Ausgangssituation
Es wird ein neues Briefpapier erstellt welches Grafiken beinhaltet. Für existierende Briefpapiere wechseln Sie zum Kapitel Existierendes Briefpapier anpassen.
Hinweis: Der ADVOKAT Support erstellt keine Grafiken. Diese müssen von einem Spezialisten (Grafiker, Grafikbüro) zur Verfügung gestellt werden.
Anleitung
Öffnen Sie den Windows Explorer und navigieren im ADVOKAT Backend zu "...\ADVOKAT\Daten\WW\BK”.
Rufen Sie den Unterordner "…\Original\Muster_Textfelder_und_Logo" auf und kopieren die relevanten Dateien nach "...\ADVOKAT\Daten\WW\BK".
Mehr Informationen zu den Dateinamen finden Sie im Kapitel Briefpapier und Kanzleistempel.
Öffnen Sie die Dateien und passen Sie den Inhalt an. Achten Sie dabei darauf, dass der Inhalt im sogenannten Dokumentkörper (nicht in der Kopfzeile oder Fußzeile!) stehen muss.
Es ist möglich eine Grafik oder auch mehrere Grafiken zu verwenden.Beispiel für Datei BK1.DOCX oder BK1.RTF (Briefkopf)
Die Positionierung der Grafiken erfolgt an jene Stelle, an der die Grafiken in den erzeugten Dokumenten stehen.
Aktivieren/Deaktivieren Sie die Checkboxen wie im Screenshot ersichtlich. Dadurch stellen Sie sicher, dass das Grafik korrekt positioniert ist und niemals unbeabsichtigt verschoben wird.
Bei der Positionierung wird die Verwendung der Optionen "Absolute Position" mit Option "Seite" empfohlen.In den Eigenschaften der Grafiken (Rechtsklick auf Grafik > "Größe und Position" müssen im Reiter "Textumbruch" folgende Einstellungen wie im Bild ersichtlich getroffen werden.
Durch Aktivierung der Umbruchart "Passend" und Textfluss "Beide Seiten" wird sichergestellt, dass es keine Überschneidungen zwischen Briefpapier und Dokumentinhalt gibt.
Erzielt man mit der Umbruchart "Passend" nicht das gewünschte Ergebnis, so kann man alternativ auch die Art "Hinter den Text" nutzen.
Beispiel für Datei BF1.DOCX oder BK1.RTF (Brieffuß)
Befolgen Sie hinsichtlich den Einstellungen der Grafiken im Brieffuß die gleiche Vorgehensweise wie im Beispiel von "BK1.DOCX/RTF" (Briefkopf).
Konkret ist damit gemeint, dass Sie Schritt 2B bis 2D für den Brieffuß wiederholen.
Briefpapier und Kanzleistempel einlesen
Nach der Erstellung der Dateien laut Schritt 2 müssen die Dateien in ADVOKAT eingelesen werden. Öffnen Sie dazu einen beliebigen Akt in der Aktenverwaltung.
Halten Sie die "STRG"-Taste gedrückt und klicken Sie auf den Menüpunkt "?". Wählen Sie die Funktion "Briefköpfe einlesen".
Man spricht dabei von der sogenannten "Normalisierung". Achtung: Nicht gespeicherte Änderungen gehen dabei verloren!
Alternative: Schließen Sie ADVOKAT und starten Sie es erneut. Dabei werden auch die Dateien eingelesen.
Im Verzeichnis "BK" befinden sich nach der Normalisierung neben den DOCX- oder RTF-Dateien weitere Dateien mit den Endungen ADV, ADVX, ADVK, RTK und LOCK.
Diese Systemdateien von ADVOKAT sind zu ignorieren und nicht zu bearbeiten.
Kontrolle
In ADVOKAT kann ein Dokument wie beispielsweise ein Brief erzeugt werden, um zu prüfen, ob die Dateien wie gewünscht aussehen.
Der Inhalt der Datei BK1.DOCX/RTF wird in der Kopfzeile des Dokuments eingefügt, dort wo der Stoppcode #807# hinterlegt ist.
Der Inhalt der Datei BF1.DOCX/RTF wird in der Fußzeile des Dokuments eingefügt, dort wo der Stoppcode #807a# hinterlegt ist.