16.1.4.2 Exportierte Daten werden gelöscht

Es werden Daten aus ADVOKAT exportiert, nach Abschluss werden die exportierten Daten im ADVOKAT Quellbestand gelöscht. Es wird ein Wartungsfenster benötigt.
Vorbereitung

1. Prüfen Sie am Fileserver ob wie im Kapitel 16.1.2 Voraussetzungen ersichtlich, ob genügend Speicherplatz auf der Partition vorhanden ist.

1. Erstellen Sie am Netzlaufwerk von ADVOKAT den Ordner "S:\ADVOKAT_LÖSCHUNG\". Stellen Sie sicher, dass auf diesen Ordner Vollzugriff für die Gruppe "Jeder" existiert.

Durchführung (Datenexport)

1. 1. 1. 1. Starten Sie das Tool "S:\ADVOKAT\Admin\Support\ADVOKAT_Export.exe" und befüllen Sie die notwendigen Felder. Eine Beschreibung der Felder finden Sie im Kapitel 16.1.3 Informationen.

Beispiel: Akten des Anwalts "JD" werden exportiert und anschließend gelöscht.Option "für diese RA exportieren: JD
Zielverzeichnis: "S:\ADVOKAT_Export\"

1. 1. 1. 1. Klicken Sie auf "Prüfen", das Tool führt eine Überprüfung aller angegebenen Informationen durch, sind diese korrekt, wird die Schaltfläche "Start" verfügbar. Per Klick auf "Start" werden die Daten exportiert.

Beachten Sie, dass das Tool ab diesem Zeitpunkt nicht mehr reagiert, es erscheint unter Umständen auch die Meldung "Reagiert nicht". Die Dauer des Datenexport hängt stark von der Anzahl der zu exportierenden Akten, Personen, ERV-Schriftsätze, Dokumente und Insolvenzen ab.

1. 1. 1. 1. Prüfen Sie ob das ADVOKAT Quellbestand mit Microsoft Access oder Microsoft SQL als Datenbanklösung eingesetzt wird. Alle notwendigen Informationen dazu finden Sie im Kapitel 1.5.1 Datei "Advokat.ini".

Bei Microsoft Access fahren Sie mit Punkt 4a, bei Microsoft SQL mit Schritt 4b fort.
4a.Das Tool exportiert die Datensätze nach "S:\ADVOKAT_Löschung\", dieser Ordner kann nach Abschluss komprimiert werden und basierend darauf kann ein neuer ADVOKAT Datenbestand erstellt werden.
4b.Das Tool exportiert die Datensätze nach "S:\ADVOKAT_Löschung\", zusätzlich dazu werden in der Microsoft SQL Instanz des ADVOKAT Quellbestands Datenbanken erzeugt, welche den Präfix laut Feld "SQL Server Datenbankpräfix" beinhalten.
Beispiel
ADVOKAT_EXPORT_Daten
Diese Datenbanken müssen zusätzlich zum Ordner "S:\ADVOKAT_Löschung\" berücksichtigt werden und basierend darauf kann ein neuer ADVOKAT Datenbestand erstellt werden.
Durchführung (Löschung)

1. Stellen Sie sicher, dass ADVOKAT und Microsoft Office Outlook vollständig auf allen anderen Arbeitsstationen und Terminalservern geschlossen sind, kontrollieren Sie dies per Task Manager.

• Am Startbildschirm von ADVOKAT "STRG + SHIFT + Doppelklick linke Maustaste" drücken.
• Option "ADVOKAT Programmstart sperren" aktivieren
• Im Fenster "Optional zusätzlicher Text für die Meldung" einen Informationstext eingeben, Beispiel: ADVOKAT Wartungsarbeiten von 12:00 bis 14:00 Uhr.

1. 1. 1. 1. Starten Sie wie bei Schritt 1 "S:\ADVOKAT\Admin\Support\ADVOKAT_Export.exe" das Tool erneut. Zur Löschung der exportierten Daten im ADVOKAT Quellbestand werden die Einstellungen im Bereich "Akten exportieren" vertauscht.

Beispiel: Akten des Anwalts "JD" sind bereits exportiert und werden nun gelöscht.Option "ohne diese RA exportieren: JD
Zielverzeichnis: "S:\ADVOKAT_Löschung\"

1. 1. 1. 1. Klicken Sie auf "Prüfen", das Tool führt eine Überprüfung aller angegebenen Informationen durch, sind diese korrekt, wird die Schaltfläche "Start" verfügbar. Per Klick auf "Start" werden die Daten gelöscht.

Beachten Sie, dass das Tool ab diesem Zeitpunkt nicht mehr reagiert, es erscheint unter Umständen auch die Meldung "Reagiert nicht". Die Dauer des Datenexport hängt stark von der Anzahl der zu exportierenden Akten, Personen, ERV-Schriftsätze, Dokumente und Insolvenzen ab.

1. 1. 1. 1. Navigieren Sie zu "S:\ADVOKAT\Daten" und benennen Sie folgende Ordner um:

            Vorher	Nachher
            ERV	ERV_vor_Löschung
            FIBU	FIBU_vor_Löschung
            Winword	Winword_vor_Löschung

         2. Navigieren Sie zu "S:\ADVOKAT_Löschung\Daten" und kopieren Sie die Ordner "ERV" und "Winword" nach "S:\ADVOKAT\Daten".

1. 1. 1. 1. Wiederholen Sie Schritt 3, bei Microsoft Access fahren Sie mit Punkt 11a, bei Microsoft SQL mit Schritt 11b fort.

11a.Navigieren Sie zu "S:\ADVOKAT_Löschung\Daten" und kopieren Sie folgende Dateien bzw. Ordner nach "S:\ADVOKAT\Daten":
AdvoErv.mdb, AdvoRep.mdb, Advokat.mdb, Mail.mdb, Tabellen.mdb, Ordner "FIBU"
11b. Navigieren Sie zu "S:\ADVOKAT\Admin\Support" und starten Sie das Tool "AccStartSQL.exe". Verbinden Sie sich mit der Microsoft SQL-Instanz von ADVOKAT.
Benennen Sie zuerst die ADVOKAT Datenbanken des Quellbestandes wie folgt um:

Benennen Sie anschließend die ADVOKAT Datenbanken des neu erzeugten Bestandes wie folgt um:

1. 1. 1. 1. Heben Sie die Sperre des Programmstarts auf, indem Sie ADVOKAT am gleichen Gerät wie bei Schritt 5 starten, es erscheint folgende Meldung, welche Sie mit "Ja" bestätigen: Soll die Sperre für die anderen Benutzer wieder aufgehoben werden?