10.2 Termin neu eingeben

Die Eingabe eines Termins erfolgt über die Fenster Kalender. Es gibt zwei Möglichkeiten dorthin zu gelangen:

1. aus dem Fenster Programme / Aktenverwaltung
Mit dem Menüpunkt Programme / Aktenverwaltung gelangt man in das Fenster Aktenverwaltung. Dort gibt man im Feld Akt eine Aktenkurzbezeichnung ein oder wählt einen Akt aus. In der Liste erscheinen daraufhin alle Aktinhalte (Leistungen, Akonti, Betreibungen, etc). Natürlich scheinen auch die Termine auf, die zu diesem Akt erfasst wurden.

Mit dem Menüpunkt Bearbeiten / Neu / Terminkalender oder mit den Kurztasten Einfg und "K" öffnen Sie das Fenster Kalender.

2. aus dem Fenster Programme / Terminmanager
Mit dem Menüpunkt Programme / Terminkalender gelangen Sie in die Evidenzliste, in die Tagesansicht oder in den Wochenansicht. Dort werden alle Termine mit oder ohne Bezug zu Akten angezeigt.

Mit dem Menüpunkt Bearbeiten / Neu oder mit der Taste Einfg öffnen Sie das Fenster Kalender.

Abb. 211: Fenster "Kalender"

Datum
Das Feld Datum ist ein Pflichtfeld. Der Termin wird nach diesem Datum sortiert und in den Terminübersichten angezeigt. Das Datum gibt an, wann ein Termin wahrzunehmen ist, nicht wann er abgespeichert wurde. Letzteres wird nicht eingetragen.

Das heutige Datum wird vorgeschlagen oder kann mit "." und Enter eingegeben werden. Ein anderes Datum tragen Sie ein:

über die Tastatur
Dabei müssen Sie nicht das gesamte Datum tippen, auch unvollständige Eingaben werden erkannt und in ein gültiges Datum umgewandelt. "17" wird zum 17. des aktuellen Monats und Jahres, "17.1" wird zum 17.1. des aktuellen Jahres.

über den Kalender
das Symbol Pfeil-ab neben dem Datumsfeld anklicken oder die Tastenkombination Alt+Pfeil-ab eingeben.

Zeit
Uhrzeit im Format HH:MM, zB "1756" für 17:56 oder "1200" für 12:00.

Dauer
Dauer im Format HH:MM, zB 100 für 1:00, 230 für 2:30

Ende
Die Endezeit wird aus Beginn und Dauer automatisch errechnet. Allerdings können Sie auch die Endezeit eintragen und damit die Dauer errechnen.

Alarm
Alarmzeit vor der im Feld Beginn angegebenen Uhrzeit in Stunden und Minuten. Es sind maximal 24 Stunden Vorwarndauer möglich.

Wenn die Alarmzeit erreicht ist, wird eine Meldung angezeigt. Auf Wunsch kann ein akustischer Alarm konfiguriert werden, wenn Ihr PC das unterstützt.

Pro Terminart wird der zuletzt eingegebene Wert im Feld Alarm gespeichert. Bei der nächsten Eingabe derselben Terminart wird wieder dieser Wert vorgeschlagen. Dies passiert nur bei der Eingabe neuer Termine, nicht bei Änderungen (der Terminart). Bei Terminarten, wo es kein Feld Alarm gibt, wird natürlich nichts vorgeschlagen.

Alarmerinnerung:

Mit der Option Akt öffnen öffnet man den dazugehörigen Akt.

Details siehe Benachrichtigung Terminalarm.

Von Benutzer
Hier geben Sie das Benutzerkürzel für den Verfasser des Termins ein. Liste mit Alt+Pfeil-ab oder Doppelklick. Der aktuelle Benutzer wird vorgeschlagen. Von Benutzer ist ein Pflichtfeld. Wenn Von Benutzer = An Benutzer ist das ein eigener Termin. Bei Eingabe von "." und Enter wird der aktuelle Sachbearbeiter vorgeschlagen.

An Benutzer
Hier können Sie das Benutzerkürzel für den Empfänger des Termins eingeben. Liste mit Alt+Pfeil-ab oder Doppelklick. An Benutzer ist kein Pflichtfeld und kann leer bleiben.

Wenn An Benutzer leer ist, ist der Termin nicht zugeordnet. Er gilt dann als prinzipiell jedem Sachbearbeiter zugeordnet, so als ob es ein eigener Termin wäre.

Geschützt (entspricht 'Privat' in Outlook)
Wenn ein Termin geschützt wird, heißt das, dass nur die beiden Sachbearbeiter, die bei Von Benutzer und An Benutzer eingetragen sind, den Termin ansehen, ändern oder löschen können. Der Termin scheint zwar auch bei anderen Benutzern in den Übersichten auf, aber der Text, der in das Feld Memo geschrieben wurde, wird nicht angezeigt. Vertrauliche Informationen sind also dort unterzubringen.

Der Termin wird als "privat" nach Outlook übertragen.

Hinweise:
Es erfolgt kein Kennwort-Eingabe.
Geschützte Termine werden in der Aktinhaltsliste zwar angezeigt, das Memo ist allerdings wieder durch den Text "- geschützt -" gekennzeichnet.

Erledigt
Erledigte Termine und Fristen werden im Terminmanager durchgestrichen angezeigt. Termine können auch nur erledigt werden, wenn das Programmmodul Terminmanager vorhanden ist.

Es wird nur Erledigt: Ja/Nein abgespeichert, nicht allerdings das Erledigungsdatum und die Zeit.

Hinweis: Im Fenster Aktenverwaltung scheinen erledigte Termine nur auf, wenn die Option "Termine - auch erledigte anzeigen" im Filter aktiviert ist. Betreibungen werden generell nicht erledigt, sondern durchgeführt und als Leistung verzeichnet oder weiterkalendiert oder gelöscht.

Terminart
Rechts können Sie eine Terminart auswählen. Es gibt sieben Typen von Terminen: Wiedervorlage, Termin (im engeren Sinn), Auswärtstermin, Auswärtstermin 2, Frei 1, Frei 2 und Frist. Die zuletzt eingegebene Art wird vorgeschlagen.

zu Akt
Hier können Sie einen bestehenden Akt eingeben. Aktenliste mit Alt+Pfeil-ab. Der Akt muss bereits angelegt sein, er kann nicht von hier aus angelegt werden. Wenn das Programm für nicht angelegte Akten verwendet werden soll, müssen Sie den Akt in das Feld Betreff schreiben.

Wenn das Fenster Kalender aus dem Programm Aktenverwaltung aufgerufen wird, wird der aktuelle Akt vorgeschlagen. Wenn Sie einen Akt eingeben, hat das den großen Vorteil, dass der Termin automatisch mit dem Akt verknüpft wird und auch von dort aus bearbeitet werden kann.

mit/bei
Hier können Sie eine Person oder einen Ort eingeben. Namenliste mit Alt+Pfeil-ab.

Wenn Sie die Namenskurzbezeichnung einer bereits im Adressbestand gespeicherten Person eingeben, zeigt ADVOKAT den Langnamen an. Beim Eintragen eines (Teils des) Familiennamens wird versucht, die passende Kurzbezeichnung zu finden. Dies geschieht aber nur bei vollständiger Übereinstimmung und bei Eindeutigkeit, dh es dürfen nicht mehrere gleichlautende Namensteile vorhanden sein.

Beispiel:
Geben Sie "Ack" ein. ADVOKAT verwandelt den Namensteil zur Kurzbezeichnung "R-AckeO" des Rechtsanwalts Dr. Otto Ackerl in Wien. Neben der Kurzbezeichnung wird die Langbezeichnung und die erste Telefonnummer angezeigt.

Die Person muss nicht unbedingt im Adressbestand angelegt sein, Sie können auch einfach "an Ort und Stelle" eingeben. Maximal 15 Stellen.

Betreff
Hier tragen Sie einen kurzen Betreff ein (100 Zeichen).

Sie können auch Betrefftexte vordefinieren und diese dann aus einer Liste auswählen. Siehe dazu Bedienung des Programms Tabellen warten und Betreff (Kalender).

Die Auswahlliste erhalten Sie, indem Sie Alt+Pfeil-ab drücken oder mit der Maus auf die Schaltfläche neben dem Feld Betreff klicken.

Memo
Im Feld Memo tragen Sie einen beliebig langen Text ein.

Mit der Tastenkombination "Strg+Umschalt+D" kann man im Memofeld einen Zeitstempel einzufügen, zB "[MM 07.10.2021 10:39]".

Die ADVOKAT-Terminverwaltung ist in der Lage, nach beliebigen Zeichenkombinationen im Feld Memo zu suchen. Sie können also später (siehe Kapitel Filterfunktionen) eine Auswertung der Memoeinträge vornehmen, indem Sie zB sagen: "Zeige mir alle Termine, in denen im Feld Memo der Name Huber vorkommt."

OK
Speichert die Eingaben und verlässt das Fenster.

Beim Speichern eines Termins erfolgt eine Kollisionsprüfung: Wenn dieser Benutzer zu dieser Zeit schon einen Termin hat, kommt eine Meldung:
2 Termine überschneiden sich. Speichern? Ja / Nein

Terminkollisionen werden auch auf Ganztagstermine geprüft. Wenn für einen Benutzer ein Ganztagstermin (kein Beginnzeitpunkt) eingetragen ist oder ein Termin ohne Dauer, führt das folglich mit jedem anderen Termin an diesem Tag zu einer Kollision. Überschneidungen mit Terminart Wiedervorlage, Frist, Rückruf, Aufgabe werden absichtlich nicht geprüft.

Beim Speichern eines Termins wird geprüft, ob der Termin in der Vergangenheit liegt, bei der Ersterfassung und beim Ändern des Datums.
Termin in der Vergangenheit datiert. Speichern? Ja / Nein

Abbrechen
Verlässt das Fenster ohne zu speichern. Esc bewirkt dasselbe.

Befehle / Vorheriger Termin, Nächster Termin
Bei Aufruf des Fensters Termin aus dem Fenster Aktenverwaltung:

Vorheriger und Nächster sowie die Tasten Bild-auf und Bild-ab blättern zum nächsten Termin in aktuellen Akt.

Befehle / Drucken
Druckt einen einzelnen Termin.