Volltextsuche.
Zugriffsberechtigungen: SharePoint Online ermöglicht es, Berechtigungen auf Dokumenten- und Ordnerbasis individuell anzupassen. Es gibt eine Vielzahl von Berechtigungen (Lesen, Drucken, Kopieren, Ändern, etc.).
Mobilität: Mit SharePoint Online sind Dokumente mobil (auf unterschiedlichen Plattformen) zugänglich.

Ein Teil von Microsoft SharePoint Online ist OneDrive. Damit können Sie Dateien auch ohne Internetverbindung bearbeiten. Sie können Dateien oder Ordner in SharePoint Online als "offline" markieren, dann werden sie auf die lokale Festplatte Ihres Notebooks gespiegelt. Wenn Sie ein Offline-Dokument am Notebook bearbeiten, wird es mit SharePoint Online in der Cloud synchronisiert. Wenn Sie keine Internetverbindung haben, passiert das bei nächster Gelegenheit.

Ein Benutzer kann beispielsweise auf seinem Desktop im Büro mit der Bearbeitung eines Office-Dokuments beginnen, es auf dem Heimweg auf seinem Tablet anzeigen und am Abend auf seinem iPad weiterarbeiten. Und wenn Sie vergessen, das Dokument im Büro zu schließen, dann löst Microsoft auch die Synchronisierung bei konkurrierender Bearbeitung von Office Dokumenten recht gut. Siehe dazu auch Dateien aus OneDrive öffnen und bearbeiten.

ADVOKAT unterstützt SharePoint Online für die Ablage von Dokumenten. Sie können pro Akt definieren, dass die enthaltenen Dokumente in SharePoint Online abgelegt werden.

Wenn Sie bei einem Akt die Einstellung Dateiablage auf "SharePoint Online" ändern, werden alle Dokumente dieses Akts in die Cloud verschoben.
Wenn Sie bei einem Akt die Einstellung Dateiablage auf "Windows-Dateisystem" zurückändern, werden alle Online-Dokumente auf den lokalen Server zurückgeholt.
Diese Einstellung kann (aktuell) nur für alle Dokumente in einem Akt getroffen werden. Für einzelne Dokumente ist das nicht möglich.
Manche Kanzleien arbeiten primär mit einem Cloudspeicher. ADVOKAT bietet eine Systemeinstellung, dass die Standardeinstellung für alle neuen Akten "SharePoint Online" ist.

ADVOKAT unterstützt in der Aktenverwaltung die meisten dokumentbezogenen Funktionen auch mit SharePoint Online. Dazu gehören:

Dokument erstellen
Dokument als E-Mail versenden
Dokument als Anlage zu einem ERV Schriftsatz hinzufügen
ERV Schriftsatz als PDF im Akt speichern
E-Mail Anlagen als Dokumente einfügen
Office Dokumente aus dem Akt in der Desktop-App öffnen und bearbeiten

Es gibt aber Einschränkungen:

Die Dokumentvorschau von Clouddateien ist nur bis zu einer Dateigröße von 50 MB möglich
Nicht-Office-Dokumente (zB E-Mails oder PDF-Dokumente) werden standardmäßig im Internetbrowser und nur zur Ansicht geöffnet. Zum Öffnen und Bearbeiten in der Desktop-App muss auf dem Endgerät Microsoft OneDrive installiert sein und beim Öffnen ein Sicherheitsdialog von Microsoft bestätigt werden. Siehe Arbeiten in der Aktenverwaltung mit SharePoint Online.
Beim Öffnen des SharePoint-Explorers kann nicht auf die in ADVOKAT markierte Datei positioniert werden.
Das Arbeiten mit Dateien, die in der Cloud gespeichert sind, unterscheidet sich in etlichen Punkten von der Arbeit mit lokal gespeicherten Dokumenten. Lesen Sie bitte Wichtige Hinweise für den Einsatz von SharePoint Online.