19.3.1.4.2 Exportierte Daten werden gelöscht

Es werden Daten aus ADVOKAT exportiert, nach Abschluss werden die exportierten Daten im ADVOKAT Quellbestand gelöscht. Es wird ein Wartungsfenster benötigt.

Vorbereitung

1. Prüfen Sie am Fileserver ob wie im Kapitel Voraussetzungen ersichtlich, ob genügend Speicherplatz auf der Partition vorhanden ist.
   
   
2. Erstellen Sie am Netzlaufwerk von ADVOKAT den Ordner "S:\ADVOKAT_LÖSCHUNG\". Stellen Sie sicher, dass auf diesen Ordner Vollzugriff für die Gruppe "Jeder" existiert.
   
   
3. Wird ADVOKAT mit Microsoft SQL Server als Datenbanklösung verwendet verbinden Sie sich per Remotedesktop als Administrator auf den Datenbankserver.
   Starten Sie das Microsoft SQL Management Studio und melden Sie sich an der Instanz für ADVOKAT an.
   • Objekt-Explorer > Sicherheit > Anmeldungen
   • Rechtsklick bei Eintrag "advokat" > Eigenschaften
     • Seite "Serverrollen" im Fenster "Anmeldungseigenschaften – advokat".
       
       
4. Stellen Sie sicher, dass die Serverrolle "sysadmin" vorhanden ist. Mehr Informationen dazu siehe Kapitel Authentifizierung, Server- und Datenbankrollen.

Durchführung (Datenexport)

1. Starten Sie das Tool "S:\ADVOKAT\Admin\Support\ADVOKAT_Export.exe" und befüllen Sie die notwendigen Felder. Eine Beschreibung der Felder finden Sie im Kapitel Informationen.

   Beispiel

   Akten des Anwalts "JD" werden exportiert und anschließend gelöscht. Option "für diese RA exportieren: JD
   Zielverzeichnis: "S:\ADVOKAT_Export\"
2. Klicken Sie auf "Prüfen", das Tool führt eine Überprüfung aller angegebenen Informationen durch, sind diese korrekt, wird die Schaltfläche "Start" verfügbar. Per Klick auf "Start" werden die Daten exportiert.
   • Beachten Sie, dass das Tool ab diesem Zeitpunkt nicht mehr reagiert, es erscheint unter Umständen auch die Meldung "Reagiert nicht".
   • Die Dauer des Datenexport hängt stark von der Anzahl der zu exportierenden Akten, Personen, ERV-Schriftsätze, Dokumente und Insolvenzen ab.
     
     

3. Das Tool exportiert die Datensätze nach "S:\ADVOKAT_Löschung\", zusätzlich dazu werden in der Microsoft SQL Instanz des ADVOKAT Quellbestands Datenbanken erzeugt, welche den Präfix laut Feld "SQL Server Datenbankpräfix" beinhalten. 

   Beispiel

   ADVOKAT_EXPORT_Daten 

   Diese Datenbanken müssen zusätzlich zum Ordner "S:\ADVOKAT_Löschung\" berücksichtigt werden und basierend darauf kann ein neuer ADVOKAT Datenbestand erstellt werden. 

Durchführung (Löschung)

1. Stellen Sie sicher, dass ADVOKAT und Microsoft Office Outlook vollständig auf allen anderen Arbeitsstationen und Terminalservern geschlossen sind, kontrollieren Sie dies per Task Manager.
   • Am Startbildschirm von ADVOKAT "STRG + SHIFT + Doppelklick linke Maustaste" drücken.
   • Option "ADVOKAT Programmstart sperren" aktivieren
   • Im Fenster "Optional zusätzlicher Text für die Meldung" einen Informationstext eingeben, Beispiel: ADVOKAT Wartungsarbeiten von 12:00 bis 14:00 Uhr.
     
     

2. Starten Sie wie bei Schritt 1 "S:\ADVOKAT\Admin\Support\ADVOKAT_Export.exe" das Tool erneut.
   Zur Löschung der exportierten Daten im ADVOKAT Quellbestand werden die Einstellungen im Bereich "Akten exportieren" vertauscht.

   Beispiel

   Akten des Anwalts "JD" sind bereits exportiert und werden nun gelöscht.Option "ohne diese RA exportieren: JD
   Zielverzeichnis: "S:\ADVOKAT_Löschung\"
3. Klicken Sie auf "Prüfen", das Tool führt eine Überprüfung aller angegebenen Informationen durch, sind diese korrekt, wird die Schaltfläche "Start" verfügbar. Per Klick auf "Start" werden die Daten gelöscht.
   • Beachten Sie, dass das Tool ab diesem Zeitpunkt nicht mehr reagiert, es erscheint unter Umständen auch die Meldung "Reagiert nicht".
   • Die Dauer des Datenexport hängt stark von der Anzahl der zu exportierenden Akten, Personen, ERV-Schriftsätze, Dokumente und Insolvenzen ab.
     
     

4. Navigieren Sie zu "S:\ADVOKAT\Daten" und benennen Sie folgende Ordner um:

   Vorher	Nachher
   ERV	ERV_vor_Löschung
   FIBU	FIBU_vor_Löschung
   Winword	Winword_vor_Löschung

5. Navigieren Sie zu "S:\ADVOKAT_Löschung\Daten" und kopieren Sie die Ordner "ERV" und "Winword" nach "S:\ADVOKAT\Daten".
   
   

6. Navigieren Sie zu "S:\ADVOKAT\Admin\Support" und starten Sie das Tool "SQLTool.exe". Mehr Informationen zum Tool finden Sie im Kapitel ADVOKAT SQL-Tool.
   Verbinden Sie sich mit der Microsoft SQL-Instanz von ADVOKAT. Benennen Sie zuerst die ADVOKAT Datenbanken des Quellbestandes wie folgt um:

   Vorher	Nachher
   Advokat_AdvoErv	Advokat_vor_Löschung_AdvoErv
   Advokat_AdvoRep	Advokat_vor_Löschung_AdvoRep
   Advokat_Daten	Advokat_vor_Löschung_Daten
   Advokat_Mail	Advokat_vor_Löschung_Mail
   Advokat_Tabellen	Advokat_vor_Löschung_Tabellen

   Benennen Sie anschließend die ADVOKAT Datenbanken des neu erzeugten Bestandes wie folgt um:

   Vorher	Nachher
   Advokat_EXPORT_AdvoErv	Advokat_AdvoErv
   Advokat_EXPORT_AdvoRep	Advokat_AdvoRep
   Advokat_EXPORT_Daten	Advokat_Daten
   Advokat_EXPORT_Mail	Advokat_Mail
   Advokat_EXPORT_Tabellen	Advokat_Tabellen

7. Heben Sie die Sperre des Programmstarts auf, indem Sie ADVOKAT am gleichen Gerät wie bei Schritt 5 starten, es erscheint folgende Meldung, welche Sie mit "Ja" bestätigen:
   Soll die Sperre für die anderen Benutzer wieder aufgehoben werden?