2.2.2 Briefpapier und Kanzleistempel

• Grundsätzlich sollten Briefpapier und Kanzleistempel mit den in Windows vorhandenen Schriftarten erstellt werden und ohne Grafiken auskommen.
  • Wenn Grafiken enthalten sind und mit den geschriebenen Dokumenten abgespeichert werden, erhöht dies den benötigen Speicherplatz und erschwert eine nachträgliche Bearbeitung.
• In ADVOKAT werden für Briefpapier und Kanzleistempel zentrale Dateien verwendet und nicht in jeder Vorlage direkt abgespeichert. In den Vorlagen befindet sich lediglich ein Verweis auf die zentrale Datei.
  • Diese Logik bietet den Vorteil, dass Änderungen am effizient durchgeführt werden können.
• Es wird empfohlen Briefpapiere (Briefkopf, Brieffuß und Kanzleistempel) als RTF-Dateien zu erstellen und nur bei Bedarf zusätzlich DOCX-Dateien für einen Mischbetrieb zu verwenden.
  • Die Verwendung ausschließlich von DOCX-Dateien ist aktuell nicht möglich da es Dateien im Programm gibt welche zwingend RTF-Briefpapiere benötigen.
• Es ist nicht möglich, eine existierende Datei wie beispielsweise einen Brief im Ordner "BK" als Briefpapier abzuspeichern und das Dateiformat auf .rtf oder .docx zu ändern.
  • Erstellen Sie die Dateien im Ordner "BK" immer wie oben beschrieben von Grund auf neu.
    
    

Dateien

• Die Dateien für Briefkopf, Brieffuß und Kanzleistempel befinden sich im ADVOKAT Backend unter "...\ADVOKAT\Daten\WW\BK".
  Es werden eine Reihe von Musterdateien im ADVOKAT Backend unter "...\ADVOKAT\Daten\WW\BK\Original" zur Verfügung gestellt.

  Variante	Beschreibung
  Leer	Leere Dateien, kein Inhalt
  Muster_Text	Muster mit Text
  Muster_Text_und_Logo	Muster mit Text und Logo (Grafik)
  Muster_Text_und_Textfelder_und_Logo	Muster mit Text, Textfeldern und Logo (Grafik)
  Muster_Textfelder	Muster mit Textfeldern
  Muster_Textfelder_und_Logo	Muster mit Textfeldern und Logo (Grafik)

  Datei	Bedeutung	Entspricht Stoppcode
  BK1.docx/rtf	Briefkopf für 1. Seite Kopfzeile	#807#
  BF1.docx/rtf	Brieffuß für 1. Seite Fußzeile	#807a#
  BK2.docx/rtf	Briefkopf für 2. Seite Kopfzeile	#807b#
  BF2.docx/rtf	Brieffuß für 2. Seite Fußzeile	#807c#
  RA.docx/rtf	Kanzleistempel	#033a#

• Ergebnis

  • Der Stoppcode #807# befindet sich in der Vorlage in der Kopfzeile der 1. Seite und wird durch das Dokument BK1.docx/rtf ersetzt.

  • Der Stoppcode #807a# befindet sich in der Fußzeile der 1. Seite und wird durch das Dokument BF1.docx/rtf ersetzt.

  • Der Stoppcode #807b# befindet sich in der Kopfzeile der Folgeseiten und wird durch das Dokument BK2.docx/rtf ersetzt.

  • Der Stoppcode #807c# befindet sich in der Fußzeile der Folgeseiten und wird durch das Dokument BF2.docx/rtf ersetzt.

  • Der Stoppcode #033a# befindet sich im laufenden Text einer Vorlage und wird durch das Dokument RA.docx/rtf ersetzt.
    
    

• Es ist möglich zwei Varianten von Briefköpfen und Brieffüßen zu verwenden, beispielsweise sollen in Schriftsätzen andere Inhalte als in Briefen angezeigt werden. Für Kanzleistempel existiert diese Möglichkeit nicht.

  Datei	Bedeutung	Entspricht Stoppcode
  FK1.docx/rtf	Briefkopf für 1. Seite Kopfzeile	#807d#
  FF1.docx/rtf	Brieffuß für 1. Seite Fußzeile	#807e#
  FK2.docx/rtf	Briefkopf für 2. Seite Kopfzeile	#807f#
  FF2.docx/rtf	Brieffuß für 2. Seite Fußzeile	#807g#

• Briefköpfe, Brieffüße und Kanzleistempel direkt in Vorlagen

  • Natürlich gibt es auch die Möglichkeit, den verwendeten Briefkopf bzw. Brieffuß direkt in die auszufüllende Vorlage einzufügen.

  • Allerdings gibt es in ADVOKAT sehr viele Vorlagen: über 500 Formulare in der Forderungsbetreibung und etliche Vorlagen für die programmunterstützte Texterstellung (Brief, Schriftsatz).

  • Es wäre ziemlich aufwändig, die Briefköpfe einzeln in diese Dokumente einzufügen, wir raten von dieser Möglichkeit daher ab.
    
    

• In einer Regiegemeinschaft kann es einen eigenen Briefkopf, Brieffuß und Kanzleistempel pro Standort oder Anwalt geben.
  In diesem Fall müssen für jeden Standort oder Rechtsanwalt zusätzliche Briefköpfe, Brieffüße und Kanzleistempel erzeugt werden.
• Beispiel: Wenn der Rechtsanwalt mit dem Kürzel "ABC" eigene Inhalte verwenden will, muss sein Kürzel im Fenster Aktenstamm im Feld RA eingetragen werden und es kann außerdem noch folgende vier Briefkopfdateien geben.
  • BK1-ABC.docx/rtf > Briefkopf von ABC für 1. Seite Kopfzeile
  • BF1-ABC.docx/rtf > Briefkopf von ABC für 1. Seite Fußzeile
  • BK2-ABC.docx/rtf > Briefkopf von ABC für Folgeseiten Kopfzeile
  • BF2-ABC.docx/rtf > Briefkopf von ABC für Folgeseiten Fußzeile
  • RA-ABC.docx/rtf > Kanzleistempel von ABC
• Ergebnis
  • Falls das Feld RA im Aktenstamm leer ist, wird der Briefkopf "BK1.docx/rtf" herangezogen.
  • Falls im Feld RA im Aktenstamm "ABC" steht, wird der Briefkopf "BK1-ABC.docx/rtf" herangezogen.
  • Wenn das Dokument BK1-ABC.DOCX/RTF nicht existiert, wird ersatzweise der Briefkopf BK1.docx/rtf herangezogen.