2.4.4 Compliance-Felder konfigurieren

Damit die Compliance-Informationen zu Personen und Akten in ADVOKAT eingetragen werden können benötigt es zusätzliche Felder in den Stammdaten.
Dazu werden sogenannte freie Felder einmalig wie hier beschrieben konfiguriert. Es handelt sich um zusätzliche Felder, welche standardmäßig nicht existieren.

Hinweise

Allgemeine Informationen zu freien Feldern finden Sie in der ADVOKAT Programmhilfe (F1) in den Kapiteln "Personenstamm - Freie Felder" und "Aktenstamm - Freie Felder".
Die Verwendung der Compliance-Felder ohne Modul “Compliance” ist technisch möglich, allerdings nicht sinnvoll.

Vorgehensweise

Kontaktieren Sie das ADVOKAT Business Development per Helpdesk (Ticketsystem) oder per E-Mail unter service@advokat.at.
- Fragen Sie die Freischaltung der Features "ExtendedDoubletCheck" und "DunsNummer" an. Mehr Informationen zu Features finden Sie im Kapitel Datei "Features.xml".
- Anschließend führen Sie ein ADVOKAT Update durch, auch wenn bereits die aktuellste verfügbare Version im Einsatz ist. Mehr Informationen dazu siehe Kapitel ADVOKAT Updates.
Navigieren Sie per Windows Explorer zum ADVOKAT Backend unter "...\ADVOKAT\Daten\Config". Prüfen Sie ob die Datei "FFKanzlei.cfg" existiert.
1. Ist die Datei bereits vorhanden, dann fahren Sie mit Schritt 3a fort.
2. Ist die Datei noch nicht vorhanden, dann fahren Sie mit Schritt 3b fort.
Befolgen Sie entweder Punkt A oder B wie unter Schritt 1 beschrieben:
1. Öffnen Sie die Datei "FFKanzlei.cfg" mit einem passenden Texteditor, mehr Informationen dazu finden Sie im Kapitel FFKanzlei.cfg.
  - Suchen Sie in der Datei nach der Zeile <FFVorlagen RootName="NamFelder"> und fügen eine leere Zeile direkt darunter ein. In der neuen, leeren Zeile fügen Sie folgenden Inhalt ein:
    Inhalt
    <FreieFelder TabName="KYC" Sichtbar="-1" Causen="" XNr="0" Bereich="" Kundenspezifisch="-1"> <FFelder Kundenspezifisch="-1"> <FFeld Name="Compliance person" _sort="2147483647" Format="L-Yes|No" Kundenspezifisch="-1"/> </FFelder> <FFGruppen AnzSichtbar="1" Kundenspezifisch="-1"> <FFGruppe Name="KYC" _sort="2147483647" Sichtbar="-1" PosSichtbar="1" Kundenspezifisch="-1" Reihung="1"> <FFelder Kundenspezifisch="-1"> <FFeld Name="KYC check" _sort="2" Format="L-Yes|No" Kundenspezifisch="-1" Reihung="2"/> <FFeld Name="KYC date" _sort="3" Format="D-" Kundenspezifisch="-1" Reihung="3"/> </FFelder> <FFGruppen Kundenspezifisch="-1"/> </FFGruppe> <FFGruppe Name="KYC Process" _sort="2147483647" Sichtbar="-1" PosSichtbar="2" Kundenspezifisch="-1" Reihung="2"> <FFelder Kundenspezifisch="-1"> <FFeld Name="Placeholder 1" _sort="1" Kundenspezifisch="-1" Format="L-Text1|Text2|Text3|Text4" Reihung="1"/> <FFeld Name="Placeholder 2" _sort="2" Kundenspezifisch="-1" Format="L-Text1|Text2|Text3|Text4" Reihung="2"/> <FFeld Name="Placeholder 3" _sort="3" Kundenspezifisch="-1" Format="L-Text1|Text2|Text3|Text4" Reihung="3"/> <FFeld Name="Placeholder 4" _sort="4" Kundenspezifisch="-1" Format="L-Text1|Text2|Text3|Text4" Reihung="4"/> <FFeld Name="Placeholder 5" _sort="5" Kundenspezifisch="-1" Format="L-Text1|Text2|Text3|Text4" Reihung="5"/> </FFelder> <FFGruppen Kundenspezifisch="-1"/> </FFGruppe> </FFGruppen> </FreieFelder>
  - Suchen Sie in der Datei nach der Zeile <FFVorlagen RootName="AktFelder"> und fügen eine leere Zeile direkt darunter ein. In der neuen, leeren Zeile fügen Sie folgenden Inhalt ein:
    Inhalt
    <FreieFelder TabName="Compliance" Sichtbar="-1" XNr="0" Bereich="" Kundenspezifisch="-1" Causen=""> <FFelder Kundenspezifisch="-1"/> <FFGruppen AnzSichtbar="2" Kundenspezifisch="-1"> <FFGruppe Name="Compliance" _sort="2147483647" Sichtbar="-1" PosSichtbar="1" Kundenspezifisch="-1" Reihung="1"> <FFelder Kundenspezifisch="-1"> <FFeld Name="Approval by" _sort="1" Kundenspezifisch="-1" Format="SB*" Reihung="1"/> <FFeld Name="Compliance File" _sort="2" Kundenspezifisch="-1" Format="L-Yes|No" Reihung="2"/> <FFeld Name="Released by" _sort="3" Kundenspezifisch="-1" Format="SB*" Reihung="3"/> <FFeld Name="Revision" _sort="4" Kundenspezifisch="-1" Format="D-" Reihung="4"/> <FFeld Name="Status" _sort="5" Kundenspezifisch="-1" Format="L-Request|Waiting|Releasing|Released" Reihung="5"/> <FFeld Name="KYC" _sort="6" Kundenspezifisch="-1" Format="L-Yes|No" Reihung="6"/> <FFeld Name="KYC-Date" _sort="7" Kundenspezifisch="-1" Format="D-" Reihung="7"/> <FFeld Name="Conflict No." _sort="8" Kundenspezifisch="-1" Reihung="8"/> </FFelder> <FFGruppen Kundenspezifisch="-1"/> </FFGruppe> <FFGruppe Name="Compliance Process" _sort="2147483647" Sichtbar="-1" PosSichtbar="2" Kundenspezifisch="-1" Reihung="2"> <FFelder Kundenspezifisch="-1"> <FFeld Name="Placeholder 1" _sort="1" Kundenspezifisch="-1" Format="L-Text1|Text2|Text3|Text4" Reihung="1"/> <FFeld Name="Placeholder 2" _sort="2" Kundenspezifisch="-1" Format="L-Text1|Text2|Text3|Text4" Reihung="2"/> <FFeld Name="Placeholder 3" _sort="3" Kundenspezifisch="-1" Format="L-Text1|Text2|Text3|Text4" Reihung="3"/> <FFeld Name="Placeholder 4" _sort="4" Kundenspezifisch="-1" Format="L-Text1|Text2|Text3|Text4" Reihung="4"/> <FFeld Name="Placeholder 5" _sort="5" Kundenspezifisch="-1" Format="L-Text1|Text2|Text3|Text4" Reihung="5"/> </FFelder> <FFGruppen Kundenspezifisch="-1"/> </FFGruppe> </FFGruppen> </FreieFelder>
2. Laden Sie folgende Datei herunter und speichern Sie diese im Unterordner "Config" ab: FFKanzlei.cfg (4 KB)
Ist ADVOKAT bereits gestartet und Modul Aktenverwaltung oder Compliance geöffnet dann starten Sie ADVOKAT neu.
1. Navigieren Sie in ADVOKAT zum Menüpunkt "Programme" > "Tabellen warten" > "Freie Felder (Aktenstamm) und wählen die Vorlage "Compliance" aus.
  - Im Fenster "Vorlage warten" die Ebene "Compliance Process" ausklappen, sodass man alle freien Felder davon sieht.
  - Passen Sie die existierenden Felder "Placeholder 1" bis "Placeholder 5" an Ihre Bedürfnisse an. Es können auch weitere freie Felder erfasst werden. Beispiele: Conflicts, Agreements, Sanctions, PEP, AML
2. Navigieren Sie in ADVOKAT zum Menüpunkt "Programme" > "Tabellen warten" > "Freie Felder (Personenstamm) und wählen die Vorlage "KYC" aus.
  - Im Fenster "Vorlage warten" die Ebene "KYC Process" ausklappen, sodass man alle freien Felder davon sieht.
  - Passen Sie die existierenden Felder "Placeholder 1" bis "Placeholder 5" an Ihre Bedürfnisse an. Es können auch weitere freie Felder erfasst werden.