17.12.2 Fenster Grundbuch-Firmenbuch-Assistent

Zum Öffnen dieses Fensters siehe Grundbuch-Firmenbuch-Assistent aufrufen.

Die aus dem Grundbuch- oder Firmenbuchauszug ausgelesenen Personen werden im Fenster angezeigt.

Abb. 546: Fenster "Grundbuch-Firmenbuch-Assistent" mit einem Firmenbuchauszug:

Im Akt ...
Der Auszug kann in einen bestehenden Akt verarbeitet werden. Wenn ADVOKAT einen Akt erkennt, dann wird er vorgeschlagen. Damit ist es möglich, in einem bestehenden Akt Personen neu anzulegen und als Aktbeteiligte hinzuzufügen. Wenn die Option Leistung erfassen gewählt ist, wird sie in diesem Akt gespeichert.

Neuen Akt anlegen
Mit dem Auszug kann ein neuer Akt angelegt werden. Die zugehörigen Personen werden als Aktbeteiligte zum Akt hinzugefügt. Wenn die Option Leistung erfassen gewählt wird, wird sie im neuen Akt gespeichert.

Nach OK wird der Aktenstamm des neuen Akts geöffnet.

Nur Personen anlegen
Mit dem Daten aus dem Auszug können Personen angelegt werden. Dabei wird kein Akt angelegt.
Nach OK wird der Suchassistent mit allen neu angelegten oder aktualisierten Personen geöffnet.

Leistung erfassen
Es öffnet sich (zusätzlich) das Fenster Leistung erfassen. Der Auszug ist als Dokument mit der Leistung verbunden.

Tabelle Personendaten
In dieser Tabelle werden die ausgelesenen Personen angezeigt. Sie bestimmen, was mit den Personen geschehen soll: Neu anlegen, aktualisieren, Person als Aktbeteiligten hinzufügen, Auszug zur Person speichern, etc.

Datensätze, die schon bearbeitet worden sind, werden in blauer Schriftfarbe dargestellt.

Spalte Person
Hier gibt es drei Möglichkeiten:

Neu anlegen: Diese Person wird neu in ADVOKAT angelegt
Aktualisieren: Diese Person wurde in ADVOKAT gefunden; sie wird (bei Bedarf) aktualisiert
Leer: Keines von beiden geschieht (soll geschehen). Trotzdem kann man bei einer identifizierten Person die Option PDF speichern wählen.

Details zu "Neu anlegen"
Es werden folgende Daten angelegt:

Titel
Vorname
Name1 – 3
Ist der Firmenname kürzer als 80 Zeichen, wird dieser komplett in das Feld Name 1 übernommen. Ist der Firmenname länger als 80 Zeichen, dann wird er in maximal 3 Teile aufgeteilt. Die Aufteilung erfolgt am letzten Leerzeichen, bevor die jeweils 80 Zeichen erreicht sind. Das Leerzeichen wird dabei entfernt. Alles, was nicht Platz hat, wird am Ende abgeschnitten.Beispiel:Firmenbuch: Donaudampfschifffahrtsgesellschaft Gesellschaft mit beschränkter Haftung und Co KGADVOKAT Name1: Donaudampfschifffahrtsgesellschaft Gesellschaft mit beschränkter Haftung und CoADVOKAT Name2: KGFirmenbuch: Anton Müller - Annemarie Maier - Schulz & Schulz Unternehmensberatungsgemeinschaft Gmbh & Co KGADVOKAT Name 1: Anton Müller - Annemarie Maier - Schulz & SchulzADVOKAT Name 2: Unternehmensberatungsgemeinschaft Gmbh & Co KG
Straße
Int
Plz
Ort
FirmaJN
FBNr
Geboren
Beteiligte (zB in der Funktion Geschäftsführer, Prokurist, Gesellschafter, Aufsichtsrat, etc. - mehrfache Vorkommen werden mit Komma getrennt nach ADVOKAT übernommen, max 50 Stellen)

Details zu "Aktualisieren"
Die angelegten Daten werden auch aktualisiert:
Damit werden die genannten Felder in ADVOKAT überschrieben bzw. ergänzt.
Eventuell nicht betroffene Felder werden nicht gelöscht.
Beteiligte werden nur hinzugefügt, es werden keine gelöscht.

Erkennungslogik
Die Person wird in ADVOKAT mit folgender Logik identifiziert:

Ist im Auszug eine Firmenbuchnummer vorhanden, wird mit dieser Firmenbuchnummer in ADVOKAT gesucht.
Ist im Auszug ein Geburtsdatum vorhanden, wird mit Vorname, Name1 und Geburtsdatum in ADVOKAT gesucht.
Wurde bisher nichts gefunden, wird mit Vorname, Name1, PLZ, Ort und Straße in ADVOKAT gesucht. Wenn eine Plz vorhanden ist, dann wird Ort ignoriert; bei Straße werden nur die ersten 4 Buchstaben verglichen. Hinweis: Die Felder in ADVOKAT müssen mit dem Wert auf dem Firmenbuchauszug beginnen; LIKE *). Wenn bei der Person in ADVOKAT eine Firmenbuchnummer vorhanden ist, dann muss diese übereinstimmen.
Wurde immer noch nichts gefunden, wird mit Vorname und Name1 in den Aktbeteiligten gesucht (sofern der Akt eruierbar ist).

Die Person wird identifiziert, wenn es in ADVOKAT mindestens eine Person laut obiger Erkennungslogik gibt. Wenn mehrere Personen gefunden wurden, dann wird die Person mit dem neuesten Änderungsdatum (ModDate) als Treffer vorgeschlagen.

Spalte In den Akt
Damit wird eine Person in den bestehenden oder neu angelegten Akt als Aktbeteiligter hinzugefügt.
Dies geschieht nur, wenn die Person noch nicht als Aktbeteiligter enthalten ist.
Wenn die Spalte nicht aktiviert wird, wird die Person weder zum Akt noch zu einem ERV Grundbuchantrag hinzugefügt.

Spalte PDF speichern
Wenn die Option PDF speichern aktiviert wird, wird der Auszug im Personenstamm der abgefragten Person hinterlegt. Dies geschieht im Fenster Personenstamm im Reiter Freie Felder, Feldgruppe Dokumente.

Die Spalte PDF speichern ist inaktiv, wenn die Person weder identifiziert wurde, noch neu angelegt wird.

Es gibt zwei Fälle:

der Auszug wird in einem Akt gespeichert (Option Leistung erfassen), dann liegt die Datei im Aktenordner
der Auszug wird nicht in einem Akt gespeichert, dann liegt die Datei im Personenordner, das ist ein automatisch angelegter Ordner mit der Namenskurzbezeichnung der Person.

Person im Auszug
Diese Personen konnten aus dem Auszug ausgelesen werden. Die Detaildaten stehen im Adressblock Person im Auszug, links unten.

Spalte Funktion
Die Rolle der Person, wie diese vom Firmenbuch (Grundbuch) geliefert wird. Der Text kann nachgearbeitet werden.

Bei Firmenbuchauszug:
Die erste Person, das ist die Firma, wird mit der Funktion "Klient" angelegt.
Die anderen Personen werden gemäß Spalte Funktion angelegt. Der Text wird übernommen in das Fenster Aktenstamm, Reiter Beteiligte, Feld Funktion und in das Fenster Personenstamm, Reiter Beteiligte, Feld Funktion.

Bei Grundbuchauszug:
Es werden alle Personen aus dem B-Blatt ausgelesen und mit Funktion "Eigentümer" angezeigt. Die Übernahme als Aktbeteiligte erfolgt in der Funktion "Klient".

Spalte ADVOKAT
In dieser Spalte scheint eine ADVOKAT Namenskurzbezeichnung auf.

1. Fall: Person konnte nicht identifiziert werden
Wenn das Feld leer ist, konnte ADVOKAT keine Person im Kanzleidatenbestand identifizieren, die mit der Person im Grundbuch- oder Firmenbuchauszug übereinstimmt. In diesem Fall wird die Person standardmäßig neu angelegt (Spalte Person = "Neu anlegen").

Man kann in das leere Feld doppelklicken. Es öffnet sich das Fenster Personenstamm mit den Daten, so wie sie bei der Neuanlage in ADVOKAT vorgeschlagen werden. Man kann die Daten bearbeiten und speichern. Dabei kann man auch die Namenskurzbezeichnung manuell vergeben.

2. Fall: Person konnte identifiziert werden
Wenn ADVOKAT im Kanzleidatenbestand einen Treffer identifizieren konnte, wird in der Spalte ADVOKAT die Namenskurzbezeichnung angezeigt. Man kann in das gefüllte Feld doppelklicken. Es öffnet sich das Fenster Personenstamm mit den Daten der gefundenen Person. Die Daten werden auch im Adressblock rechts unten angezeigt. In diesem Fall wird die Person standardmäßig aktualisiert (Spalte Person = "Aktualisieren"). Da die Identifizierung nicht immer funktioniert und falsch Personen erkannt werden, kann man eine Person auch neu anlegen.

3. Fall: Person manuell identifizieren
Man kann in diesem Feld auch eine Person manuell zuordnen (identifizieren). Zum Suchen kann der Suchassistent verwendet werden.

Adressblock Person im Auszug
In diesem Adressblock werden die Daten der Person, die aus dem Auszug ausgelesen wurden, angezeigt. Wenn die Personendaten aus dem Auszug und die Personendaten der in ADVOKAT identifizierten, gespeicherten Person nicht übereinstimmen (Groß-Kleinschreibung ist relevant), dann werden abweichende Daten in roter Farbe hervorgehoben.

Adressblock Person in ADVOKAT
1. Fall: Person konnte nicht identifiziert werden

Wenn die Person nicht identifiziert werden konnte, wird dieser Block leer sein.

Wenn eine Person mit einem gleichen Vorname und Name 1 vorhanden ist, erfolgt eine Duplikate-Warnung:
Diese Person ist eventuell bereits vorhanden mit der Kurzbezeichnung: ABC
Mit der Schaltfläche ABC öffnen... kann man das mögliche Duplikat öffnen.

Abb. 547: Fenster "Grundbuch-Firmenbuch-Assistent" mit Duplikatewarnung:

Wenn in diesem Fall die Person WurzMa wirklich derselbe Dr. Manfred Wurz ist, dann geben Sie "WurzMa" in der Spalte ADVOKAT ein und erzeugen den Treffer manuell.

2. Fall: Person konnte identifiziert werden
In diesem Adressblock werden die Daten der Person, wie sie im Kanzleidatenbestand gespeichert sind, angezeigt. Wenn die Personendaten aus dem Auszug und die Personendaten der in ADVOKAT identifizierten, gespeicherten Person nicht übereinstimmen (Groß-Kleinschreibung ist relevant), dann werden abweichende Daten in roter Farbe hervorgehoben.

OK
Die erfassten Daten werden gespeichert:

Neue Personen werden angelegt; die Namenskurzbezeichnung wird automatisch vergeben
Personendaten werden aktualisiert
Ein neuer Akt wird angelegt
Personen werden zum Akt als Beteiligte übernommen
Personen werden zu einem ERV-Grundbuchantrag hinzugefügt
Die Personen werden gegenseitig verknüpft (Personenbeteiligte)
Der Auszug wird bei der Person hinterlegt
Die Leistung wird erfasst

In jedem Fall müssen Sie die übernommenen Daten kontrollieren, zumindest die Fenster Personenstamm und Aktenstamm, speziell die Reiter Stammdaten und Beteiligte!

Befehle / Person - Auswahl löschen
Die Standardvorgabe ist, dass die gefundenen Personen neu angelegt oder – wenn bereits vorhanden - aktualisiert werden. Bei umfangreichen Auszügen will man aber wahrscheinlich nur sehr wenige Personen anlegen. Der Befehl Person - Auswahl löschen löscht bei allen vorgeschlagenen Personen die Auswahl "Neu anlegen".